勤怠管理アプリでタイムカードが不要に｜勤怠管理アプリの基本から選び方も解説
企業のIT化推進が加速するに伴い、勤怠管理にアプリケーションを導入するケースが増えています。ITやデジタル技術を導入し、タイムカードからの脱却を目指している経営者や担当者も多いのではないでしょうか。今回は、勤怠管理アプリの基本からメリットや導入方法まで解説します。自社での勤怠管理アプリ導入の参考にしてください。
目次
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勤怠管理アプリについて
勤怠管理アプリの導入を検討するのなら、勤怠管理アプリの基本情報を知っておく必要があります。ここで紹介します。
勤怠管理アプリとは
勤怠管理アプリとは、スマートフォン、タブレットなどのスマートデバイスを利用して、従業員の出退勤を打刻したり、労働実績を集計したりするアプリケーションサービスです。オフィスに設置されたタイムカードでの打刻が不要となるため、打刻のためだけに会社に戻る必要はありません。
勤怠管理アプリは、従業員の労働状況をデジタル技術で把握します。出社・退社時間の記録、労働時間の集計などをデジタルデータとして扱うことにより、従業員の勤怠を効率よく管理できます。
勤怠管理アプリの機能
勤怠管理アプリには多くの機能が備わっています。アプリによって違いはありますが、基本機能は出退勤の打刻です。従業員がモバイル機能を備えたデバイスに勤怠管理アプリをインストールすれば、アプリから出退勤時の打刻ができるようになります。
直行直帰の申請や休暇の申請、シフトの提出などもデバイスから行えます。移動中や現場からでもデバイスを操作すれば、打刻や申請が可能です。従業員が入力した勤怠データは、自動的に集計されるため、担当者は簡単に勤怠管理できます。
勤怠管理アプリのタイプ
勤怠管理アプリは、タイムレコーダー型・多機能型・他業務連携型の3タイプがあるので、それぞれについて解説します。
タイムレコーダー型
タイムレコーダー型は、1つの事業所や工場などに1台のデバイスを設置して、そこに務める全従業員が共有して打刻するタイプです。勤怠管理アプリをインストールしたモバイル端末を、デジタルな打刻機として使用します。サービスの提供事業者によっては、専用の打刻機を用意している場合もあります。最近ではコロナの影響もあり、接触せずに生体認証 (顔や指紋などで認証する) と打刻と検温を同時に行うようなものも出てきました。
多機能型
勤怠管理アプリの多機能型は、スマホやタブレットなど、モバイル機能を有するデバイスから打刻するタイプです。従業員が個人利用している、または会社が貸与しているモバイル機能付きデバイスに、専用のアプリをインストールして使用します。
不正打刻を防止するために、顔写真や、GPS、ICカードを利用した本人確認機能がサポートされています。従業員の勤怠状況は、自動化されているためいつでも確認可能です。管理者向け機能には、承認処理や労務管理のアラート機能などがあります。
他業務連動型
他業務連動型は、勤怠管理アプリが給与システムや経理システムなどと連動できます。勤怠管理を含めたバックオフィス業務全体を効率化させることも可能です。
たとえば株式会社高宮電気様の場合、勤怠管理システム「 KING OF TIME 」と「 LINE WORKS with KDDI 」 を連携させて業務効率化を図りました。LINE WORKS with KDDI のチャットで打刻した情報が、自動的に勤怠データとしてクラウド上に集計されるのです。
そのため従業員は直行直帰の日であっても、現場からチャットで「おはよう」と打ち込み業務を開始し、業務終了時は「おつかれ」と打つだけで退勤が記録できます。さらにKING OF TIME とクラウド給与管理ソルトを連携させることで、給与計算やWebの給与明細までを一気通貫で行い、大幅な業務改善を実現しました。
このように、業務効率の最大化を目指すのであれば、他のシステムと連動可能な勤怠管理アプリを選ぶことをおすすめします。
勤怠管理アプリを導入するメリット
勤怠管理アプリの導入には、たくさんのメリットがあります。ここでは、まず企業側メリットを5つと、最後に従業員側のメリットを1つ紹介します。
不正打刻を防止できる
タイムカードや手書きの勤怠管理では、不正打刻のリスクの可能性があります。しかし、勤怠管理アプリを導入すればモバイル端末で位置情報を確認でき、マップ上で管理ができるため、不正打刻の防止につながります。適切な勤怠管理が可能な環境であることを社内にアピールできれば、そもそも不正に労働時間をごまかそうという従業員をなくすことも可能でしょう。
労働時間管理がしやすい
働き方改革により、従業員の残業時間が厳しく制限されるようになり、企業は従業員の労働時間の厳密な管理が求められています。その分、以前よりも担当者の負荷が高くなっていることは、容易に想像できます。しかし勤怠管理アプリを導入すれば、求められているレベルの管理を実行しつつ、業務負荷も軽減することが可能となります。
従業員の労働時間を一覧で出力することにより、残業時間の多い従業員を簡単に割り出すことができ、該当する従業員へ労働時間の指導が可能です。勤怠管理アプリなら、従業員自身が自分の労働時間を把握できるため、自己管理により残業時間の超過を防ぐこともできます。
