社内でペーパーレス化を進めると、さまざまなメリットがあります。デジタル化した書類の扱い方に関する法律も整備されており、ペーパーレス化の流れが加速している状況です。
この記事では、ペーパーレス化を目指す企業に向けて、ペーパーレス化のメリットや推進するうえでのポイントについて解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
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そもそもペーパーレス化とは？
「ペーパーレス」とは、日本語に直訳すると「紙のない」という意味です。これまで紙で作成してきた書類をデジタルデータにし、パソコンやスマートフォンなどの端末上から閲覧できるようにする取り組みをペーパーレス化と呼んでいます。
真の意味でペーパーレス化を進めるためには、単に書類をデジタルデータ化するだけでは不十分です。デジタルデータ化したうえで、オンラインで書類を処理できる仕組みを整える必要があります。
DXによりペーパーレス化が進んでいる背景
ペーパーレス化はDXにより加速しています。ここでは、その背景について解説します。
世界的に持続可能なビジネスが目標に掲げられている
ペーパーレス化に注目が集まっている背景には、世界的に持続可能なビジネスの実現が意識されているからです。2015年には、国連サミットにおいてSDGsが採択されました。SDGsは「Sustainable Development Goals」の略であり、持続可能な開発目標を表しています。
SDGsでは、産業と技術革新のための基盤を整備したり、森の自然を守ったりすることが掲げられています。これにより、ビジネスにけるペーパーレス化に注目が集まるようになりました。
→こちらも併せて読む『企業がサステナビリティ経営を行うメリットは？SDGsや取組事例と併せて解説！』
日本国内の法整備が加速している
世界的な流れにあわせるため、日本国内でもペーパーレス化に対応するための法整備が進んでいます。2004年には「e-文書法」が制定され、紙ではなくデジタルデータで書類を保存できるようになりました。2015～2016年には領収書の金額基準も撤廃されています。
さらに、2019年には「デジタル手続法」が制定されたため、公的な手続きをオンラインでスムーズに済ませられるようになりました。
DXによるペーパーレス化の必要性
海外だけでなく、日本においてもペーパーレス化の流れはどんどん活発になっています。そのため、社内のペーパーレス化についても、なるべく早めに取り組み始める必要があります。
紙の書類をデジタルデータ化すると、時間や場所を問わずいつでも確認可能です。オフィス外でもスムーズに業務ができるようになり、テレワークの推進にもつながります。
DXによるペーパーレス化にはほかにもさまざまなメリットがあるため、以下でくわしく解説します。
DXによるペーパーレス化のメリット
ここでは、DXによるペーパーレス化を進めると、具体的にどのようなメリットがあるか解説します。
コストを削減できる
ペーパーレス化を実現すれば、書類を印刷するための紙やプリンターのインクを購入するコストが必要なくなります。また、たくさんの書類を保管するにはまとまったスペースが必要ですが、デジタルデータ化すればそれも必要ありません。書類を管理する人員に対する人件費も削減できるため、コストダウンにつながります。
業務効率化につながる
デジタルデータは検索によりすぐにみつけられるため、書類を探す手間や時間が少なくなります。離れた場所にいる相手ともすぐに共有できます。
紙の書類の場合、大量の書類のなかから必要なものを探すのは一苦労です。DXによるペーパーレス化を推進すれば、業務効率化になります。
場所の制限なく資料を閲覧できる
デジタルデータは、パソコンやスマートフォンなどがあればどこからでも閲覧可能です。外出中やテレワーク中でも、必要な書類をすぐに確認できます。
紙の書類は手元になければ閲覧できないため、不便に感じる場面も少なくありません。ペーパーレス化を進めれば、そのような問題も解消できます。
情報の属人化を防止できる
紙の資料は特定の人だけが情報を独占してしまいます。そのため、情報の属人化が起きやすく、社員ごとに把握している情報量に差が出やすくなります。
