【導入事例あり】クラウドPBXとは｜オンプレPBXとの比較や自社メリットを解説
クラウドPBXにはさまざまなメリットがあり、実際に導入している企業も増えています。この記事では、クラウドPBXを導入したいと考えている人に向けて、PBXの種類や基本機能とともに、導入のメリット・デメリットを解説します。自社に最適なPBXを導入するために、ぜひ参考にしてください。
目次
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クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、インターネット回線の利用により電話ができる仕組みです。電話回線を契約していなくても、離れた場所にいる相手と電話で会話できます。固定電話ではなく、スマートフォンやタブレット端末などによる通話も可能です。内線と外線のどちらにも対応しており、インターネット回線があれば申し込んでから短期間で利用を開始できます。
クラウドPBXの導入が重要視される背景とは
PBXのハードウェアを購入する必要がなく、初期費用がかからないため、クラウドPBXを導入する企業が増えています。設置やインストールなどの手間もかからず、導入にかかる期間も大幅に短縮可能です。初期費用だけでなくメンテンス費用も抑えたい場合は、特にクラウドPBXがおすすめです。
PBXの種類と活用
PBXには2種類があります。ここでは、PBXのそれぞれの種類と活用について解説します。
1.オンプレPBX
オンプレPBXは、実際にPBXを設置して電話を公衆回線につなぐタイプです。拠点が複数ある場合は、拠点ごとにPBXを設置する必要があります。PBXには耐用年数が定められており、将来まで見据えてコストを検討しなければなりません。ほかのPBXと比較しても、オンプレPBXは特に導入コストはクラウドPBXと比較して高いです。
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2.クラウドPBX
クラウドPBXは、インターネット回線に音声をのせて利用するタイプです。オフィスにハードウェアを設置する必要がないため、導入コストを安く抑えられます。また、申し込みから短期間で利用を開始できます。サービスを提供している企業が定期的にメンテナンスを実施しており、手間をかけなくても快適に利用可能です。月額のライセンス費用が発生することが特徴です。
3. オンプレPBXとクラウドPBXの併用
オンプレPBXとクラウドPBXをかけあわせたタイプです。自社にあわせてカスタマイズしたい部分はオンプレPBXで対応し、それ以外の部分はクラウドPBXで対応するため、両方のメリットを活かせます。ただし、システム構築が複雑になり、コストも高くなります。
クラウドPBXの基本的な機能について解説
クラウドPBXにはどのような機能がついているのでしょうか。基本的な機能について解説します。
パソコンやスマホで外線・内線の発着信機能
クラウドPBXはインターネットを介して通話するため、パソコンやスマートフォンなどでの発着信が可能です。オフィスで利用されている一般的な電話機のように、外線と内線の両方の発着信に対応しています。
スムーズな電話の取り継ぎ・転送機能
クラウドPBXでは、パソコンやスマートフォンなどから電話の取り次ぎや転送もできます。各社員の状況を確認できる機能が搭載されている場合もあり、スムーズな電話対応を実現するために役立ちます。
録音機能
クラウドPBXには録音機能もついており、電話の相手とのやり取りを記録できます。たとえば、悪質なクレームが入った場合でも、録音機能を使えば適切な対処が可能です。社内で電話対応のノウハウを共有する際にも活用できます。
電話帳機能
クラウドPBXの電話帳機能は社内での共有が可能です。よくやり取りする取引先をすぐに表示できるようにする機能もついています。コンピューターのアプリケーションと連携し、よりくわしい情報を活用できるクラウドPBXもあります。
クラウドPBXを会社に導入する4つのメリット
クラウドPBXを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的なメリットについて解説します。
1.スピーディなスモールスタートが可能
クラウドPBXは、申し込みから3～5営業日で導入可能です。ハードウェアを取り付けるための工事は必要ないため、導入にかかるコストも安く済みます。特別な準備や高額な予算は必要ないため、気軽に導入できます。
2.利便性が向上する
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、スマートフォンやタブレット端末でも通話できます。時間や場所にとらわれずに電話対応ができ、便利です。テレワークや災害時の自宅待機においても、オフィスにいるときと同じように電話対応ができます。クラウドPBXを導入していれば、いつでも柔軟な電話対応が可能です。
3.コスト削減ができる
クラウドPBXのメンテナンスはサービスを提供している企業が対応するため、メンテンナンスコストが発生しません。また、クラウドPBXは柔軟な転送設定が可能であり、同時着信の機能も備えています。さまざまな機能があるため、低コストで電話対応のための環境を整備できます。
4.オフィス移転・ビジネス拡大がしやすい
