電子印鑑のセキュリティは安心できる？起こり得るリスクと安全に運用する方法を解説
書類のデータ化が進むにつれ、電子印鑑を使用する会社は増えつつあります。一方、電子印鑑を活用したくても、セキュリティ面を不安視する人も多くいます。とくにビジネス利用では、どのような点に気をつければよいのでしょうか。この記事では、電子印鑑の種類と安全性、法的効力、安全な運用方法などを解説します。
目次
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電子印鑑とは？
電子印鑑とはデータ化された印鑑です。PDFファイルをはじめとするパソコンの電子ファイルに押印できます。この章では、電子印鑑と普通の印鑑の違いについて、法的効力のポイントを交えて解説します。
普通の印鑑との違い
銀行や契約書の締結などで用いられる普通の印鑑には、法的な効力があります。しかし電子印鑑は、一般的な印鑑でいう「認印」程度の効力にとどまります。電子印鑑は電子データを介して誰でも簡単に押印可能です。「押印した者が誰か」が明らかではないと、実印としては使用できません。
ただし、電子印鑑と普通の印鑑との法的効力は、電子印鑑にどのような機能があるのかによって異なります。電子印鑑の種類に関しては、後で詳しく解説します。
電子印鑑の法的効力
電子印鑑で押印した書類であっても、法的効力をもつ場合があります。例えば電子サインや電子署名のようなメール認証や電子証明書などを、電子データに添付して画像化したものです。
また、2005年に「e-文書法」が施行され、今までは紙での保存が義務付けられていた法定保存文書や契約書などが、電子化されていても法的効力のある文書として認められました。電子契約の詳細については、「電子契約とは？普及率や書面契約との違い、メリット、法律などを解説！」も参考にしてください。
電子印鑑の種類
電子印鑑には、大きく分けて2つの種類があります。法的効力のある機能の特徴を交えて解説します。
印影を画像化した電子印鑑
印影を画像化した電子印鑑は、豊富な種類があるうえにパソコンで簡単に作成可能です。ただし気軽に利用できる反面、契約者本人が契約内容を承諾したうえでの契約かは確認できません。本人性が担保されないため、法的効力をもたないと判断される場合もあります。種類の詳細は、後ほど解説します。
印影に選別情報を保存している電子印鑑
印影の画像データに、誰が押印したか、使用者の選別情報が保存されている種類の電子印鑑です。有料の専門ソフトやWebサービスから作成できます。印影の画像化とは異なり、選別情報のある電子印鑑は本人性が担保されます。信頼性が高く、普通の印鑑を使用した場合と同じような法的効力の確保が可能です。
印影を画像化した電子印鑑の種類
印影を画像化した電子印鑑には豊富な種類があり、簡単に作れます。ここでは、代表的な種類を解説します。
Adobe Acrobat Readerで作成した電子印鑑
Adobe Acrobat Readerとは、Adobe Systemsが無償で配布している、PDFファイルの表示や印刷のためのソフトウェアです。スタンプ機能を使用すれば、電子印鑑を簡単に作成できます。自作の印鑑だけでなく、すでに登録されている日付印・検印・ネーム印や、承認済・極秘などの豊富なフォーマットが登録されており、手軽に作成ができます。
印影をスキャナで取り込み画像化した電子印鑑
紙に押印した印影をスマートフォンやデジタルカメラで撮影し、スキャナで取り込んだ画像データをJPEGやPNGなどのファイル形式で保存します。スキャナで保存した印影の画像は、そのままエクセルやワードに貼り付けて電子印鑑として利用可能です。背景の透過処理ができる画像編集ツールがある場合は、印影の背景を透明にすると扱いやすくなります。
エクセルやワードで作成した電子印鑑
エクセルやワードの図形やテキストボックスなどを組み合わせ、印影のようにデザインする電子印鑑です。テキストや図形の色を赤や朱色にすると、印鑑らしい雰囲気がでます。高度なスキルは不要なため、誰でも簡単に作成して電子印鑑の利用ができます。ワードやエクセルを日常的に操作する人にとっては、手っ取り早い手段です。
画像編集ソフトで作成した電子印鑑
Adobe IllustratorやPhotoshopなどの画像編集ソフトを用い、電子印鑑のデザインを利用する方法です。電子印鑑に特化した画像編集ソフトは、費用がかかるものから無料のものまで、豊富な種類があります。エクセルやワードと連携できるものや、複数の画像編集サービスを組み合わせれば、思いどおりのデザイン作成が可能です。
