オフィス移転に必要な作業のチェックリスト！各作業の詳細とともに解説
オフィスを移転する際には、さまざまな準備が必要です。作業をチェックリストにして確認すると、もれなく対応しやすくなります。この記事では、オフィス移転のために必要な準備のチェックリストともに、各作業の詳細を解説します。オフィス移転をスムーズに進めるためにぜひ参考にしてください。
目次
働く「場」の最適化ならKDDI まとめてオフィスにご相談ください
オフィス移転の際に確認したいチェックリスト
オフィス移転のために必要な準備をチェックリストとしてまとめると、以下のとおりです。
・移転計画の策定
・新オフィスとして使用する物件探し
・賃貸契約の締結
・現オフィスの解約手続き
・原状回復工事の実施
・各種工事のための業者の選定・手配・打ち合わせ
・新オフィスのレイアウト作成
・社内に対する説明
・スケジュールの調整
・備品の整理や処分
・ホームページや封筒などに記載する住所の変更
・関係者に対するオフィス移転の通知
オフィスの移転を完了させるためには、さまざまな準備が必要です。それぞれタイミングが異なるため、時期に応じて着実に対応できるようにしましょう。
オフィス移転する際の流れ
ここでは、オフィスを移転する際のおおまかな流れについて解説します。
1.移転の計画を策定する
オフィスを移転する際は、最初に全体的な計画を策定する必要があります。現オフィスの課題を明確にし、どのような新オフィスに移転するべきか検討します。だいたいの移転スケジュールも決めましょう。
2.新オフィスの契約を結ぶ
新オフィスの候補を探し、移転先のオーナーと契約を結びます。現オフィスの課題を解決し、より業務に取り組みやすくなるような新オフィスをみつけましょう。
3.旧オフィスの解約手続きをする
新オフィスとの契約が成立したら、旧オフィスの解約手続きを行います。通知を出すのが遅れると、新オフィスに移転した後も賃料が発生する恐れがあるため注意が必要です。
4.新オフィスのレイアウトを検討する
新オフィスでどのようにデスクや機器を配置するか検討します。社員がスムーズに業務に取り組めるような配置を考えましょう。オフィスのレイアウトは、企業のイメージにも直結する重要な要素です。
5.各業者を手配する
新オフィスへ移転する際は、さまざまな工事が必要です。それぞれに対応している業者に依頼し、適切に作業を進めてもらえるようにしなければなりません。業者の手配も早めに行い、入念な打ち合わせができるようにしましょう。
6.社内での引越し準備を進める
新オフィスに関する手配だけでなく、現オフィスの社内でも引越しの準備を進める必要があります。新オフィスでも使用する備品は梱包し、不用な備品は処分します。
7.引っ越しと各種工事を行う
移転日にあわせて引越し作業を行います。また、オフィスを移転するための工事も進めます。新オフィスの工事に加えて、旧オフィスの原状回復工事も必要です。
8.各種届出を済ませる
オフィスを移転する際は、法務局や税務署などさまざまな機関への届出が必要です。期限が定められている手続きもあるため、着実に届出を済ませられるよう準備しましょう。
オフィス移転の準備1：新オフィスの選定
ここでは、オフィスの移転準備のうち、新オフィスの選定について解説します。
移転の目的を明確にする
新しいオフィスを選ぶには、オフィスを移転する目的を明らかにする必要があります。そのためには、まず現オフィスについてどのような課題があるか確認しておきましょう。課題を確認しながら、新オフィスを選ぶ際にこだわる条件を決定します。
候補の中から新オフィスを選ぶ
新オフィスの候補をいくつかあげ、比較しながら移転先を選びます。立地や周辺環境はもちろん、オフィスが利用可能な時間や入居するためのコストなどさまざまな要素を確認する必要があります。
賃貸契約を結ぶ
条件に合致する物件がみつかったら、賃貸契約を結びましょう。そのためには、まず入居の申し込みが必要です。入居の申し込みをすると、ビルオーナーによる信用調査の承諾が行われます。そのうえで、重要事項説明が行われ、正式に賃貸契約を締結できます。重要事項説明の内容をよく確認し、納得したうえで契約しましょう。
レイアウトプランを作成する
レイアウトプランの作成は、移転先の間取りを考慮しつつ作成します。まずはゾーニングを行い、おおまかに空間を分けていきます。ゾーニングとは、用途に応じてスペースを分けていく作業のことです。ここでは動線を意識し、業務をスムーズに進められるようにしましょう。同時に機器の設置場所も検討し、コンセントの位置も考慮しながらレイアウトを考えていきます。
オフィス移転の準備2：業者との打ち合わせ
ここでは、オフィスの移転準備のうち、業者との打ち合わせについて解説します。
内装業者との打ち合わせ
自社のイメージに適したオフィスを実現するには、内装工事が必要です。内装をきちんと整えれば、オフィス環境を大きく改善できる可能性があります。予算を考慮しつつ、社員が業務に取り組みやすい環境を構築しましょう。複数の業者に相見積もりを依頼し、コストを比較してください。
引越し業者との打ち合わせ
オフィス移転の引越し作業は、法人部門がある引越し業者に依頼すると簡単です。引越し作業そのものだけでなく、配線工事や廃棄物処理などにも対応している業者を選ぶとより作業がスムーズに進みます。引越し業者についても、相見積もりをしてコストを比較しましょう。
ワンストップで対応できる業者への依頼も検討しよう
オフィスを移転すると、さまざまな工事が必要です。そのために複数の業者と打ち合わせをするとなると、たくさんの手間がかかります。オフィスの移転においては工事以外にもさまざまな作業が必要となるため、余計な手間はなるべく減らさなければなりません。
なかには、中間業者とやり取りせずワンストップでオフィス移転に関する作業を依頼できる業者もあります。KDDI まとめてオフィスでは、オフィス移転やリニューアルのための作業を総合的に提供しています。さまざまな課題に対応できるソリューションをご用意しているので、まずはお気軽に相談ください。
