経費精算のフローや課題は？効率的に進めるための方法とともに解説
経費精算は、どの企業でも行っている重要な業務の1つです。頻繁に何度も行うため、効率的に進める方法を取り入れる必要があります。
この記事では、効率的に経費精算を進めたいと考えている企業の担当者に向けて、経費精算の基本や流れを解説します。課題やスムーズに進めるための方法についても解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次
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経費精算とは？
経費精算とは、社員が自社の事業のために支払った経費を申請し、払い戻しを受けることです。経費精算は、小口精算、交通費精算、旅費精算の3種類に分類できます。
小口精算とは、社員の申請を受けて小口現金から直接経費を手渡す方法です。経費は給与とともに支払うケースもありますが、小口精算で対応している企業も少なくありません。
交通費精算は、通勤や取引先への訪問などにかかった費用を精算する方法です。交通手段やルートを確認し、かかった分の費用を払い戻します。
旅費精算は、出張のためにかかった費用を精算する方法です。交通費とともに、ホテル代や日当なども支給します。
経費精算の「経費」と「費用」の違い
「経費」と「費用」は似ていますが、それぞれどのような違いがあるのでしょうか。それぞれの意味について解説します。
費用の意味
費用とは、企業が収益を得るための活動にかけるお金を表しています。労務費や材料費などさまざまなお金が費用に含まれています。
企業の財務会計は、発生した収益から費用を引いて利益を計算する仕組みです。そのため、費用が増えれば、その分だけ自社の利益は少なくなります。
経費の意味
すでに触れたとおり、社員が自社の事業のために支払うお金が経費となります。経費は、財務会計における費用の一部です。社員が経費を使用すると、ほかの費用とともに財務会計上の収益から差し引かれます。そのため、経費が多くなれば自社の利益が少なくなります。
経費精算できるもの・できないもの
社員が支払ったもののすべてが経費として認められるわけではありません。ここでは、経費精算できるものとできないものについて解説します。
経費精算できるもの
自社の事業に関わるさまざまなものを経費として精算できます。たとえば、営業活動の移動にかかった交通費や、出張の際に発生した旅費などが経費として認められます。また、取引先の接待があったときは、接待飲食費の申請も可能です。
また、業務上の必要性が認められる場合は、消耗品費や通信費なども経費になります。各企業が独自に定めるルールによっては、特別な費用を福利厚生費として精算できるケースもあります。
企業によって経費精算できるものは異なるため、判断に迷う場合は確認が必要です。
経費精算業務を行う上で欠かせない経費精算書の種類を紹介します。
＜仮払経費申請書＞
仮払（金）とは、経費にかかる費用の項目や金額が決まっていない状態で、事前に概算で経費として従業員に渡しておく現金のことです。主には、出張時の移動費や宿泊費など高額な金額に及ぶ際に、従業員が立て替えるのは負担が大きいと考えられるので、事前申請がなされれば概算金額の支払いが行われます。その時に必要な申請書となります。
＜仮払経費精算書＞
仮払いした経費を精算し、経費にかかる費用の項目や金額を確定するために、仮払いした現金がどのような項目でいくら使われたのかを申告し、余剰や不足があった際には返金や追加支払い対応を行うための書類です。仮払経費申請書とセットで活用されます。
＜出張旅費精算書、旅費精算書＞
基本的には、出張費や社員旅行でかかった費用を精算するための書類となります。出張旅費精算と旅費精算では規程が異なり、例えば出張の際の接待交際費の上限金額が決まっているなどの取り扱いがあります。必要に応じて経理に事前確認や相談を行っておき、領収書の管理をしっかり行いましょう。
経費精算できないもの
福利厚生費の申請を認めている企業でも、高額すぎたり目的が不明確であったりすると経費精算できないケースもあります。
また、業務とは関係なくプライベートで社員が使うものについても、経費精算は不可です。経費精算するには、基本的に自社の事業との関連性が認められなければなりません。
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経費精算の基本的なフロー
経費精算はどのように進めるのでしょうか。ここでは、基本的なフローについて解説します。
立替払いした経費の領収書を受け取る
経費精算をするには、社員が自らお金を支払ったことを証明するための書類が必要です。領収書またはレシートがあれば問題なく申請できるため、お金を支払ったら必ず受け取りましょう。営業先や出張先などで忙しく動き回っている場合も、忘れずに受け取るようにしてください。
