新型コロナウイルスの感染対策の一環としてWeb会議が普及しました。しかし、Web会議の途中で通信が切れるトラブルも多く発生しています。この記事では、Web会議をスムーズに進めたいと考えている企業に向けて、Web会議のトラブルの原因とともに具体的な改善方法を解説します。快適にWeb会議を進めるために、ぜひ参考にしてください。
目次
Web会議の普及
コロナ禍においては、働き方がそれまでと大きく変化しました。テレワークを取り入れる企業が増え、オンラインで仕事を進める場面も多くなっています。離れた場所にいる相手とやり取りする方法のひとつとして、Web会議が普及しました。Web会議であれば相手の顔を見ながら会話できるため、相手がすぐ近くにいるような感覚でやり取りできます。
しかし、Web会議では、途中で映像や音声が切れるトラブルも少なくありません。スムーズに利用するにはトラブルを回避する対策が必要です。
Web会議でよくあるトラブル
Web会議ではさまざまなトラブルが発生しています。ここでは、具体的なトラブルの内容を解説します。
Web会議途中の切断
Web会議で会話をしていると、途中で回線が切れるケースがあります。映像や音声が途切れてしまうと、会話を続行できなくなります。途中で通信が切断されれば、原因を解消するまでWeb会議を再開できません。Web会議の再開までに時間がかかった場合、再度参加できないまま大事な会議が終了する可能性もあります。
音声トラブル
接続状況によっては、Web会議の音声が途切れたり聞き取りづらくなったりするケースもあります。映像ははっきり見えていても、音声が聞こえなければ会話の内容を理解できません。ところどころ音声が聞こえている場合でも、雑音が多いと内容を聞き逃す恐れもあります。重要な会議の内容を聞き取れないと、さまざまな問題に発展します。
映像トラブル
Web会議では映像にも問題が生じる可能性があります。たとえば、Web会議に参加できているにもかかわらず映像がまったく表示されなかったり、映像が頻繁に止まったりするケースがあげられます。また、画面上で共有されている資料を表示できないトラブルも少なくありません。映像をきちんと確認できないと、Web会議がスムーズに進まなくなります。
Web会議でトラブルが発生する原因
Web会議では、なぜトラブルが発生するのでしょうか。ここでは、トラブルの原因について解説します。
デバイスの性能
Web会議では音声や映像による通信を行うため、デバイスの性能もある程度以上である必要があります。性能が不足しているとデータの処理に時間がかかり、トラブルにつながる可能性があります。デバイス本体だけでなく、スピーカー、マイク、ヘッドセットの性能についても、Web会議に参加する前に確認しておきましょう。
アプリの問題
デバイスや周辺機器に問題がなくても、アプリに問題があるとトラブルが発生する恐れがあります。ブラウザを使用する場合は、ブラウザについても確認が必要です。たとえば、アプリやデバイスのバージョンが古ければ、うまく作動しない可能性があります。また、一時的に不具合が発生しているケースもあるでしょう。
回線速度が遅い
Web会議のトラブルは、通信環境によって発生しているパターンもあります。たとえば、速度が遅いインターネット回線を使用しているなら、Web会議の音声や映像も途切れやすくなります。また、状況によっては、プロバイダ側に問題が発生している可能性もあるでしょう。その場合、プロバイダ側で問題が解消されるのを待つしかありません。
Web会議のトラブルを改善する方法
Web会議のトラブルを改善するには、原因を解消する必要があります。具体的な改善方法について解説します。
デバイス・アプリなどの見直し
Web会議でトラブルが発生しているなら、原因となっている機器やツールを見直す必要があります。デバイス、マイク、スピーカーなどが古い場合、性能も低い可能性があります。新しくて性能が高いものに買い替えましょう。また、Web会議のために使用しているアプリに問題があるなら、ほかのサービスへの乗り換えも検討すべきです。
回線速度の向上
デバイスやアプリに問題がないなら、使用しているインターネット回線に問題がある可能性が高いです。回線速度が低いと、高性能な機器やツールを使用していてもWeb会議の通信の品質は悪くなります。回線速度を改善する方法については以下でくわしく解説するため、あわせて参考にしてください。
回線速度について知る重要性
回線速度の問題を解消するには、インターネット回線の契約そのものを変更したり、改めて工事をしたりしなければなりません。そのため、多くの手間やコストがかかります。
インターネット回線を使用するうえではランニングコストもかかるため、慎重に検討したうえで対策を考えるべきです。そもそも回線速度とは何か理解したうえで、最適な回線速度の目安や具体的な対策を把握する必要があります。
回線速度とは
