フリーアドレスのメリット・デメリットを紹介｜導入方法と手順も解説
ITの推進や働き方改革の推進により、フリーアドレスを導入する企業が増えています。フリーアドレスの導入を検討している企業の担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、フリーアドレスのメリットやデメリットから導入方法・手順などについて解説します。フリーアドレスを導入する際の参考にしてください。
目次
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フリーアドレスについて
フリーアドレスの導入については、概要や背景などを知っておくと進めやすくなるため、ここで解説します。
フリーアドレスとは？
フリーアドレスは、従業員が固定された自分の座席や机を持たず、業務内容にあわせて働く場所を選択できる形式です。これまでのように従業員ごとの決められた席はありません。働く人が自由に働く環境を選択できるスタイルです。
一般的なフリーアドレスのオフィススタイルは、テーブルと椅子のみが用意されています。従業員は空いている座席で、支給されているデバイスを利用し、インターネットに接続して作業を行います。
フリーアドレスが導入される背景
フリーアドレスが導入される背景には、IT技術の進化があげられます。たとえば、クラウド導入によるオフィスのペーパーレス化を実行すれば、従業員専用の机や書類棚などが不要となり、机と椅子とデバイスがあれば作業を進められます。
また、テレワークの推進によって、オフィス以外の場所で仕事をするという働き方も浸透し、オフィスのあり方が見直されていることも大きな要因です。働く場所の選択肢が増えて、オフィスで働く人数にも変化が生じているため、柔軟に対応できるフリーアドレスが導入されています。
フリーアドレスのメリット・おすすめの理由
フリーアドレスの導入には多くのメリットがあります。ここでは、おすすめできる理由とともに解説します。
自由な業務スタイル・積極性の推進
フリーアドレスを導入すれば、従業員は自分が働く席を自分で決められます。日々これを繰り返すことにより、従業員の主体性を育むことが可能です。固定の机に縛られないため、固定席でのルーティン業務が減り、自然と積極性が身につくでしょう。
導入当初は、自由な業務スタイルに戸惑う従業員もいるかもしれません。しかし、自由な業務スタイルに慣れると、自分がやりたい仕事を見つけられるようになる可能性が高くなります。また、話したい人の隣で作業ができるため効率的です。
従業員間の交流による新たな価値創造
フリーアドレスの導入により固定席がなくなれば、自然と職種が違う従業員と隣席することが多くなります。経理職の隣で営業職が仕事を進めるなどは、固定席ではほとんど見られません。
これまで関わることが少なかった部署の従業員と接する機会が増えることで、新たな交流や斬新なアイディアが生まれるかもしれません。これまでになかったイノベーションが起きたり、業務の属人化を防いだりすることも期待できます。
スペースの有効活用
従業員の数だけ机と椅子が並んでいるオフィスでは、デッドスペースや予備の机や椅子を収納するスペースも必要でした。フリーアドレスの導入により固定席がなくなれば、自然とデッドスペースがなくなります。カウンターやスタンディングデスクなど省スペースで設置できるものを活用すれば、さらにスペースを有効活用できます。
コストダウンできる
テレワークとフリーアドレスを併用すれば、これまでのオフィス規模を維持する必要はなくなります。小規模オフィスへの改装や移転により、大幅なコストダウンを図れることがおすすめのポイントです。机やロッカーなどの備品も削減できるため、更なるコストの削減が可能です。収納用の備品を整理することで、私物の置きっぱなしも減ります。
業務の効率化
フリーアドレスを導入すれば、部署をまたいだプロジェクトチームづくりがしやすく、会議室の準備をしなくてもすみます。プロジェクトリーダーが、関連する従業員を近くに配置すれば、ミーティングの設定も不要です。仕事を進めるのに必要な従業員の近くで仕事をすれば、どの従業員も業務の進行が早くなり、効率的に業務を進めることが可能となります。
オフィスの環境美化
従業員が固定席に私物を持ち込んだり、不要な書類などが散らかっていたりするケースがあります。フリーアドレスでは、従業員が必要なものだけを持ち歩くので 、私物を持ち込むことも最小限で済みます。
整理整頓が苦手な従業員であっても、共有で使う机に私物を放置したり、書類などを散らかして放置したりすることはできません。オフィスは常に綺麗な状態となるため、環境美化につながります。見栄えのよいオフィスなら、顧客からも好評価されるでしょう。
フリーアドレスのデメリット・失敗してしまう理由
フリーアドレスはデメリットもあります。せっかく導入しても失敗してしまうケースもあるためここで紹介します。
イニシャルコスト
フリーアドレスの導入には、ネットワーク環境の整備やクラウドの導入などによるコストがかかります。机や椅子も個人用のものから、複数人で合流して使えるものに変更しなければなりません。
フリーアドレスにはルール作りも不可欠です。ルール作りにかかる人員や時間なども必要となるため、導入のメリットと比較検討することをおすすめします。
席の固定化に戻る