また、経費精算するためには、領収書またはレシートに必要な情報がきちんと記載されている必要があります。お金を支払った相手の名称、日付、金額、購入した品物の名称が書かれているかチェックしましょう。
経費精算書を作成して提出する
経費精算をするためには、社員が自ら経費精算書を作成する必要があります。経費精算書に領収書またはレシートを添付して提出します。
また経費精算書は、基本的に上長に確認してもらったうえで経理担当者へ提出するケースが多いでしょう。提出書類に不備があると差し戻しになって手間がかかりますが、上長のチェックを受けるとそのような事態を防げます。
経理担当者が承認する
経理担当者のもとに経費精算書が届くと、添付された領収書またはレシートと照らしあせて確認作業が行われます。必要な資料がそろっているかだけでなく、そもそも経費として認められるかについてもチェックされます。ミスがある場合は差し戻しになるため注意が必要です。特に問題がなければ、承認作業が進められます。
経費を払い戻す
経理担当者のチェックや承認作業が完了すると、経費の払い戻しが行われます。払い戻しの期日や方法は企業があらかじめ定めているため、経費精算をするときは事前に確認しておきましょう。
経費精算を進めるうえでの課題
経費精算を進めるうえではさまざまな課題もあります。ここでは、具体的な課題について解説します。
資料やデータの管理が煩雑になりやすい
経費精算は、自社のすべての社員が何度も行う可能性があります。すぐに資料やデータが大量になるため、管理も煩雑になりやすいです。経費精算書の根拠となる領収書またはレシートは、最低7年間の保存義務があります。ほかの書類であれば自社の判断で処分できる場合もありますが、経費精算の資料は長期間そのまま保管しておかなければなりません。
経費精算は資料の管理が難しく、後から振り返る際に資料を探す手間がかかる場合も多いです。
作業が多くて手間がかかる
経費精算は頻度が多く、そのたびに申請や承認の手間がかかります。経理担当者は細かい数字を1つ1つ確認する必要があり、大きな負担を強いられています。少しでもミスがあれば、後から問題になる可能性もあるため責任は重大です。
また、経費精算に関するルールは細かく定められています。経費精算をしたいと考えている社員がルールをよくわかっていない場合、そのたびに質問に答える手間もかかります。
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経費精算を効率的に進める方法
経費精算の課題を解消して効率的に業務を進めるには、どうすればいいのでしょうか。ここでは、具体的な方法を解説します。
経費精算のルールを確立する
経費精算をスムーズに進めるためには、経費精算を行う期間をあらかじめ決めておくと効果的です。また、高額な経費を精算する場合は、事前の仮払申請を必須にするのもおすすめです。
このようなルールを定めると、経理担当者が社内の経費について把握しやすくなります。経費精算にかかる負担も減らせるでしょう。
エクセルや無料ソフトを導入する
経費精算業務を行う際、エクセルや無料ソフトを導入して業務効率化することもできます。この方法は、会計システムや会計ソフトの導入と比較してコストを抑えられます。
経費精算をアウトソースする
経費精算の負担が大きくなっている場合は、アウトソースするのもひとつの方法です。自社の経費精算のために必要な作業をすべて委託できるサービスがあります。アウトソースすれば、経理担当者にかかっている負担をすぐに減らせます。ただし、コストもかかるため、費用対効果をよく検討したうえで依頼しましょう。
経費精算システムを活用する
経費精算システムとは、経費精算に必要な作業を電子化してスムーズに進めるためのシステムです。経費精算の業務を効率化し、経理担当者の負担を減らすのに役立ちます。経費精算の方法がわかりやすくなるため、経費精算を希望する社員も迷わず申請できます。
経費精算システムを導入する際のポイントは以下で解説するため、あわせて参考にしてください。
経費精算システムを導入する際のポイント
経費精算システムを導入すれば、経費精算にかかる手間や負担を減らせます。また、不正な申請をシステム上で拒否したり、データを一元管理したりできます。
さまざまな経費精算システムがあるため、「自社の状況に最適なもの」を選ぶことがポイントです。経費精算システムと一言でいっても、備える機能は異なります。自社の経費精算に役立つ機能を備えているシステムはどれか?という観点で導入するシステムを選びましょう。社員全員にとって使いやすく、担当者負荷を軽減しつつ、スピーディに経費精算を進められるシステムを探してください。
まとめ
経費精算は、社員が業務のために支払った費用を払い戻すことです。経費精算の頻度は高く、経理担当者にとって大きな負担となっています。業務効率化を目指すには、経費精算システムの導入がおすすめです。
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