回線速度とは、インターネットでデータを送受信する速度のことです。回線速度はbpsという単位で表現されています。bps は、1秒につき何bitのデータをやり取りできるかを表す単位です。
一般的に、データを受信する際の回線速度を「下り」、データを送信する際の回線速度を「上り」といいます。Web会議ではデータを送受信するので、下りと上りの両方において一定以上の回線速度が必要です。
回線速度の目安
必要な回線速度の目安は、やり取りする内容によっても異なります。たとえば、メールやチャットなら1Mbps程度の回線速度があれば十分です。それに対してSNSの場合、 500kbpsから5Mbps程度が必要となります。
インターネットを介して動画を視聴する際は、 5～10Mbps程度があるとスムーズです。ただし、高画質の動画であれば、 20～30Mbps程度が必要になります。また、大容量のファイルをダウンロードするためには、100Mbps程度の回線速度だと安心です。
インターネット回線の速度の調べ方
使用しているインターネット回線の速度を把握したい場合は、「Fast.com（https://fast.com/ja/）」を使用しましょう。Fast.comは、Webサイト上で簡単にインターネット回線の速度を調べられるサービスです。Netflixが提供しており、Fast.com のWebサイトを開くだけで回線速度を測定できます。
企業に必要な回線速度とは？
企業の業務においては、どの程度の回線速度が必要なのでしょうか。ここでは、企業に必要な回線速度について解説します。
Web会議の回線速度の目安
Web会議では下りと上りの両方のやり取りが発生するため、それぞれで一定以上の回線速度が必要です。Web会議に必要な回線速度の目安は、下りが10～30Mbps、上りが1Mbpsです。下りと上りの両方の回線速度を確認し、十分な速度が出るようにしましょう。
Web会議における速度の注意点
Web会議をスムーズに行えるかどうかは、回線速度だけでなくデバイスやアプリの性能によっても左右されます。また、Web会議ではほかの参加者とやり取りするため、ほかの参加者の回線速度も通信に影響する可能性があります。自社の回線速度だけを改善しても、Web会議のトラブルが解消しない場合があることを理解しておきましょう。
準備すべき回線速度
先程示したWeb会議に必要な回線速度は、あくまでも目安です。同じネットワークを同時に複数人で使用する場合、目安以上の回線速度でも通信に問題が発生するケースがあります。基本的に、回線速度は、同時に使用する人数が増えるほど速度も遅くなるからです。
よって、社内でWeb会議を行ううえでは、同時に使用する可能性のある人数を考慮して回線速度を考える必要があります。すべての社員がスムーズにネットワークを活用できるようにしましょう。
通信速度を向上させるための施策
通信速度を向上させる施策としてはさまざまなものがあります。具体的な施策について解説します。
通信機器の見直し
回線に問題がないなら、トラブルの原因は通信機器にある可能性が高いです。特に通信機器のルータは、経年劣化により性能が落ちます。また、新しい機器を導入している場合でも、家庭用のものを業務のために使用しているせいで性能不足に陥っているケースもあります。通信機器も見直し、改善できる部分がないかチェックしましょう。
通信の品質を下げる
スムーズなコミュニケーションを重視するなら、やり取りするデータ量を減らすのもひとつの方法です。データ量が減れば処理がスピーディに進み、通信速度も早くなります。ただし、音声や映像の品質を下げれば、会議の快適さが低下する可能性もあります。会議の内容も考慮しながら、品質を下げるかどうか決めましょう。
有線接続を利用する
インターネット回線は無線接続よりも有線接続のほうが安定しており、速度も速いです。無線接続は、Wi-Fiのルータの近くに電化製品があると通信速度が遅くなる場合があります。しかし、有線接続はLANケーブルで直接接続するため、外部の影響を受けにくいです。そのため、なるべく速度を速くするためには、有線接続でインターネット回線を利用しましょう。
ネットワーク環境の整備
ここまで解説してきた方法を試しても通信速度を改善できない場合は、ネットワーク環境そのものを見直す必要があります。通信回線やプロバイダの変更を検討し、スムーズに通信できるところと契約すべきです。通信回線やプロバイダの変更は、通信速度を向上させる施策としては最も手間やコストがかかります。しかし、最も効果的な方法でもあります。
特にWeb会議でトラブルが発生して困っているなら、速やかにインターネット環境を整備して最適化しなければなりません。テレワークのWeb会議に支障が出ている場合は、会社からの補助も検討しましょう。
まとめ
Web会議のトラブルにはさまざまな原因があります。原因を把握したうえで、それにあわせた対策をとることが大切です。
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