BCP対策にもつながるクラウドPBXに切り替えるタイミングは今？
テレワークの導入により見えてきた固定電話の課題とその課題の解決には、IP電話とクラウドPBXが最適解の一つという話を前回コラムでお届けしました。今回はPBXの見直しタイミングとクラウドPBXを導入することで得られるメリットについてです。
目次
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リスクを伴う保守切れのPBX
固定電話を利用する多くの企業で導入されている電話回線の構内交換機PBX。例えば、会社の代表電話に顧客が電話すると、まずはこのPBXにつながり、そこから各内線番号へ転送されます。また、各内線番号から外部に電話をかける際にもPBXを経由しています。
PBXの耐用年数は6年とされていますが、壊れていないからと10年以上も利用し続けている企業や、交換するよりも安いからと再リースにより耐用年数を超えて使い続けるという話も珍しくありません。
確かに、何も起こらなければコストは安く済むのですが、長年使い続けると故障やトラブルの可能性は高まり、結果的にはコストがかさむケースもあります。故障やトラブルの際に、保守が切れているために、交換部品がなくそもそもの修理ができないことや、修理ができても高額な費用がかかるケースがそれです。PBXのトラブルによりすぐに電話が復旧しないことは、業務に多大な支障をきたすリスクに直結します。
このように、業務が大幅に停滞してしまうリスクを回避するためには、何らかの対策を講じなければなりません。しかし漠然とした危機感だけでは、今大きな障害もなく使えている電話環境を変えることに積極的になれないという企業も多いでしょう。しかし、障害が発生してからでは遅いのです。
PBXを買い替えてもその後の維持コストがかかるという現実
老朽化したPBXが抱える問題を解決するには、耐用年数に応じてPBXを買い替えたり、新しくリースすればよいのでしょうか？確かに最近まではそれが正解でした。しかし、クラウドPBXの登場により状況は変わってきています。
例えば、社員の配置転換などによりオフィス内のレイアウトが変更された場合、内線電話番号の設定などPBXの設定変更が発生し、その都度物理的な対応が必要で、コストがかかります。
他にも、社員が増え、PBXの回線数が不足した場合は、PBX自体を増設する必要があります。既存のPBXを単純に使い続けていては、人員増加や支店増加の度に設定変更費用やPBXの増設に多額のコストがかかってしまうことになります。
これらのコストは、ブラウザで設定の変更や増設が簡単に行えるクラウドPBXでは不要になります。特にテレワークが導入が進んだり、感染対策のためのレイアウト変更などが行われる今の状況では、既存のPBXで都度発生するコストと手間は目をつむることはできません。 変更のコストや手間の削減に加えて、BCP対策の側面でもクラウドPBXは有用です。
災害発生時にリスクを分散し、早期の業務復旧を可能に
BCP（Business Continuity Plan）とは、震災や洪水などの自然災害、テロや感染症などの緊急事態に遭遇した場合に、事業を継続させ早期復旧をするための計画を指します。BCP対策は早期に業務を復旧し、事業へのダメージを最小限に抑えることを目的としています。
クラウドPBXがBCP対策につながる理由は、災害が発生した場合にリスクが分散できるから。例えば、本社に設置していたPBXが、災害などで破損したとします。すると、例えPBXの設定により固定電話の転送をしていてもPBX自体が被害を受けているため固定電話番号による電話回線での通信はできなくなります。
クラウドPBXを導入していれば、固定電話による通信は影響を受けない上に、会社に出社できない状態、自宅や避難場所といった遠隔地からでも固定電話を利用でき、災害時に必要となる通信手段を確保することにつながります。
他にも、各拠点の通信手段を一元管理できるため、被害を受けた本社への着信を別拠点に転送するといった柔軟な対応も可能です。
これらのことを考える、クラウドPBXの導入を検討するタイミングとして、テレワークの導入を考える必要があり、かつ社会の状況が日々変化する今が最適だと言えるかもしれません。
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