リモートワークが浸透するなかで、コミュニケーション不足が問題視されている現状があります。この記事では、企業の経営層や総務の担当者向けに、リモートワークによるコミュニケーション不足の原因や問題、解決策について解説します。リモートワーク中のコミュニケーション不足解消にぜひお役立てください。
目次
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リモートワークによるコミュニケーション不足の問題点とは
リモートワークでは、対面で仕事をする時とは異なり、コミュニケーションの量が減ります。毎日顔を合わせる人が少なくなるため、雑談する回数も必然的に減少します。次第にコミュニケーション不足を起こし、認識違いや、場合によってはメンタルの不調にもつながるといわれています。
また、リモートワークでは自分から能動的に連絡を取る姿勢を持っていなければ、業務連絡以外のコミュニケーションが発生しません。そのため、リモートワークでも円滑にコミュニケーションを取り、生産性を高めていく必要があります。
リモートワークでコミュニケーション不足になる原因
ここからはリモートワークでコミュニケーション不足になる原因を解説します。
コミュニケーションツールを使いこなせない
リモートワークでコミュニケーション不足になる理由に、コミュニケーションツールを使いこなせていないという問題があります。これまでの出社スタイルからリモートワークに切り替わると、色々なコミュニケーションツールを利用する必要があるでしょう。
しかし、ミドル層やシニア層はメール以外のコミュニケーションツールになれていないため、使いこなすのに苦労するようです。一方、デジタルネイティブ世代はチャットツールの使い方にはなれていますが、社内メールの使い方にはなれていないため、コミュニケーション不足につながっています。
業務報告の連絡や相談のみのコミュニケーションになる
基本的にチャットツールはテキストのみでのやり取りとなります。そのため、雑談や何気ない会話によるコミュニケーションが生まれにくいでしょう。その結果、業務報告の連絡や、相談のみになってしまいます。
実務上最低限のコミュニケーションだけでは、実際に会って会話をすることに比べて意思疎通がうまくいかなくなります。そのためトラブルが起こりやすくなり、結果的に業務上でのミスやトラブルを起こす可能性が高まるのです。
リモートワークでは意識的にコミュニケーションを取る必要があるといえるでしょう。
オンラインでのコミュニケーションの特性を理解できていない
まだまだオンラインでのコミュニケーションの特性を理解できていない人が多くいます。なぜなら、オンラインツールでのコミュニケーションは対面の場合とは異なるからです。たとえば、対面の場合なら明確な回答がなくとも、雰囲気で状況を察することができます。
しかし、オンラインツールのコミュニケーションではそうはいきません。チャットやメールはスピード感が求められますが、返事が遅いことにより相手にストレスを与えることが発生します。
コミュニケーションにタイムラグがある
チャットやメールで連絡をする場合、離席のタイミングや見落としなどから返信にタイムラグが発生することがあります。場合によっては緊急の案件や、重要な連絡などを返信し忘れるリスクもあるでしょう。そのため、重要なやり取りはチャットやメールではなく、Web会議など口頭でおこなうことをおすすめします。
テキストだけのやり取りによる認識の違いが生まれる
口頭のやり取りに比べて、リモートワークでおこなうテキストのやり取りは、圧倒的に情報量が少なくなります。そのため、ミスコミュニケーションが発生する可能性も大いにあります。同じ意味でも言い回しによって、誤解が生じたり齟齬が発生したりする場合があるので注意しましょう。
コミュニケーション不足が引き起こす問題
ここからは、コミュニケーション不足によって引き起こされる問題について解説します。
メンタルケアが難しい
リモートワークの場合、メンタルケアが難しいという問題があります。コミュニケーション不足が発生することにより、メンタルに不調をきたす人は多いといわれます。特に、外出する機会が減るとオンオフの切り替えが難しくなるため、ストレスがたまりやすくなります。そのため、リモートワークをおこなう従業員のメンタルケアには重点をおきましょう。
業務の評価が難しい
リモートワークでは業務の評価が難しいという問題があります。出社スタイルの勤務だと働いている姿を確認できるため、業務の評価もしやすいでしょう。しかし、リモートワークでは働いている姿を確認することができず、評価が難しくなります。
リモートワークでの評価対象は成果物だけに頼りがちになりますが、働いている側からしても成果物だけで評価を判断されると不満を感じやすくなります。
リモートワークによるコミュニケーション不足の解決策
リモートワークによるコミュニケーション不足の解決策を解説します。
雑談をする
雑談によってストレスが軽減され、コミュニケーション不足を解決できます。リモートワークでは雑談する機会が減り、それがコミュニケーション不足につながっていると考えられます。そのため、チャットルームで雑談ルームを設けたり、オンラインで親睦をおこなったりする息抜きも時には必要でしょう。
また、業務以外の雑談ができる機会があると、従業員の気分転換にもなります。
自分から積極的に情報発信する
コミュニケーション不足を解消するためには、自分から積極的に情報発信することも大切です。リモートワークでは、待ちの姿勢ではなかなか新しい情報が入ってこないため、能動的に発信する姿勢が重要です。
リモートワークでは表情などから状況を察してもらうことは難しいため、自分から積極的に連絡を取る姿勢で業務にあたるのがよいでしょう。自分が持っている情報を共有したり考えをシェアしたりすることで、相手とのコミュニケーションを図れます。
稼働状況をシェアする
稼働状況をチームでシェアすることで一体感が生まれ、協力できる体制が整います。なぜなら出社スタイルの勤務の場合は稼働していることを皆が確認できますが、リモートワークでは難しいからです。必要に応じてツールなどを導入し、チームの誰がどのような稼働状況なのか可視化できるような仕組み作りをおこなっていきましょう。
オンライン会議を定期的におこなう
オンライン会議を定期的におこなうことも、コミュニケーション不足解消に効果的です。オンライン会議では相手の顔が見えるため、コミュニケーションも取りやすくなります。またテキストだと時間がかかる連絡事項や確認事項も、オンライン会議の方が短時間で済むことも多くあるでしょう。相手の顔を見ながらコミュニケーションを取ることで、話の真意も掴みやすくなるのです。
チャットツールでは顔文字や絵文字を利用する
チャットツールでは顔文字や絵文字を積極的に利用しましょう。チャットツールは無機質なやり取りになりやすいため、事務的な印象を与え、コミュニケーション不足につながることがあります。
チャット上で顔文字や絵文字を利用することで感情やニュアンスが伝わりやすくなり、ミスコミュニケーションを防げるでしょう。
柔らかい印象が与えられるため、コミュニケーションも円滑に進みやすくなります。ただし、役職者や社外の人と連絡を取る場合には、フランクすぎる表現にならないように配慮が必要です。
まとめ
リモートワークになり、コミュニケーション不足で悩む人が増えています。解決するためには、自分から積極的に情報発信したり、定期的にWeb会議をおこなったり、雑談をしたりといった方法があります。コミュニケーション不足はメンタル不全にもつながるので、本記事で紹介した内容を参考にしてください。
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