勤怠管理システムを導入するメリットとは？失敗しないためのポイントも解説
勤怠管理システムを導入すると、どのような効果が得られるでしょうか。ここでは、勤怠管理システムの導入に向けて、システムの選定に迷っている企業の担当者に向けに解説します。勤怠管理システムの機能や導入するメリット、選び方、導入時の失敗を避けるポイントを紹介するため参考にしてください。
目次
DX実現に向けたデジタル化なら、KDDI まとめてオフィスにご相談ください
勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムの役割について、アナログな勤怠管理手法と比較しつつ解説します。
従来のアナログによる勤怠管理との違い
勤怠管理システムは、タイムカードや手書きの出勤簿と比べると、効率よく勤怠を記録できます。スマートフォンやパソコンなどからシステムにアクセスできるため、場所にとらわれず打刻できます。さらに、月末の面倒な集計作業も不要です。
勤怠管理システムの必要性
テレワークが普及するにしたがい、アナログな勤怠管理では打刻が困難になりました。場所にとらわれず労働状況を申請・チェックするために、システムを使った勤怠管理が必要です。
労働力不足や働き方改革への対応にも、勤怠管理システムは貢献します。勤怠管理システムは、膨大な打刻データを自動的にまとめられるためです。これまで管理者がデータの集計や確認にあてていた時間を大幅に削減し、業務を効率化します。
勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムの機能は、労働時間の把握にとどまりません。管理者と従業員、それぞれをサポートする機能を紹介します。
打刻機能
勤怠管理システムは、パソコンやモバイル、ICカードなど複数の手段で打刻できます。システムによっては、指の静脈や顔を識別する生体認証や、打刻時の居場所を自動記録できるGPS機能なども備えられます。
ワークフロー機能
出勤簿の承認や、残業や休暇の申請などもシステム上で可能です。申請のための書面印刷や、メール作成に要していた時間を省けます。自身の残業や休暇取得状況、承認状況もシステム上で確認できます。
集計・管理機能
勤怠管理システムは、打刻データをリアルタイムで集計・管理します。残業時間や休暇の管理もシステム上で行えます。システムは、単純に労働時間をカウントするだけではありません。深夜残業や休日出勤など状況別にわけて記録します。
スケジュール・シフト管理機能
従業員それぞれの勤務条件をもとに、シフト表の作成や管理が可能です。従業員からのシフト申請機能、作業の内容や時間帯から必要な人員を自動的に算出する機能など、便利なスケジュール・シフト管理機能が搭載されています。
勤怠管理システムを導入すべき理由・メリット
勤怠管理システムを導入すると、打刻の精度が高まり業務が効率化します。システム導入で得られる詳しいメリットを解説します。
労務管理がしやすくなる
打刻データは正確である必要があります。勤怠データが実態と異なっていると労働基準法を守れません。勤怠管理システムを使うと、残業時間の管理が簡単です。リアルタイムで従業員の労働時間が反映されるため、すぐに労働の偏りやマンパワー不足に気がつけます。残業超過やサービス残業防止に役立てましょう。
業務効率化ができる
自動集計や承認機能など、勤怠管理システムの機能を活用すると業務効率化が叶います。アナログな管理方法では、従業員は日々の記録にわずらわしさを感じがちです。一方、管理者は月末に打刻データを回収し、データをミスなくまとめなければいけません。勤怠管理システムを導入すると、手作業にたよりがちな管理方法よりも、スムーズに業務を進められます。
さまざまな働き方に対応できる
アナログな勤怠管理方法では、テレワークへの対応が困難です。勤怠管理システムを導入すると、上司と部下が異なる場所で働く場合でも、勤怠管理が可能です。フレックス制や時短勤務など、柔軟な働き方を推進する企業でも役立ちます。従業員それぞれの労働条件をシステムに登録しておくと、複雑な勤務時間の管理にも対応できるためです。
勤怠管理システムの導入方法
自社の勤怠ルールを確認したうえで、現在の管理方法にともなう課題を洗い出します。課題をもとに、自社にあった勤怠管理システムを選定することが大切です。導入・運用を開始する前に、トライアルを実施します。連携したい社内システムがあれば、トライアルで確認してください。運用後にトラブルがあれば、サポート窓口に問い合わせたり、プラン内容を見直したりしましょう。