業務の効率化によりコストも削減できる
従業員数が100人を超える企業であれば、従業員の労働時間の集計作業に多くの時間を費やしています。多機能型や他業務連動型の勤怠管理アプリを投入すれば、従業員の打刻とともにリアルタイムで労働時間が自動集計されます。
これにより、業務効率が飛躍的に上がるため、労働時間集計作業に関わる人員を削減できます。削減した人員を他業務に回せば、業務効率向上が可能です。人事や経理などのバックオフィス業務を少人数で賄えるため、人件費の削減にもつながるでしょう。
テレワークなどの多様な働き方にも対応
勤怠管理アプリを導入すれば、働き方改革で進められている従業員の多様な働き方にも対応できます。テレワーク勤務であっても、アプリで始業と終業を打刻できます。
また、外部委託として顧客先へ常駐させている従業員の勤怠管理も可能です。テレワークなど多様な働き方を推進している企業は、勤怠管理アプリにより労務管理がしやすくなるでしょう。
勤怠管理アプリがもたらす従業員のメリット
勤怠管理アプリを導入すれば、会社側だけでなく、従業員のメリットもたくさんあります。タイムレコーダー型であれば打刻が迅速で正確なので、タイムカードの前で並ぶ必要がなくなります。多機能型や他業務連動型であれば、自分のデスクや出先でも出退勤の打刻が可能です。
直行直帰でも、その場で打刻できるため、わざわざ帰社する必要もありません。いつでも休暇申請ができて、勤怠記録の確認もできます。勤怠記録の修正も、いつでも手軽にできるのです。
勤怠管理アプリの選び方
勤怠管理アプリは、自社と自社の従業員に適しているものを選ぶ必要があります。選び方について解説します。
自社のシステムに適しているかを確認
勤怠管理アプリは、自社の環境に適しているかの確認が大切です。まずは、打刻方法を選択します。工場のように1つの場所に従業員が日々集まるような事業形態であれば、タイムレコーダー型がおすすめです。ただし、大きな敷地に多数の従業員を抱える場合や、多様な働き方を推進していて、内勤者も外勤者もいるという場合は、モバイル端末でどこからでも打刻できるサービスを利用するのがよいでしょう。
勤怠管理アプリを利用する場合は、対応OSの確認は不可欠です。自社システムとの互換性や相性も確認し、自社の企業風土に合っているかも確認してください。
自社の予算に適しているか
勤怠管理アプリは料金形態もさまざまです。年間契約のものや、月額で契約可能なもの。申し込みに必要な最低利用者数が決まっているものもあれば、1ユーザーから申し込みが可能なもの、サービス利用開始時の初期費用がかかるもの、かからないものもあります。また、通常の利用料とは別にシステムの更新費や、導入後のサポート費用はオプション契約というパターンもありますので、自社の予算や決済方法に合っているかも忘れずにチェックするようにしましょう。
従業員が操作しやすいか
勤怠管理アプリは、管理者側の業務効率の向上が目的の1つではありますが、従業員が操作しやすいかどうかが大切です。従業員や管理者が操作できなければ、機能性がよくても使いこなせません。使用料や機能が無駄になる恐れもあるため、操作性が簡単でUIがわかりやすいものをおすすめします。
導入決定前のトライアルで、従業員や管理者に操作確認させると、操作性の良し悪しが、より確実に分かります。グローバル企業であれば多言語対応も必要です。
サポート体制の確認
勤怠管理アプリを提供する事業者の多くは、サポート体制が整っていることが一般的ですが、自社に必要なサポートであるかの確認は不可欠です。自社の営業日や営業時間、勤務時間にサポートがなければ、打刻や申請などの勤怠管理が滞るかもしれません。また、サポート方法が、電話かメールかチャットかでも異なります。メールやチャットの場合は、レスポンスの速さまで確認しておきましょう。
勤怠管理アプリ導入の注意点
勤怠管理アプリを導入する際には、いくつかの注意点があります。ここでは、重要な2つのポイントを解説します。
アプリのインストール
勤怠管理アプリをインストールして利用するためには、モバイル機能を有したデバイスが必要です。従業員個人が所有する、スマートフォンなどの端末を使用するのであれば、全従業員の同意が必要となります。
私物のモバイル端末に、会社が必要とするアプリをインストールすることに抵抗を感じる従業員がいてもおかしくはありません。勤怠管理アプリを適正に運用するためには、会社側が業務に適したモバイル端末を準備して、全従業員へ貸与することが望ましいといえます。
業種や業務形態に合っているかの確認
勤怠管理アプリは、さまざまな種類があります。自社の業種や勤務体系に適した、勤怠管理アプリであるかを確認することは不可欠です。勤怠管理アプリの打刻方法は、サービスによって異なりますので注意しましょう。また、打刻以外の多種多様な機能も、自社に適しているかを検討する必要があります。
まとめ
勤怠管理アプリには3つのタイプがあり、それぞれに特徴があります。タイプによってメリットも異なるため、自社に適した勤怠管理アプリを選択しなければ、無駄なコストだけがかかった、という結果になりかねません。慎重に検討しましょう。
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