クラウドPBXの場合、電話番号を追加するための手続きもオンラインで簡単に済ませられます。オフィスの移転や拡大の際も、電話番号をそのまま利用可能です。新しく工事を実施したり、業者に設定を依頼したりする必要がなく、手間をかけずに電話を新しい環境へ引き継げます。
クラウドPBXを会社に導入した場合の3つのデメリット
クラウドPBXを導入する場合、デメリットといえる部分もあります。ここでは、具体的なデメリットについて解説します。
1.特殊番号にかけられない
クラウドPBXは、119番や110番などの特殊番号への発信には対応していません。クラウドPBXを導入するうえでは特殊番号にかけられないという特徴をあらかじめ理解しておき、緊急時の対応について検討しておく必要があります。
2.ネット環境に音質が左右される
クラウドPBXはインターネット回線を使って通話します。インターネット回線の質が悪いと音質も低くなり、通話中に相手の声を聞き取りづらくなる恐れもあります。また、停電などによりインターネット回線が使えなくなれば、クラウドPBXも使用できません。
3.ランニングコストが発生する
クラウドPBXは初期費用がかからないものの、毎月の利用料が発生します。コンスタントに費用がかかるため、導入前に具体的な費用を試算して削減できる部分がないかよく確認しておきましょう。
クラウドPBXを導入すべき会社の特徴
クラウドPBXを導入すれば、低コストで柔軟かつスムーズな電話対応が可能になります。クラウドPBXの導入がおすすめなのは、以下の特徴をもつ企業です。
・PBXの利用にかかる費用を抑えたい企業
・PBXのメンテナンスの手間を省きたい企業
・外出する社員が多い企業
・テレワークを積極的に導入している企業
クラウドPBXにはさまざまなメリットがあるため、より効率的な電話対応のために取り入れて有効活用しましょう。
自社に導入すべきクラウドPBXの6つの選び方を解説
クラウドPBXを選ぶときはさまざまなポイントがあります。ここでは、クラウドPBXの選び方について解説します。
選び方1：コストパフォーマンスの良さ
クラウドPBXは、拠点が多い企業やオフィス外で働いている人が多い企業が利用するとメリットを存分に活かせます。しかし、企業の規模や状況によってはクラウドPBXのメリットを活かしにくく、期待していたほどのコストパフォーマンスを実現できない可能性もあります。自社にとってのコストパフォーマンスを考慮したうえで、クラウドPBXを選びましょう。
選び方2：設定の自由度
クラウドPBXによって、設定の自由度はそれぞれ異なります。自由に設定できる内容を確認し、自社のニーズに即した使い方ができるかどうか検討しましょう。たとえば、業務の管理や運用の効率に関係する機能を自由に設定できると、クラウドPBXをより有効活用しやすくなります。
選び方3：他システムとの連携のしやすさ
クラウドPBXのなかには、APIによりほかのシステムと連携できるものもあります。ほかのシステムと連携できると、業務の一部を自動化できる場合もあります。作業効率を高められるため、クラウドPBXを選ぶ際は必ず確認しましょう。
自社ですでに使用しているシステムの種類を把握し、便利に活用できるものを選んでください。
選び方4：音質
クラウドPBXの音質は、インターネット回線だけでなく選ぶサービスによって変化します。通話の音質にこだわりたいなら、音質に力を入れているサービスを選ぶのがおすすめです。
選び方5：機能性
クラウドPBXによって備えている機能はそれぞれ異なります。自社にはどのような機能が必要か検討したうえで、それらを備えているサービスを選びましょう。自社が想定していない便利な機能がついている可能性もあるため、各サービスをよく比較して選ぶ必要があります。
たとえば、ビジネスチャットツールやFAX機能などがついているクラウドPBXもあります。
選び方6：サポート・セキュリティ
サポートが充実していれば、システムの障害や不具合が発生しても迅速に対応してもらえます。また、セキュリティが十分でないと個人情報の漏洩につながる恐れがあるため、注意が必要です。
IPアドレス制限や常時監視サービスなどの対策が施されているサービスを選びましょう。
クラウドPBXを導入した企業の事例
クラウドPBXはすでに多くの企業が導入しています。ここでは、具体的な事例を紹介します。
事例1
ある企業では問い合わせ窓口が複数あり、かかってきた電話の振り分け方法に課題を抱えていました。窓口を1つにまとめるためにクラウドPBXを導入し、音声ガイダンスで自動的に振り分けができるようにしています。
事例2
もともと家庭用の電話機を使用していたものの、利便性を向上させるためにクラウドPBXを導入した企業もあります。社外からでも電話対応ができるようになり、オフィスの移転も検討しやすくなっています。
まとめ
クラウドPBXを導入すれば、低コストで電話対応の利便性を向上させられます。オフィス移転の際も面倒な手続きが必要ないため、手間がかかりません。クラウドPBXを選ぶときは、この記事で解説したとおり設定の自由度や音質などさまざまなポイントをチェックしましょう。
また、クラウドPBXの導入事例については、以下でも紹介しています。
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