電子印鑑のメリット・デメリット
法的効力の有無とは別に、電子印鑑にはメリットとデメリットがあります。長所と短所を具体的に解説します。
メリット
電子印鑑は印刷コストや朱肉、紙などのランニングコストがかかりません。データ化した書類はメールでのやりとりだけで完結するため、郵送の手間やコストも削減できます。間違って押印しても、印刷しなおす手間や再び書類を送ってもらう煩雑さがなくなります。
また、電子印鑑を使用すれば情報管理がしやすいうえに効率的に業務が可能です。外出先での押印も簡単にできるため、手続きをスムーズに進められます。在宅勤務（リモートワーク）であっても、押印のためだけに出社する無駄がなくなり、さらに働きやすい職場環境になります。
デメリット
一方、電子印鑑にはデメリットもあります。最も懸念されている点はセキュリティ面です。どのようなリスクがあるのかの詳細については後で解説しますが、利用には細心の注意が必要になります。また、有料の電子印鑑には、導入コストがかかります。例えば、デザイン性やクオリティの高さ、オリジナリティにこだわる場合です。
また、クライアント側が電子印鑑への理解がないと、使用そのものが認められないこともあります。実物の印鑑を希望したり、電子データの運用に慣れていなかったりすると、電子印鑑の利用価値は低くなります。
画像化のみの電子印鑑を利用するリスク
印影を画像化しただけの電子印鑑は誰でも簡単に作成できる反面、利用にはさまざまなリスクがあります。危険性について詳しく解説します。
偽造されてしまう可能性がある
画像化しただけの電子印鑑は、誰でも同じ印影を簡単に作成できます。例えば、無料の画像編集ソフトで制作した印鑑は、同じデザインのものをほかの誰かが使っていてもおかしくありません。簡単に偽造される可能性があるため、ビジネスでの利用には不向きです。
印影の画像をスキャンしたものも、画像データから印影そのものをコピーして使われるリスクがあります。よって、スキャンした画像のオリジナル性が高くても、本人性の識別ができないため、ビジネス利用にはリスクがあります。
なりすましで押印される可能性がある
画像化されただけの電子印鑑は、いつ誰が作成して押印したのか定かではありません。第三者がなりすましで契約書や書類に押印する可能性もあります。何らかのトラブルが生じた際に、本当に本人が押印したのか、書類が改ざんされていないかの根拠になりにくい場合があり、注意が必要です。
企業間のやりとりは信頼関係が前提となるため、セキュリティ面での不安がある電子印鑑は、ビジネスシーンに適していないという見方もあります。
電子印鑑を安全に運用する方法
電子印鑑を安全に運用する対策には、どのようなものがあるのでしょうか。ここからは、セキュリティ性を確保し、ビジネスで安心して電子印鑑を利用する方法を解説します。
認定タイムスタンプを発行する
認定タイムスタンプとは、ある時刻に電子データが存在しており、改ざんされていないと示す証明技術です。ペーパレス化が進むビジネスシーンにおいて、利用の促進が見込まれています。認定タイムスタンプを利用すれば、何らかのトラブルが生じた際にも、電子ファイルが存在したという証明になり、会社や個人を守ってくれます。
電子署名と併用すれば、情報の変更点や変更日時、変更者が明確になり、さらに安心して電子データを長期保存できます。
電子証明書を発行する
電子証明書とは、認証局による電子的な本人証明です。インターネットや電子書面における身分証明書のような存在で、書面取引での印鑑証明書に相当します。商業登記では、国・地方公共団体などへの申請や届出の手続きを、オンラインで利用する際の証明書にもなります。電子証明書にも、改ざん防止のタイムスタンプの付与が可能です。
電子印鑑を登録した証明書の発行は、本人性の担保となります。印鑑としての信頼性が高まり、実印と同じような法的効力が認められます。
まとめ
印影を画像化しただけの電子印鑑には、本人性の担保がありません。選別情報のない電子印鑑は誰でも複製できるため、なりすましや偽装のリスクに注意が必要です。
ワークフローを改善する各種サービスやツールを導入するためには、基盤となる通信環境の整備、受け皿となるデバイスの準備やセキュリティ面での対策が必要です。
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