注目の「ナレッジ共有」とは？メリットや成功ポイント、おすすめツールまで網羅的に紹介！
「社内に蓄積されたノウハウが新人に伝わらない」など、教育での悩みを抱える企業は数多くあります。社内に一部の優秀な社員がいても、そのノウハウを共有できなければ、組織全体の生産性が上がりません。そこでナレッジ共有が注目されています。
この記事では、社内全体でノウハウを共有して生産性を改善したいと考えている方向けに、ナレッジ共有の概要やメリット、導入のポイントについて解説します。今後の社内教育にぜひお役立てください。
目次
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ナレッジ共有とは？
「ナレッジ」とは、社内に蓄積されたスキルやノウハウなどの知識のことで、「ナレッジ共有」は組織に属するスタッフ内でその知識を共有することを意味しています。ナレッジ共有を行うことによって、社員ひとりひとりの売上向上や、組織全体の生産性向上が期待できます。
ナレッジは非常に幅広い領域を指している言葉で、ナレッジの例としては、仕様書や設計書、業務マニュアル、研修資料、機密性の高い事業方針、社内用語、議事録などがあげられます。
また、ナレッジは細分化すると「暗黙知」と「形式知」に分かれます。以下ではそれぞれについて詳しく解説します。
暗黙知
暗黙知とは、ひと言で表すと「職人の勘」や「フィーリング」を意味します。何気なく日々やっている業務ではあるものの、言葉にして説明することは難しいのが特徴です。暗黙知は他人に教えることが難しいため、組織内で広めることが困難であると考えられます。
営業活動における暗黙知の具体例をあげると、セールストークやクレームを聞く技術、人の話を聞く技術、空気を読む能力などが当てはまります。これらは人が感覚的に行う部分が多く、場面によって対応が異なるため、他人に言葉にして説明するのが難しいといえるでしょう。
形式知
形式知とは、共有することが難しいノウハウをマニュアル化したり、言語化して誰もが活用できる形にしたものです。文章や数字、図などによって説明できるのが形式知の特徴です。
ナレッジ共有ではこの「形式知」を活用していきます。企業が生き残り続けるためには、社内に蓄積されたノウハウを限られた場所に留まらせず、後継に伝えていくことがとても重要です。
例えば営業活動の場面では、営業マニュアル、研修資料、トークスクリプトなどが形式知にあたります。これらのナレッジは紙の資料だけでなく、PC上にデータ化することでいつでも見られるようにするのがポイントです。スムーズなナレッジ共有によって、社内に蓄積されたノウハウを活用していきましょう。
ナレッジ共有を円滑に行うことで得られる効果
ここからはナレッジ共有を円滑に行うことで得られる効果について、以下のとおり解説します。
・1.業務の効率化
・2.社員のレベルアップ
・3.教育コストの削減
1.業務の効率化
ナレッジを共有することで、これまでに成功した一連の業務フローを若手社員に共有できるため、業務の効率を上げることができます。
社内に蓄積されたノウハウやスキルをマニュアル化して共有するため、ベテラン社員がひとりの社員教育のために業務時間を削ることもありません。
また、ナレッジを共有することは業務の平準化にもつながります。特定の社員がいないと業務内容が誰もわからないといった事態を防止できたり、人の入れ替わりが激しい業種でも一定のパフォーマンスを維持できたりする効果が期待できます。
2.社員のレベルアップ
ナレッジ共有は再現性が高いため、教育の経験・スキルに関係なく社内全体のレベルを底上げできます。優秀な社員のノウハウを社内で共有できるため、新人社員・中堅社員問わず皆のレベルアップにつながるでしょう。
成功事例を皆で共有することで、社員の業務に対するモチベーションを高めることも期待できます。また、急に担当者が変わることがあっても、業務の質を下げることなく引き継ぎが行えるのもよい効果です。
3.教育コストの削減
ナレッジ共有は教育コストの削減にもつながります。従来では社員教育や引き継ぎ業務の際には、時間や経費を多く必要としていました。
しかし、ナレッジ共有をすることによって、このようなコストや時間のロスを大幅に削減できます。煩雑になりがちな他部署とのやりとりも、ナレッジ共有しておくことでよりスムーズに行えるでしょう。
ナレッジ共有ツール導入を成功させる4つのポイント
ここでは、ナレッジ共有ツールの導入を成功させる4つのポイントを、以下の項目に沿って解説します。
1.ナレッジ共有の担当を決める
2.ナレッジ共有の範囲を決める
3.ナレッジ共有の目的を社員に共有する
4.共有ツールを活用する
1.ナレッジ共有の担当を決める
