人事と労務は何が違う？特徴と仕事内容を解説！業務効率化の方法も紹介
会社にはなくてはならない人事と労務ですが、両者について具体的な仕事内容や違いを知らない方が多いのではないでしょうか。この記事では、人事と労務のそれぞれの特徴や詳しい仕事内容と違いについて解説します。最後には人事と労務管理の業務効率化の方法についても触れますので、ぜひ最後まで読んでください。
目次
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人事と労務の違い｜それぞれの特徴と仕事内容について
まずは人事と労務のそれぞれの特徴と具体的な仕事内容から違いについて解説します。
人事の役割や特徴
人事の主な仕事内容は、人材採用や社内教育などのサポート中心の業務が多いことが一つの特徴です。採用や教育の業務を行い、組織全体の活性化を目指すのが人事の役割と言えるでしょう。また、人事の仕事内容は自社の社員だけではなく、外部の人とも頻繁に関わるのも大きな特徴です。
例えば人材採用のケースだと、毎年新卒採用を行っている会社であれば学生と関わる場面も多いでしょう。また中途採用に力を入れている会社であれば、幅広い年齢層の社内の人と接することが想定されます。
人事の具体的な仕事内容
では具体的に人事の仕事内容はどのようなものかをいくつか紹介します。
採用活動
新卒採用・中途採用などの採用活動全般が人事の仕事内容です。年間の採用計画にそって、1年単位で人材の確保や補填を行います。採用活動は会社が事業を継続している限り永久的に続くものであるため、長期的な視野で判断するスキルが求められます。
また、採用活動を通じて幅広い年齢層の人と接するため、高いコミュニケーション能力も必要となるでしょう。
社内研修の関係業務
自社の社員のスキル向上や経営理念の理解などを目的とした社内研修全般についても人事の担当業務です。新入社員研修や中堅社員研修、コンプライアンス研修など社員のステージや必要性に応じて実施します。単に研修を実施するだけではなく、計画から運営、フィードバックまでを一貫して行います。そのため、研修業務はスケジュール管理能力や書類作成能力が必要な仕事です。
評価制度の整備
社員へ公平な評価を行うため、人事が評価制度の整備を行います。評価制度の整備の具体的な仕事内容としては、以下のようなものがあります。
・評価基準の取り決め
・評価基準を基とした評価シートや関係書類の作成
・部門長などの評価者への通達
評価は社員の給与や賞与に反映されるため、人事の役割はとても重要です。公平な立場から評価制度を作成できる力が求められます。
社員の配属先の決定
社員一人一人のスキルや成果を考慮し、会社全体の組織バランスを保つために社員を適切な部署に配置するのも人事の仕事のうちの一つです。単に社員の要望や異動願を叶えるだけではなく、その社員がしっかり活躍できる配属先を見極める必要があります。また、新入社員であれば学生時代の活動や面接時の質疑内容を配属先に反映させることもあります。
労務の役割や特徴
労務の主な仕事内容は、給与計算や福利厚生・入退職の手続きなど社員のバックサポートが多いという特徴があります。それらの業務を通じて、社員が安心して働ける環境や組織を形成することが労務の役割と言えるでしょう。
人事の仕事内容と比べると、労務の仕事は外部の人と関わる機会は少ないです。しかし、給与や各種手続きは法律で定められている部分もあり、労務の役割は非常に重要です。
社員の給与計算
毎月時間外手当や各種手当を含めた給与計算を行うのは労務の仕事です。税金など天引きが必要な項目があったり、月ごとに変動する手当もあります。そのため、数字に強いのはもちろんのこと、税金周りの知識も問われる業務です。また、給与計算は決してミスをしてはいけない業務であるため、担当者の正確さも求められます。
福利厚生や各種保険手続き
会社で福利厚生を提供している場合は、その管理を労務が行います。その他、健康保険や厚生年金、雇用保険などの各種保険に関する手続きも労務の仕事内容です。会社の規模が大きくなればなるほど社員の数も増えるため、社員ごとの福利厚生・各種保険の管理はとても大変です。管理能力の他、業務効率化を率先して行えるスキルが必要でしょう。
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入退職の手続き
入社および退職する社員の手続きは労務が行います。入社時は一例として、以下の手続きが必要です。
・労働条件通知書の交付
・雇用保険の手続き
・雇用契約書の作成
・健康診断の実施とその管理
・給与振込口座の登録
