テレワークで集中できないのはなぜ？従業員の集中力を上げるポイントを解説
感染症の流行や働き方改革などにより、多くの企業がテレワークを導入し始めました。この記事は、テレワークの導入にともない従業員の集中力を高めたい企業の担当者や、経営者などに向けて解説します。
テレワーク環境で従業員の集中力が続かない理由や、従業員の集中力を高めるポイントを紹介します。テレワークに関する従業員の悩みについて理解を深め、従業員の集中力を保つための施策を考えましょう。
目次
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テレワークで集中力が続かない従業員の特徴
テレワーク中、集中力が続かない従業員にはいくつかの特徴があります。ここでは、集中力が続かない従業員の特徴を紹介します。
仕事以外のことをしてしまう
オフィスでは上司や同僚の目が気になります。従業員は、私用のスマートフォンを見るなどの余計な行動を慎み、集中して仕事に取り組みます。
一方、自宅では他人の目という「抑止力」がないため、テレワーク中の従業員はスマートフォンを操作したり、ネットサーフィンをしたり、部屋の片づけをしたりなど自由に行動しがちです。
私生活とのメリハリをつけられない
従業員の心がけにもよりますが、テレワーク中には仕事と私生活のメリハリがなくなりがちです。たとえば、テレワークでは通勤が不要なため、早寝早起きをする必要がありません。一人暮らしで不規則な生活を注意する人がいなければ、出勤連絡をいれたあとで二度寝をする人もいます。
メリハリがつかないまま仕事をすると、仕事の効率が悪くなります。集中できないまま、時間が消費されるケースも少なくありません。
テレワークで従業員の集中力が続かない原因
テレワークで、従業員の集中力が続かない原因はさまざまです。そこで、従業員の集中力が続かない原因を紹介します。
自宅には集中力をそぐ要因が多い
本来自宅とは、家族で過ごす、趣味を楽しむ、休息をとるなどのプライベートな場所です。そのため、オフィスとは異なり、自宅には、テレビやゲーム機、本やスマートフォンなどさまざまな娯楽要素がそろっています。
仕事とは関係のないアイテムが多ければ、従業員は集中力をそがれながら仕事をすることになります。
他の社員の目がない
人の目があるなかで仕事に取り組めるオフィスと比べると、自宅では仕事に身が入りにくくなります。人の目がない自宅ではつい気が緩み、モチベーションが上がらないという人も少なくありません。誰かに見られているという意識がなければ、緊張感が続かず作業効率が落ちる可能性もあります。
同居の家族や家事が気になる
家族と同居している従業員は、テレワーク中に家族の様子が気になり集中力をそがれる場合があります。一人暮らしならば、仕事の邪魔をする人はいません。しかし、家族から話しかけられたり、子どもの面倒をみなければいけなかったりする環境では、落ち着いて仕事ができません。
食事の支度などの家事に時間を取られる、生活音が気になるなどの要因も、仕事への集中を妨げます。
コミュニケーション不足によりモチベーションが保てない
コミュニケーションが不足すると、仕事の効率が低下する恐れがあります。会話をする機会がなければ、新しい考えに触れ、モチベーションが高まる機会が減少するためです。一人暮らしの従業員は、家族に作業を妨害される心配はありません。一方、一日中誰とも話さず作業するうちに、仕事の効率が落ちないように気をつける必要があります。
作業環境が整っていない
自宅には、オフィスのようなデスクや椅子、パソコンなどの設備などがそろっておらず、従業員の集中力が停滞しがちです。たとえば、リビングのテーブルと椅子を使って応急的な作業環境を確保しても、作業効率が落ちるケースもあります。
インターネット環境が整っていない場所でも、仕事上のやり取りがままならず作業効率を引き下げます。
テレワークでモチベーションを高める方法
テレワークにおいて、従業員のモチベーションを高める方法を紹介します。
コミュニケーションツールの活用
テレワーク中のコミュニケーション不足の解消に向けて、チャットツールやWeb会議システムなどのコミュニケーションツールを活用しましょう。コミュニケーション不足は、会社への帰属意識の薄れや生産性の低下につながるため、積極的に解消すべきです。