現状ではナレッジ共有が浸透していない企業が多いため、専任の担当者を決めておきましょう。その際はナレッジ共有の定義をしっかりと認識している人物を担当者に選ぶことが大切です。
ナレッジ共有は幅広い範囲をカバーしますので、片手間でできるほど簡単なものではありません。そのため、専任者の選定はナレッジ共有を社内で浸透させるために不可欠です。
また、ナレッジ共有の担当者のことをナレッジマネージャーと呼びます。現場ではナレッジマネージャーが、ナレッジ共有の効果を検証しながら進めていくことが重要です。
2.ナレッジ共有の範囲を決める
業務の生産性を上げ、業務のレベルを引き上げるためには共有するナレッジの範囲を決めておきましょう。その理由は「本当に活用できるノウハウか」を見極めるためです。
ナレッジを共有したはいいものの、使い物にならないノウハウだと本末転倒になってしまいます。そのため、ナレッジ共有の担当者が情報の必要性や現場で活用できるかを見極めて、範囲を決めることが大切です。
3.ナレッジ共有の目的を社員に共有する
ナレッジは特定の部署内だけで共有しても意味がありません。なぜなら社内の成功ノウハウを組織全体に伝えていく必要があるためです。部署内だけでなく社内全体で共有することが、ナレッジ共有の本質といえます。
社内全体にナレッジ共有の目的を伝えないと効果は期待できません。社内全体へ浸透させるためにも、経営層がナレッジ共有に対する本気度を示し、全社的に取り組んでいくことが必要です。
4.共有ツールを活用する
ナレッジ共有の際に紙資料を用いると、更新時に差し替える手間や印刷コストなどが発生し、社内全体への迅速な情報共有が難しくなります。ナレッジを広く共有するためには、クラウドサービスの「ファイル共有ツール」を活用するとよいでしょう。
ファイル共有ツールは、共有ドライブを活用してクラウド上で共有を行えるのが特徴です。あらゆるファイルをすべて保存でき、ファイルの共有方法も管理できます。クラウドサービスのため、いつでもどこでもパソコンやモバイル端末からアクセス可能な点も大きなメリットです。
ナレッジ共有には「Microsoft 365 with KDDI」で利用できるSharepoint Onlineを
ここからは、ナレッジ共有ツールのひとつとして「Microsoft 365 with KDDI」で利用できるSharepoint Onlineについて紹介します。
Sharepoint Onlineとは？
Sharepoint Onlineはクラウド上で使えるナレッジ共有ツールで、マイクロソフトがビジネス向けに提供しているサービスのひとつです。共有フォルダやリンク集、お知らせ機能などでデータの共有が簡単にできるのが特徴です。
さらに、プロジェクトチーム内でファイルの同時編集ができる機能や、プログラミングのスキルがなくてもポータルサイトを作成できる機能などが付いています。タスク管理やスケジュール管理も共有化できる便利なツールです。
Sharepoint Onlineは「Microsoft 365 with KDDI」を導入することで利用ができます。
Sharepoint Onlineのメリット
Sharepoint Onlineでは、すべてのファイル内にある情報を一括検索でき、必要なファイルや情報を効率的に探すことができます。また、クラウド上でデータ保存や共有を簡単に行えるのもメリットです。
セキュリティ管理については、アクセス制限や暗号化によるリスク対策で情報漏洩の防止ができ、重要なファイルや機密情報の取り扱いでも安心です。
前述したとおり、インターネット上でファイルの編集や閲覧ができるため、場所やデバイスを選ばずに使用できることもメリットといえるでしょう。
Sharepoint Onlineの活用事例
Sharepoint Onlineはすでに色々な会社で導入されています。
春秋航空日本株式会社では「Microsoft 365 with KDDI」を導入したことにより、コミュニケーションツールの集約だけでなく、ネットワーク環境の刷新も含めた大きなプロジェクトとして、万全の体制を築くことに成功しています。
Microsoft 365 with KDDI の詳細はこちら
まとめ
これまで一部の人しか持っていなかったナレッジを全体で共有することで、蓄積されたノウハウやスキルを有効活用できます。これまで時間や費用がかかっていた教育や採用も、ファイル共有ツールを活用することで大幅に効率化できるでしょう。
KDDI まとめてオフィスでは各種クラウドサービスをはじめ、コミュニケーションの活性化・トータルコストの削減・万全のセキュリティ対策など、お客様のご要望に合わせて最適なソリューションをご提案します。組織の生産性向上をお考えなら、ぜひお問い合わせください。
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