社員が退職する際には、各種保険の資格損失手続きの他、貸与物の返還や退職金の計算も必要です。社員が一人入れ替わるだけでも膨大な業務があるため、漏れなく業務を遂行できるかが問われます。
労務トラブルの対応業務
労務トラブルの例としては、未払いの給与や残業代、パワハラなどが原因の人間関係のトラブルがあります。そのような労務トラブルに対応し、解決に導くのが労務の役割です。中には相談窓口を設け、社員がトラブル・問題を言いにくい環境を改善しようと試みている会社もあります。
就業規則の作成と管理
会社が就業規則を定めなければならないことは法律に明記されています。法律にしたがって就業規則の他、労使協定や関連規則を作成し管理するのは労務の仕事です。就業規則で定めなければならない項目は多岐にわたりますが、労働時間や給与、休憩時間や休日などがあげられます。また、就業規則は社員がいつでも確認できるよう適切な管理が必要です。
社員の健康管理
社員が体調を崩したり精神的な疾患を患わないように健康管理を行うのも労務の仕事内容です。具体的には、以下の業務を行っている会社が多く見受けられます。
・定期診断の実施
・ストレスチェックの実施
・専門医による面談および指導
社員の体調面・精神面の不調はときに重大な事故や労働災害につながります。定期診断などを実施するだけではなく、社員を思いやり歩み寄る気持ちが問われる仕事です。
中小企業では人事と労務管理が混在していることがある
ここまで人事と労務のそれぞれの特徴と具体的な仕事内容について解説してきました。人事と労務が明確に分業できていることが理想的ですが、中小企業などでは人的リソースの関係などから、人事担当が労務の仕事も兼任しているケースがあります。そのようなケースでは、人事担当の仕事量が膨大となるため、いかに一つ一つの業務を効率できるかが求められるでしょう。
最後に人事と労務管理の仕事を効率化する方法について解説します。
人事と労務管理の仕事を効率化する方法
人事と労務の仕事内容において、効率化できる業務は多岐にわたります。ここでは効率化の効果が大きい仕事とその効率化の方法を解説します。
年末調整書類の電子化
年末調整とは、1年間の所得に基づいて税金の過不足分を精算する制度のことです。企業は社員一人一人の書類を作成・提出し、年末調整を行う必要があります。年末調整には、給与支払い報告や源泉徴収票、所得税徴収高計算書など多数の書類が必要です。年末調整の業務を紙ベースで行うと管理も大変ですが、電子化してデータとして管理すれば書類紛失によるコスト回避や書類の検索時の効率化を図れます。また、紙代・インク代などのコスト削減も可能です。
有給休暇管理が出来るシステム導入
2019年4月より労働基準法が改正され、社員に有給休暇を取得させることが義務化されました。年に10日以上の有給休暇を付与している社員に対して、必ず5日間の有給休暇を取得させなければならないという内容です。各社員の有給休暇の取得状況や残日数を管理できるシステムを導入すれば、法律に準じた有給休暇管理のリソースを削減しつつ効率的に行えるでしょう。
社会保険手続きの電子化
2020年4月より一部の法人を対象として、社会保険手続きの部分的な電子申請が義務化されています。社会保険の電子申請を行うには、e-Govの電子証明書の取得やパーソナライズ開設、規定書類の提出が必要です。電子申請の義務化は現時点では特定の法人のみが対象であるため、まだまだ浸透していませんが、今後拡大することを見通して電子化の準備を進めましょう。
給与明細の自動発行・電子化
元々給与明細は書面での交付が義務付けられていましたが、現在は電子での交付が認められています。毎月発行する給与明細を自動化かつ電子化できれば、効率化できるだけではなくペーパーレスによるコスト削減の効果も期待できます。社員にとっても過去の明細を簡単に確認できるメリットがあります。
従業員情報のデータベース化
社員数が多くなるほど従業員情報の管理は複雑化し、手間がかかります。名前や住所、マイナンバーといった従業員情報は個人情報であるため、紙ベースでの管理は紛失した際のリスクにも懸念があります。しかし、従業員情報をデータベース化しパソコンから登録・編集できるようにすれば、管理の手間や紛失のリスクを避けることができます。データベースは復旧できるように定期的にバックアップを行いましょう。
まとめ
人事は採用活動などサポート中心の仕事内容に対して、労務は給与計算や各種手続きといったバックサポートが主となるのが一番の大きな違いです。また、労務の業務も人事で行っている会社では、膨大な業務量をいかに効率よく行うかが重要です。紹介した効率化の方法をぜひ取り入れてみてください。
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