ウェビナーにおける参加者アンケートの効果｜重要性や商談につなげるポイントも解説
新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、オンラインでのセミナーである「ウェビナー」が増加しています。この記事では、ウェビナーの開催を検討している企業担当者に向けて、ウェビナーとは何なのか、開催のポイントなどについて解説します。
あわせて、ウェビナーにおけるアンケートの重要性や効果的なアンケートの取り方なども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
ウェビナーとは
ウェビナーとは、「ウェブ(Web)」と「セミナー(Seminar)」を組み合わせた造語で、対面ではなくオンライン上でセミナーを行うことを指します。コロナ禍により、人と人との接触を減らすことが求められた結果、ウェビナーの開催数が増えています。ウェビナーには、リアルタイム配信とオンデマンド配信の2種類があります。
ウェビナーのメリット
ウェビナーにはどのようなメリットがあるのでしょうか。以下では、ウェビナーのメリットを4つ解説します。
コスト削減が可能
ウェビナーはインターネットを介して専用のシステムやクラウドサービスなどを使って行うため、人を集めるためのセミナー会場を借りる必要がありません。参加者・主催者ともに、会場までの交通費や、遠方でセミナーを開催するための宿泊費などもかからないため、コスト削減が期待できるでしょう。会場内で受け付けや参加者誘導などのフォロー対応をするスタッフを用意する必要もありませんので、人件費も削減できます。また、新しくセミナーを開催しなくても、録画したセミナーの再利用が可能です。
アプローチ層が広がる
ウェビナーは、会場まで足を運んで参加する必要がないため、遠方や海外からでも気軽に参加できます。また、参加人数に制限がありません※。今までタッチすることが難しかったエリアや層の見込み顧客創出にも一役かうことでしょう。
※利用するウェビナーサービス上の制限人数がある場合があります。
参加者の満足度が高い
ウェビナーは図や解説が見やすく、場合によっては視聴者が気になる部分を何度も見返せるようになっています。また、マイク機能やチャット機能を使い質問やコメントができるなど参加者と双方向のコミュニケーションが取れるという特徴があります。開催時間中にチャットに投稿したコメントに対して登壇者がその場で回答したり、別のスタッフが即時レスポンスをくれるなど、参加者はよりリアルでタイムリーな体験を得られることから、満足度が高いといえます。
非接触で開催できる
ウェビナーは、インターネットを介して行えます。そのため、大人数が1カ所に集まる必要がありません。そのため、会場の換気や参加者・スタッフのマスク着用、消毒などの感染予防対策の実施やチェックといった手間もかからず、講師はマスクをせずに話ができることで、参加者側に表情も含めてアプローチすることができます。また、マスクにより声が聞き取りにくいといったトラブルも防げます。
効果的なウェビナーを開催するには
効果的なウェビナーを開催するには、どのような点に気を付ければよいのでしょうか。以下では、効果的なウェビナーを開催する方法を解説します。
参加者が快適に視聴できる環境を整える
ウェビナー配信の際は、通信環境を良好に保つことが重要です。配信側だけでなく参加者側の通信環境も関係するため、申込完了後に送信する参加URL案内のサンクスメールに、推奨環境などを記載しておきましょう。配信側は機材の状態を万全にしておきましょう。また、本番前にトラブルが起きた際のシミュレーションを行うなど、万が一に備えてどのように対応するかも決めておくと良いでしょう。
参加者を飽きさせない工夫をする
参加者を飽きさせないように、図や映像を使って興味をそそったり、Q&Aを設けたりするとよいでしょう。また、わかりやすい話し方を心がけることも重要です。結論から話すことで、参加者のメリットやウェビナーの目的を明確に伝えられます。明瞭な発声や表情、声のトーンにメリハリをつける、発声スピードが速くなり過ぎないことも重要です。ほかにも、セミナー参加者のリテラシーに合わせて、専門用語や横文字を避ける、所々で補足や用語解説を挟む、といった工夫をすると、参加者は飽きずに最後まで参加してくれるはずです。
ブラッシュアップを行う
ウェビナーは開催して終わりではありません。PDCAサイクルを回して、ウェビナーをより良いい方向へ改善していきましょう。ウェビナー参加者からアンケートを取るなどしてフィードバックをもらい、ブラッシュアップを行います。また、講師自身で録画を見返して、話し方や内容、コミュニケーションなどを見直すことも大切です。
対応言語を増やす
日本語のみ対応の場合、海外からの参加者はあまり期待できません。対応言語を増やすことで、海外からの参加も容易になります。幅広い層にアプローチしたい場合は、多言語での字幕を付けると良いでしょう。
ウェビナー開催の手順
ウェビナーを開催する際には、大まかな手順を把握しておきましょう。ここでは、ウェビナー開催の流れを解説します。
1.セミナー内容を決定する
まずは、どのようなセミナーを開催するのか内容を決定しましょう。例えば自社の認知度アップ、購買行動への誘導など目的に合わせたセミナー内容に設定します。また、参加者のニーズに沿ったコンテンツ作りを意識することも重要です。
2.必要ツールを揃える
ウェビナーに必要なツールは、「ハードウェア」と「ソフトウェア」の2つです。
それぞれについて以下で解説します。必要に応じて準備しておきましょう。
ハードウェア
ハードウェアとは、ウェビナーを開催するために必要な機材のことです。オンラインへ接続するための端末はウェビナー開催のために必須のため、必ず用意しましょう。極端な話ですが、例えばPC1台でもウェビナーを開催することは可能です。しかし、質の良いウェビナーで成功したいのであれば、性能の良い専用のマイクやカメラを別途用意する必要があるでしょう。
ソフトウェア
