電子契約とは？普及率や書面契約との違い、メリット、法律などを解説！
テレワークによる働き方改革が進むなか、電子契約を導入する企業が増えています。この記事では、企業の経営者や情シス、総務の決裁者など、契約業務に携わる人向けに電子契約について解説します。電子契約とは何か、書面契約との違い、メリット、電子契約に関係する法律などを解説するので、参考にしてください。
目次
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電子契約とは
電子契約とは、インターネット上で契約を締結し、電子データを保管する契約方式のことです。具体的には電子ファイルをインターネット上で交付し、電子署名を行い、クラウドストレージや企業のサーバーに保管します。
以前はなじみの薄かった契約法ですが、近年では電子契約に関する契約やクラウドストレージ、電子署名の整備や開発が進み、導入しやすくなっています。実際に、契約を締結するまでの時間もかなり短縮できるので、効率的に契約業務を行えることが特徴です。
電子契約の普及率
電子契約の普及率は年々増加しています。JIPDEC（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）の調査によると、2020年の時点で電子契約サービスを利用している企業は全体の43.3％、検討しているが27.5％になります。この調査結果から、多くの企業がすでに導入、または今後導入したいと考えていることがわかります。
テレワークによる働き方が進むなか、電子契約を取り入れる企業はますます多くなることが予想されるでしょう。
そもそも契約書とは
そもそも契約書とは、契約内容を双方が確認するための書類です。契約自体は口頭でも成立しますが、言ったのか言わなかったのか確認できないと後にトラブルになる可能性があるため、書面を交わして内容を確認できるようにします。契約内容を証明することでトラブルを避け、スムーズに契約を実行することが可能です。
電子契約と書面契約の違い
電子契約と書面契約の違いを簡単にいうと、紙で契約するかWeb上で契約するかの違いになります。紙の契約書の場合は直筆でサインを行いますが、電子契約の場合は電子データに電子サイン、あるいは電子署名を行います。
また、形式は書面かPDFか、保管方法は書棚かサーバー上か、印紙がいるかいらないかなどの違いがあります。
電子契約のメリット
電子契約のメリットはコストの削減や契約業務の効率化、コンプライアンスの強化が可能なことです。ここでは、電子契約のメリットを詳しく解説します。
コストの削減
電子契約は契約書の保管コストや送料の削減になります。書面契約では必須である印紙税も、電子契約では対象にも含まれません。電子契約を導入する際に初期投資は必要になりますが、結果的に得られるコスト削減を考えると費用対効果が高いといえるでしょう。その他、7年分のデータを保管できるため、保管場所にかかる費用も削減できます。
契約業務の効率化
電子契約はとにかく業務の効率化になります。書面で契約を交わす場合は郵送が必要になることも多く、送るときと返送するときで多くの時間がかかります。一方、電子契約の場合は、インターネット上でスピーディーに契約を締結することが可能です。
書面の場合だと印刷や製本の作業も必要で、その分手間も発生しますが、電子契約の場合はその手間も省略できます。そのため、契約業務にかかる時間を効率化することが可能です。
コンプライアンスの強化
電子契約はコンプライアンスの強化にもなります。たとえば、契約締結を行うまでのプロセスを管理できるため、保管漏れや行使漏れ、締結漏れ、解約などを防げます。そのほか、バックアップを行ったり、閲覧権限を制限したりすることでリスクマネジメントをすることも可能です。コンプライアンスを強化したい場合に効果的といえます。
検索性の向上
電子契約の場合、検索性も向上します。その理由は、クラウド上にある契約書のデータを一元管理できるからです。書面の契約書の場合だと、書棚からファイルを探す手間が発生します。しかし、デジタルの契約書だとインターネット環境があれば、どこからでも調べられます。また、データを絞り込んで契約書を検索することも可能です。
電子契約には2種類がある
電子契約には、電子サインと電子署名の2種類があります。それぞれ、どのような方法なのか解説します。
電子サイン
電子サインとはシステムログを利用したメール認証などを行い、本人であることを保証するシステムです。このシステムはメールアドレスを電子契約サービスに登録すれば利用できます。署名する側が負担を感じにくいため、導入しやすいことが特徴といえるでしょう。多くの国で法的に有効な手段とされているため、さまざまな契約に利用できます。
電子署名
電子署名とは署名者本人の電子証明書を利用することをいい、本人が署名したことを担保できるシステムです。電子証明書を発行し、これを第三者機関である電子認証局が厳格な審査を行います。導入することで法的効力が高い本人認証が可能です。
具体的にはデータの改ざんの防止や本人性の担保を行えます。また、電子署名の付与が電子文書の本人証明にもなります。契約業務の効率化が可能になるうえ、セキュリティや信頼性も担保できる方法です。
電子契約にまつわる法律
電子契約にまつわる法律には、電子署名法、電子帳簿保存方法、その他の法律があります。電子契約を行ううえで法律の知識は必須なので、ここで詳しく解説します。
電子署名法
電子署名法とは、本人の電子署名がある電子データとして本人の意思により作成されたものを証拠とする法律です。電子契約の場合でも、契約についてトラブルが起きたときは裁判上の証拠が必要となります。また、民事訴訟においては、署名者が本人の意思で作成した文書であることを立証しなくてはなりません。
電子帳簿保存法
売上げや経費に関係する領収書や契約書、発注書等は原則として紙で保存する決まりとなっています。なぜなら、所得税法や法人税法では原則として紙で保存するという義務があるからです。しかし、電子保存された文書を紙で保存するのは、手間もかかり容量が悪いという問題があります。
そのため、例外的に電子保存を認める法律が定められています。それが電子帳簿保存方法です。1998年の7月にはじめて制定され、その後2005年3月に一部の改変が行われました。
その他の法律
契約書類の中には電子契約が利用できない文書もありますので注意しましょう。たとえば、以下のような文書は電子契約を利用できません。
・定期建物賃貸借契約
・宅地建物の売買・交換
・賃貸契約の成立時交付書面
・割賦販売法に定める指定商品についての月賦販売契約
・マンション管理委託契約の成立時交付書面
ただし、宅地建物取引業法やマンション管理業法については、電子契約を今後利用できる範囲が広がっていく可能性があります。
ここで挙げた法律以外にも、労働条件通知書などのように相手の同意が必要な文書は電子契約できない場合があるため注意が必要です。
まとめ
リモートワークが広がり、契約業務も紙ではなく、デジタルで行う時代になりました。電子契約を導入するにあたって、細かい法律や、紙の書面との違い、メリットがあるので確認しておきましょう。電子契約は大幅な業務の効率化になりますので、ぜひ導入を検討してください。
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