しかし、ペーパーレス化を進めると、情報の属人化の防止が可能です。誰でも同じ情報にアクセスできるため、必要な情報はきちんと把握できます。情報共有の偏りも生じにくくなり、業務もスムーズに進めやすくなります。
どのような状況でも事業を継続しやすくなる
書類をペーパーレス化すれば、いつでもどこでも必要な資料を確認できます。そのため、オフィスへの出社が困難な状況になっても、業務を滞りなく進めることが可能です。たとえば、感染症が流行したり災害が発生したりした場合も、社員は自宅で業務に取り組めます。オフィスにいるときと同じ資料を閲覧できるため、無理なく事業を継続できます。
DXによるペーパーレス化のデメリット
DXによりペーパーレス化を進めるうえでは、デメリットもあります。たとえば、ペーパーレス化のために導入したシステムやネットワークにトラブルが発生した場合、業務に必要な資料を閲覧できなくなるおそれがあります。そのような状況を防ぐには、セキュリティの強化やバックアップなどの対策が必要です。
また、社員のICTの知識が乏しい場合、社内でペーパーレス化を進めてもメリットを感じにくい可能性があります。研修を実施し、社員にICTの知識を身につけさせましょう。研修ではICTリテラシーについても扱い、セキュリティに対する意識も強化する必要があります。
DXによるペーパーレス化を推進する際の注意点
DXによりペーパーレス化を進めるうえでは注意点もあります。ここでは、具体的な注意点について解説します。
環境整備に力を入れる必要がある
ペーパーレス化を成功させるには、環境整備が重要です。ペーパーレス化を推進して業務をスムーズに進めるためには、専用のシステムやネットワークを構築しなければなりません。
システムやネットワークでは、自社にとって重要なさまざまな情報を扱います。そのため、セキュリティの強化にも取り組む必要があります。
すべての書類をペーパーレス化できるわけではない
ペーパーレス化の流れが加速しているものの、なかにはデジタルデータ化できない書類もあります。法律上、現時点では紙の書類による保管が義務となっているものも少なくありません。
また、取引先とやり取りする書類をペーパーレス化するためには、取引先の承諾が必要です。承諾を得られなければ、ペーパーレス化できない可能性があります。
DXによりペーパーレス化を推進するうえでのポイント
DXでペーパーレス化を進めるうえでは、どのようなポイントに気をつけたらいいのでしょうか。具体的に解説します。
ペーパーレス化の重要性を共有する
社内でペーパーレス化を進めるうえでは、社員の理解が必要不可欠です。現場で業務を進める社員の理解を得られないと、ペーパーレス化は成功させられません。
すべての社員に対し、ペーパーレス化の重要性や利便性を共有しましょう。全員の意識をそろえられれば、スムーズにペーパーレス化を実現できます。
段階的にペーパーレス化を進める
ペーパーレス化は一気に進める必要はありません。いきなりすべてをペーパーレス化した場合、社員にとっての負担がかえって大きくなるおそれがあります。ペーパーレス化は、業務、プロジェクト、部署などの単位ごとに推進すると効果的です。着実にペーパーレス化を浸透させ、実際の業務においてペーパーレス化のメリットを感じられるようにしましょう。
DXによるペーパーレス化は自社に適したツールやシステムを導入する
社内のペーパーレス化を進めるうえでは、役立つツールやシステムがたくさんあります。たとえば、クラウドストレージや電子契約のサービスを導入し、スムーズにペーパーレス化を実現している企業も増えてきました。
最適なツールやシステムは、社内の状況によっても異なります。どのようにペーパーレス化を進めたいかを検討しつつ、必要なツールやシステムを選びましょう。
→『タブレット導入でペーパーレスを推進！』解説ページはこちら
まとめ
世界的にペーパーレス化に注目が集まっているため、社内でペーパーレス化を進める企業も多くなっています。ペーパーレス化にはさまざまなメリットがあり、業務効率化やコスト削減も実現可能です。少しずつ環境を整え、ペーパーレス化を推進しましょう。
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