勤怠管理システム導入でよくある失敗
勤怠管理の現状を把握しないと、せっかくのシステムをうまく活用できないかもしれません。
ありがちな失敗例として、以下のような例が挙げられます。
- システムが自社の勤怠ルールや規模にあわなかった
- 自社の属する業界には適さないシステムを選んでしまった
- 多機能ではあるが不要な機能が多すぎた
勤怠管理システムは数多くありますが、機能やコストなどを比較して自社にあうシステムを選んでください。
勤怠管理システムで失敗しないためのポイント
陥りがちな失敗を避けるため、勤怠管理システムの導入時に注意すべきポイントを紹介します。
自社の勤怠ルールに合っているか
独自の勤怠規則や福利厚生について、勤怠管理システムでは対応できない可能性があります。フレックス制や時短勤務、シフト制に対応できるか等を確認しましょう。介護や医療、製造などの業界に特化したシステムも検討してください。それぞれの業界の特徴をシステム設計に反映しているため、使い勝手のよさが見込まれます。
使いやすいシステムか
多機能な勤怠管理システムは、一見便利そうに感じます。しかし、操作が複雑すぎて使いにくい可能性があります。多機能なものほどコストがかかるため、経費面も不安です。
自社の規模や、従業員の状況を考慮してシステムを選びましょう。勤怠は毎日記録します。忙しくても使いやすい、シンプルなシステムが好まれます。
無料トライアルがあるか
実際に使用してみないと、自社にマッチするシステムであるかを判断できません。無料トライアル期間があると、本格導入の前に使用感を確かめられます。
決定的なミスマッチがあれば、その場で導入をやめても問題ありません。改善すべき点が見つかった場合は、トライアル期間中に対策を講じましょう。
スマホやアプリでも対応可能か
テレワークや出張が多い職場もあります。外部から勤怠をつける際には、スマートフォンやアプリに対応した勤怠システムがおすすめです。日常的に使っているスマートフォンからシステムにアクセスできると、打刻の負担を減らせます。
アプリ単体で提供される勤怠管理システムの場合、自社が求める機能が備わっていない可能性があります。管理者が必要とする機能が充実しているか、確認のうえ導入しましょう。
サポートはどこまで必要か
勤怠管理システムごとに、サポートの内容は変わります。操作方法やトラブル時の対応のみで構わないか、社労士のようなスペシャリストへの相談もできたほうがよいか、あらかじめ決めておきましょう。チャットや電話、メールなど、連絡手法のラインアップも重要です。
勤怠管理システムの選び方・比較ポイント
勤怠管理システムを選ぶ際に、比較すべきポイントを紹介します。見落としがないように、あらゆる観点からチェックしましょう。
利用料金
勤怠管理システムの利用料金は、従業員数により変わります。また、初期費用がかからないシステムもあります。現在の勤怠管理と比べ、コストの増減を確認してから導入を決めましょう。
必要な機能
打刻機能の詳細や、アプリやモバイル対応の可否などを比較しましょう。必要な機能は、それぞれの企業により異なります。職場の状況にもとづき必要な機能を選ぶべきです。
カスタマイズ性
給与計算システムや入退出管理システムなどと連携できると、業務を大いに効率化できます。自社特有の就業規則に細かく対応させたい場合は、カスタマイズ性にも注目しましょう。
クラウド型・オンプレミス型
勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があります。それぞれの特徴を把握したうえで選びましょう。クラウド型は、外部サーバーを使用するため導入コストを抑えられます。法改正への対応もスムーズです。
オンプレミス型は、長期的には低コストで運用でき、カスタマイズが自由です。ただし、専門知識を有する人材がいなければ、サーバーの構築やトラブル対応に手間取る可能性があります。
まとめ
勤怠管理システムを導入すると、スムーズに労務管理でき、業務が効率化します。勤怠管理システムは、それぞれ機能やサポート体制が異なります。職場の現状にもとづき、自社にあったシステムを選びましょう。
KDDI まとめてオフィスは「通信 × オフィス環境」のトータルソリューションにより「いい仕事場」実現の最短ルートにご案内します。ソリューションの主軸は通信・端末・ITであり、KDDIの高品質で安全性の高いサービスを、そのままご提供します。お客さま課題について、まずはお気軽にご相談ください。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