ソフトウェアとは、ウェビナーを開催するために必要なWeb会議サービスのことです。代表的なものでは、MicrosoftTeams(Microsoft 365 with KDDI)、Google Meet(Google Workspace™)、Zoomなどがあります。種類はさまざまですが、チャット機能やアンケート機能が搭載されているものもあるため、やりたいことにあわせて選定しましょう。
3.告知・宣伝する
ウェビナーの内容などが決まったら、告知をしましょう。1か月前を目安として、開催日時や内容、講師などの情報を明記します。この際、タイトルも意識しましょう。タイトルから内容が想像できるようにすると、参加者の興味をそそりやすくなります。
ウェビナーにおける参加者アンケートの重要性
ウェビナーでは、参加者のアンケートを参考にすることが重要です。ここでは、参加者アンケートの重要性について解説します。
ニーズを発見できる
実際にウェビナーに参加した人の回答から、思わぬニーズが見つかるケースもあります。アンケート内容から、顧客が抱える悩みや潜在的なニーズなどを読み取れるため、ビジネスチャンスの創出につながります。
見込み客の情報を収集できる
アンケートを集める＝顧客との接触機会が増えるということです。アンケートから得た情報を基にして営業活動を行えるため、効果的な営業につながるでしょう。また、商談につなげられる場合もあります。
セミナーの改善ができる
アンケートによって、セミナー内容への評価がわかります。参加者の感想や要望、不満点などが把握できるため、スムーズにPCDAを回せるようになるでしょう。セミナー内容の改善が可能になり、より良いセミナー作りにつながります。
参加者アンケートの質問項目
参加者アンケートの目的は、大きく分けて「セミナー改善」と「商談につなげる」の2つです。この2点を実現するために、どのような質問項目は必要なのでしょうか。以下では、アンケートの質問項目について解説します。
参加者の基本情報
参加者の基本情報は、質問項目として必須です。以下のような項目を盛り込むとよいでしょう。
・名前や連絡先
・会社名と業種
・参加者の立場や役職(役職の有無・決裁権の有無・担当者かどうかなど)
・どこでウェビナーを知ったか
ウェビナーへの参加目的
ウェビナーになぜ参加したのかも、設定しておきたい質問項目です。どのような課題・疑問があって参加したのかを聞くことで、参加者の潜在的なニーズが読み取れるようになります。
参加後の感想・意見
ウェビナーへの感想や改善点、課題が解決したかなどの、参加後の意見も収集しましょう。商材への関心度や気になるテーマなどの項目も必要です。いくつかのテーマやKWを選択肢として提示し、参加者に選んでもらう方式にすると、次回のセミナー内容決定などに役立ちます。
参加者アンケートの回答率をあげるポイント
参加者アンケートの回答率を上げるには、以下で解説する4つのポイントを意識しましょう。
参加者の回答意欲が高いうちにアンケートを表示する
ウェビナー開催後すぐに、アンケートを表示することが大切です。終了後すぐなら、内容についての記憶も鮮明でモチベーションも高いため、回答をもらいやすいでしょう。また、セミナー開始時や終了時に、アンケート回答のお願いを表示しましょう。アンケートがあると意識してもらえるため、回答意欲の向上が見込めます。
具体的な設問を設定する
アンケートの設問は、具体的かつ質問の意図がわかりやすいことが重要です。よくある質問や曖昧な質問は回答者にスルーされがちです。また、質問の意図が伝わらなければ必要なデータが集まらないため、できるだけ具体的な設問を設定します。
アンケート回答に手間をかけさせない
アンケート回答に時間がかかると回答率が低くなるため、手間のかからない形式にしましょう。例えば、「1.満足した」「2.不満足」のように選択肢を用意する、1～5点のような点数式にするなどして、設問数も最小限に抑えます。
回答者に特典を用意する
特典を用意すると、回答へのモチベーションも上がりやすくなります。例えば、アンケート回答者だけの特別な資料や動画などです。また、特別な企業ノベルティやギフト券なども、回答のモチベーションアップに役立ちます。
アンケートを商談につなげるポイント
アンケートを商談につなげるには、以下の4つのポイントを意識しましょう。
アンケート結果に基づいた営業をする
アンケート結果を基にして、回答者のニーズや関心度合いなどを読み取りましょう。その上で、興味や関心の高い回答者にアプローチをすることが重要です。また、ウェビナーの視聴時間や最後まで視聴したかなどの視聴データも参考にしましょう。
時間を置かない
ウェビナーの開催後、できるだけ早くアフターフォローを行いましょう。ウェビナーの開催から時間が経ってしまうと、その分反応率は下がってしまいます。回答者の記憶が鮮明でモチベーションが高い状態のときに、アプローチすることが重要です。そのため、開催当日、遅くともウェビナー開催の翌日には、メールや電話などでアフターフォローをするとよいでしょう。
継続的なアプローチする
ウェビナー後にアフターフォローを行っても、すぐに商談化しないケースももちろんあるでしょう。その場合でも、諦めず継続的なアプローチが必要です。営業担当者は、見込み客を育成する「リードナーチャリング」に取り組みましょう。もちろん、バックオフィスでアシストできるのであれば、その後の継続的アプローチは別部隊で対応しましょう。継続してタッチを繰り返す中で、見込み客に対して適切なタイミングで有益な情報を提供できれば、商談につながる可能性がでてきます。
MAツールを活用する
MA (マーケティングオートメーション) ツールの活用によって、アンケートなどの情報を効率的に集計・抽出できます。また、お礼メールの自動送信、リードのスコアリングなども可能です。精度の高い顧客管理が可能となるため、効果的な営業に役立ちます。
まとめ
ウェビナーとは、インターネット上で行われるセミナーです。ウェビナーから商談につなげたり、セミナーの質を向上させたりするには、アンケートの収集や分析が重要になります。
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