また、節度を守りつつ、ある程度はプライベートを共有した方がよいケースもあります。たとえば、従業員同士が子どもの名前や顔を知っていれば、子どもが熱を出したときに心配したり、快くフォローしあったりして、スムーズに連携できる可能性があります。
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ルーティンやノルマを決める
従業員がテレワークを効率よく進めるために、業務ルーティンやノルマを設定しましょう。ルーティンやノルマをこなすうちに、業務に対する達成感が得られ、モチベーションを高められるためです。
自由すぎるテレワーク環境では、仕事の効率が低下する可能性があります。その日の気分しだいで、業務の進捗が左右される、仕事の達成度にムラが出ることのないように、従業員のモチベーションを高めましょう。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのルール作りのポイント｜導入に必要な手順を解説」
テレワークで集中力を保つためのポイント
テレワーク中の従業員が集中力を保つために、企業側が従業員を支援するポイントを紹介します。
仕事環境の整備
一般的にテレワークに移行する際には、会社側が、従業員がテレワーク環境を構築できるようサポートします。テレワークのための環境が整っていなければ、仕事中に雑用や不具合が発生し、従業員の集中力が低下する可能性があります。
従業員の集中力向上に向け、パソコンや社用スマートフォンなどの端末を配布し、通信環境も提供しましょう。また、従業員に補助金などを渡すという手もあります。通信費や光熱費、作業に適したデスクや椅子を、必要に応じて個人で工面してもらいましょう。
タスク管理ツールの活用
タスク管理ツールを導入し、管理職と従業員の双方が業務状況を確認できる環境を整えましょう。テレワークの問題の一つが、従業員の進捗管理です。テレワーク環境では、従業員の進捗状況がわかりにくく、管理職側からするとマネジメントが困難な場合があります。また、従業員側としても、監視の目がない環境では気が緩みやすく、オフィスではすぐに終わっていた作業に時間をかけがちです。
テレワークにタスク管理ツールを導入すると、従業員側の気を引き締め、管理職側は進捗をみて業務量を調整できます。従業員が暇だと感じる時間をなくせば、無駄な行動が抑制されます。
育児や家事のサポート制度を考える
ベビーシッターや家事代行サービス関連の、サポート制度を用意しましょう。従業員が必要に応じてサポートを利用できると、テレワークに集中しやすくなります。自宅でのテレワーク中に、家族のことが気になり仕事に集中できない従業員は多いものです。家族に話しかけられたり、家事をしたりすると、集中が途切れてしまいます。特に、保育園が利用できない小さな子どもがいる従業員は、子どもから目を離せないため仕事がままなりません。
KDDI まとめてオフィスの「まとめて福利厚生」では、福利厚生のアウトソーシングが可能です。子育てや介護を含む10,000点以上の種類から、テレワークをサポートする特典を選べます。
評価制度の見直し
テレワーク環境で従業員に成果を出してもらうには、数値で従業員を評価する定量評価への移行が必要です。テレワーク中は、上司は従業員の仕事ぶりを細かく把握できないためです。
企業の人事評価には、成果を数値化して評価する定量評価と、仕事への向き合い方や勤務態度などを評価する定性評価があります。定性評価では、従業員は上司からの見え方を意識して行動します。しかし、テレワーク中は上司の目が行き届かないため、つい仕事に手を抜く人も少なくありません。
定量評価では数値化された従業員で評価を下すため、勤務状況が見えにくい場合でも公正な評価が可能です。事前に評価基準を明確にし、従業員に伝えましょう。
評価制度の見直しについては、こちらも参考にしてください。
「テレワークに適した人事評価をするには？課題や解決策、企業の事例について解説！」
まとめ
オフィスとは異なり、自宅環境には集中力をそぐ要因が多いものです。テレワーク環境でも従業員に集中してもらうために、会社はテレワークをサポートする制度や、評価制度の見直しを検討しましょう。
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KDDI まとめてオフィスのテレワークサポートについては、以下の記事をご覧ください。
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