オフィス移転の準備3：社内対応
ここでは、オフィスの移転準備のうち、社内対応について解説します。
スケジュールを調整する
オフィスの移転日を決めたら、それににあわせて社内のスケジュールを調整する必要があります。各工事の日程を決めるだけでなく、大きな家具を搬入する日時も検討しなければなりません。また、引越し作業のスケジュールも決める必要があります。
マニュアルを作成する
オフィス移転は大掛かりな作業になるため、マニュアルを作成して社内に共有しておくと便利です。引越しの手順や備品のまとめ方だけでなく、新オフィスの使い方についてもまとめておくと、その後の作業がスムーズに進められます。
社内向けの説明会を開く
オフィスの移転が正式に決まったら、社内向けに説明会を開催しましょう。説明会で移転の目的やスケジュールなどをくわしく説明しておけば、それぞれの社員がスムーズに移転のための準備を進められるようになります。
オフィス移転の準備4：旧オフィスの解約・片付け
ここでは、オフィスの移転準備のうち、旧オフィスの解約や片付けについて解説します。
解約通知を出す
新オフィスのための準備と旧オフィスの解約をしていきます。旧オフィスの退去時期が決まったら、契約解除の意思表示を行いましょう。一般的には、退去日の約6ヶ月前にオーナーやビルの管理会社へ解約通知を出すことになっています。通知を出す時期が遅くなると、賃料の支払いが新オフィスと重複する恐れがあるため注意してください。
原状回復工事を手配する
賃貸物件を解約する際は、原状回復義務があります。具体的な原状回復義務の範囲は賃貸借契約書に明記されているため確認しましょう。オフィスの場合、経年変化への対処も含めたすべての費用が借主の負担になるケースがほとんどです。
旧オフィスを片付ける
引越し作業を行う当日までに、旧オフィスの荷物をまとめましょう。新オフィスに必要ないものは、分別して適切に処分します。旧オフィスで使用していた家具什器を新オフィスでも再利用する場合は、移動しやすいように分けておきます。
オフィス移転の準備5：所在地情報の変更
ここでは、オフィスの移転準備のうち、所在地情報の変更について解説します。
所在地の記載を変更する
新オフィスが決まったら、移転するタイミングにあわせて住所の記載を変更する必要があります。具体的に変更すべき箇所は、ホームページの会社情報などです。住所を記載している印刷物についても、忘れずに変更しましょう。
移転について社外関係者へ通知する
取引先や銀行などの社外関係者に対しては、個別に移転先の住所を通知します。通知を忘れたり遅れたりすると、オフィスを移転した後の業務に支障が出る恐れがあるため注意が必要です。あらかじめ送付先リストを作成しておけば、もれなく通知できます。
オフィス移転のために必要な工事の種類
ここでは、オフィス移転のためにはどのような工事が必要であるか解説します。
内装
新しいオフィスを自社のイメージにあわせるためには、内装のデザインやレイアウトを変更する必要があります。企業のイメージカラーやコンセプトも盛り込みながら、最適な内装を考えましょう。内装のデザインやレイアウトについては専門の業者に相談し、消防法上の問題がないか必ず確認してください。
原状回復
現オフィスの原状回復工事については、民法の明け渡しの日までに行うと定められています。ただし、もともとの契約内容によっては、原状回復工事を行う業者が指定されている場合もあるためよく確認しておきましょう。原状回復工事は、汚損の有無によって料金が大きく変化します。
セキュリティ
オフィスを移転するときは、新しい設備を導入しやすいタイミングでもあります。特に、セキュリティを強化したいと考えている場合は、移転のタイミングで導入するとスムーズです。移転先のビルのセキュリティシステムや防災設備の状況も考慮したうえで、設備の強化を検討しましょう。
電気・空調
新しいオフィスへ移転する際は、場合によっては電気や空調の工事も必要になります。移転先のビルが古ければ電気容量が低い可能性もあるため、契約時によく確認しておきましょう。また、電気や空調の工事を実施する際は、内装工事の日程と重ならないようきちんと調整してください。
オフィス移転の際に必要な手続きをチェックしよう
ここでは、オフィス移転の際にどのような手続きが必要であるか解説します。
移転する前の手続き
オフィスを移転する場合、事前に消防署へ書類を提出しなければなりません。書類の種類は複数あり、防火対象物工事等計画届出書、防火・防災管理者選任届出書、消防計画作成（変更）届出書などがあります。また、郵便局に対してもあらかじめ郵便物届出変更届を提出しておく必要があります。
移転した後の手続き
オフィスを移転した後にも、さまざまな書類の提出が必要です。たとえば、法務局に対して本店移転登記申請書を提出します。また、税務署からは、事業年度、納税地、その他の変更異動届出書などの提出が求められます。さらに、労働基準監督署へ労働保険名称・所在地等変更届や就業規則変更届も提出しなければなりません。
提出すべき書類の種類が多いため、もれなく対応できるよう早めに準備を整えておきましょう。
まとめ
オフィスの移転を完了させるまでには、さまざまな準備があります。すべてにきちんと対応するにはチェックリストをもとにして着実に対応する必要があります。あらかじめ必要な作業を把握しておき、早めに対応できるようにしましょう。
KDDI まとめてオフィスでは、オフィス移転に必要なあらゆるソリューションを総合的に提供しています。どのような課題に対しても適切な提案ができるため、オフィス移転の準備をスムーズに進めるためにぜひ相談してください。
KDDI まとめてオフィスがワンストップで提供する「オフィス移転・リニューアル」サービスの詳細はこちら
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