フリーアドレスを導入しても、同じ部署の従業員が集まって業務をしているのであれば、固定席と変わりません。フリーアドレスの目的と意義を導入前に従業員に浸透させる必要があります。
なぜフリーアドレスを導入したのかを理解していなければ、属人化している部署ほど以前の状態に戻りやすくなりますので注意が必要です。
集中力が低下
フリーアドレスでは、部署ごとの部屋もありません。壁やパーティションで区切られた環境から、開けられた空間に変わることで、作業に集中できない従業員がでる可能性もあります。業務と関係ない会話や電話応対が聞こえることで、集中力が低下する場合もあります。毎日違った同僚が隣席することにストレスを感じる従業員もいるでしょう。
組織力の低下
フリーアドレスに慣れてくると、働く場所を自由に選べる環境を楽しめるようになる従業員もでてきます。所属している部署の上司や同僚とのコミュニケーションが希薄になれば、部署の結束力が低下し、会社としての組織力まで下がるかもしれません。帰属意識が希薄にならないように、部署の定期的なミーティングやヒヤリングなどの施策や工夫が必要です。
フリーアドレス導入の向き不向き
フリーアドレス導入は向いている企業と向いていない企業があります。そのため、以下の内容で自社に導入すべきかの参考にしてみてください。
フリーアドレスがおすすめの場合
フリーアドレスの導入をおすすめできる企業は、オフィスに在席している従業員が少ない企業です。テレワークや営業が主たる人員の場合は、そもそも従業員全員分の机と椅子を用意する必要がありません。
部署の垣根を超えたプロジェクトが多い企業や新たなイノベーションを求めている企業もフリーアドレスに向いています。積極的に働き方改革に取り組んでいたり、従業員間のコミュニケーション改善に取り組んでいたりする企業にもおすすめです。
フリーアドレスを導入しないほうがよい企業
従業員の在席率が高い企業は、フリーアドレスの導入に対して慎重になりましょう。常に固定された従業員の机と椅子を用意しておく必要があるからです。
固定された机と椅子で、集中して作業する従業員が多い企業もフリーアドレスの導入は向かないでしょう。また、機密事項の取り扱いが多く、堅固な情報セキュリティを確立しなければならない企業も、フリーアドレスの導入には適していません。
フリーアドレスの導入方法と手順
フリーアドレスを導入するには、導入方法と手順を知っておく必要があります。一般的な導入方法と手順を紹介します。
ルールの作成
フリーアドレス導入を決めたら、ルール作りからはじめましょう。自社に適していて、フリーアドレスの効果を確認できるルールを作ることが大切です。「フリーアドレス導入プロジェクトチーム」を作って、ルール作りから始めるように指導しましょう。決められたルールは、全従業員に周知することが大切です。
帰属意識を確保する方法の策定
フリーアドレスのデメリットでも解説しましたが、従業員の帰属意識はとても大事です。部署内の帰属意識の低下は防止しなければなりません。会社に勤めていて、部署に属しているという意識を高める施策を講じる必要があります。具体的な方法を策定し、部署の責任者に周知しましょう。従業員の定期的な意識調査も効果的です。
環境を整備する
フリーアドレスの導入には環境整備が重要です。会議をせずにフリーアドレスの活用で済ますことも可能ですが、いつでも会議室を使える環境を整備しましょう。また、フロントオフィス・バックオフィスに合わせた環境や便利なグッズを揃えることも必要です。集中できる個室を設置するなど、自社に適した環境整備が求められます。
最先端のITを導入
フリーアドレスには、ITインフラの導入が不可欠です。従業員間のコミュニケーションツールも導入しなければ、フリーアドレスの成功が難しくなります。具体的には、クラウドでファイルや情報を共有し、ペーパーレス化を推進するなどです。自社に適した先端のIT技術を活用すれば、円滑にフリーアドレスを推進できるでしょう。
→こちらも併せて読みたい「リモートワークによるコミュニケーション不足とは？原因や問題、解決策を解説！」
→こちらも併せて読みたい「テレワークで活用するツールとは？ジャンル別にくわしく紹介」
フリーアドレスが失敗しないための改善方法
フリーアドレス導入を成功させるためには、従業員が気分を一新し、働きやすいと感じられることが大切です。従業員が社内のどこにいても仕事を進められる環境、ストレスを感じることなく業務に集中できる通信環境を整えましょう。
現状のオフィスでIT化や環境整備をする場合は、オフィスのリニューアルとインターネット、クラウドの導入がおすすめです。テレワークを導入していて、既存のオフィスでは空間が広すぎると感じるようなら、移転の検討をおすすめします。
まとめ
フリーアドレスを導入すれば、従業員が自由に場所を選んで働けます。自主性や協調性が自然と育まれて、新たなイノベーションが生まれる可能性もあります。
フリーアドレスの成功には、自社の従業員に適した環境整備が不可欠です。オフィスのことならKDDI まとめてオフィスの「オフィス移転・リニューアル」を活用してください。ワンストップで対応するため、企業の担当者が煩うことなくオフィス環境の構築ができます。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
