業務管理とは？必要性やテレワーク環境における業務管理についても解説
業務管理とは、業務を効率化してフローやプロセスを最適化することです。テレワークの導入が増えているなかでは、業務管理をどのように行うかが特に重要になりつつあります。
この記事では、業務管理を効率的に行いたいと考えている企業に向けて、業務管理の必要性やポイントを解説します。役立つツールについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次
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業務管理とは？
業務管理とは、業務を効率的に進め、自社のさまざまな経営資源を適切に管理することです。その結果、自社の利益を最大限に追求します。社内ではさまざまな業務が複雑に関連しているため、全体の業務をまとめて管理しなければなりません。業務管理は、自社の業務をスムーズに進めるうえで重要な役割を果たします。
業務管理の対象
業務管理の対象はさまざまなものがあります。ここでは、業務管理の対象について具体的に解説します。
タスク
タスクとは、大きな仕事を細分化した個別の作業のことです。プロジェクトは細かいタスクが集まって成り立っており、プロジェクトをスムーズに進めるには、個人が担当するそれぞれのタスクを適切に管理しなければなりません。たとえば、優先順位を決めたりToDoリストを作成したりする必要があります。
時間
業務管理では、プロジェクト全体や個人のタスクにかかる時間についても管理します。タスクの内容をチェックして情報を整理し、スケジュールに反映します。時間を細かく計画し管理することで、スケジュールどおりに業務を進めやすくなり、また計画からズレが生じた際にもすぐに気づけますし、全体スケジュールの再調整もやりやすくなります。
顧客
顧客に関する情報の管理も業務管理の一環です。顧客情報をもとに顧客の課題や心情を理解すれば、最適なアプローチ方法を選びやすくなります。顧客管理を徹底することは顧客満足度の上昇にもつながります。また、適切に管理された顧客情報を分析することで、新たな商品やサービスの開発、既存の商品、サービスの改善につながるヒントが見つかることがあります。
勤怠
業務管理には、社員の勤怠管理も含まれています。社員が何時に出勤し、何時間働いたかについて正確に把握し、管理する必要があります。特に残業や有給消化率については注意しましょう。労働基準法に違反した場合、懲役や罰金といったペナルティーが発生します。それだけでなく、企業としての信用失墜にもつながりかねません。
経営全般
事業、組織運営、戦略立案プロセス、売上や利益などについても、適切に管理する必要があります。それぞれのデータは管理するだけで終わらせてはいけません。それぞれの中身を分析して経営上の判断に活かすことが重要です。ただし、経営管理の対象については、企業によっても認識が異なります。
業務管理を行うべき理由
テレワークが増えている状況では、特に業務管理は重要な意味をもちます。テレワークではそれぞれの社員の業務状況を把握しにくくなります。そのため、企業が社員の業務状況を適切に把握し、フィードバックを行うための仕組み作りが必要不可欠です。
社員が出社している場合でも、各部署の業務を一元管理し業務の流れをよりスムーズにすることで、企業全体のスピード感が変わってきます。業務の状況を可視化することで改善点も発見でき、生産性の向上も目指しやすくなるからです。
業務管理をスムーズに進めるためのポイント
業務管理を進めるうえではさまざまなポイントがあります。業務管理をスムーズに進めるために抑えておきたいポイントについて解説します。
評価基準を具体化する
業務管理においては、業務の評価基準を数値や指標で示すことが必要です。評価基準が明確になれば、進捗状況や実施効果もひと目で把握できます。スムーズにいっている部分と課題が発生している部分が明らかになります。課題に対して適切な対策を講じられるようになるため、業務の効率化や生産性向上もしやすくなるでしょう。
PDCAサイクルを何度も回す
PDCAサイクルとは、業務を改善するためのプロセスのことです。Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字をとってPDCAと表現します。業務管理のPDCAサイクルを回す中で、同じミスの繰り返しや、連携に生じる躓きを解消していくことができます。一度PDCAを回して終わりにせず、常にサイクルを回しつづけましょう。また、Check（評価）はしたがAction（改善）の実行に至らなかったというケースもよくあります。必ず改善までをセットで実行することを意識してください。評価基準を高く設定しすぎる、誰が何をいつやるかなどの計画に曖昧性を含む場合、選任した評価者の評価に偏りがあった場合も失敗の原因となりますので注意しましょう。
ツールやシステムを活用する
業務管理をスムーズに進めるには、業務状況を見直すだけでなく、便利なツールやシステムを導入することも検討してみてはいかがでしょうか。ツールやシステムを有効活用することで、それぞれの業務に取り組む社員の負担も減らせますし、会社全体の業務効率化をよりスピーディに実行できるでしょう。まずは自社の状況を正しく把握したうえで、必要なツールやシステムの導入を検討してみてください。
テレワークにおいて業務管理ツールを導入するメリット
テレワークを行っている企業が業務管理ツールを導入すると、さまざまなメリットがあります。具体的なメリットについて解説します。
社員の状況を把握できる
テレワークを導入している場合、社員はそれぞれ別の場所で働いているため、業務状況を把握しにくいです。しかし、業務管理ツールを活用すれば、ツール上から各社員の業務状況を確認できます。アプリケーションの使用状況もわかるので、どのような作業をしているかリアルタイムで把握可能です。社員から会社への細かい報告もしやすくなります。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク時には監視するべき？在宅勤務でも生産性を落とさせないために知るべきこと」
適切な人事評価がしやすくなる
業務管理ツールを使用していると各社員の業務状況を可視化でき、どのような仕事をしているか明確にわかります。通常、テレワークでは業務の様子を把握できないため、成果を評価対象としているところも多いです。しかし、業務管理ツールによる業務状況の可視化を実現すれば、成果を生むまでのプロセスや貢献度も評価対象にできます。
→こちらも併せて読みたい「テレワークに適した人事評価をするには？課題や解決策、企業の事例について解説！」
残業時間を正しく管理できる
テレワークに取り組んでいるときは、社員の近くに同僚や上司がいません。そのため、問題になるような長時間の残業が発生していても、発覚が遅れる可能性があります。業務管理ツールを導入すれば、実際の業務状況に基づいて勤怠の記録を残せます。社員の自己申告だけに頼らずに、実際のテレワークの状況を正しく管理することが可能です。
パフォーマンスを改善できる
業務管理ツールを導入すれば、業務の可視化により問題点も明らかになります。なぜ問題が発生しているかについても解明しやすくなるでしょう。業務の問題点の発見から改善までの期間を短縮し、業務のパフォーマンスをよりスムーズに改善できるようになります。結果、生産性や成果の向上も期待できます。
意思決定の質を高められる
テレワークの業務状況を可視化すると、経営上の意思決定の質も高められます。具体的な判断材料が増えることで、多角的に適切な判断をしやすくなるからです。普段から業務管理ツールを活用していれば、情報が必要になってからわざわざ調査を開始する必要はありません。いつでも正確なデータを確認でき、意思決定が必要になったタイミングで即時に役立てられます。
業務管理に役立つツールの種類
業務管理に役立つツールはたくさんあります。ここでは、具体的なツールの種類について解説します。
人事管理システム
人事管理システムは、社員に関する情報を管理するためのシステムです。すべての社員の個人情報を集約して管理できます。それだけでなく、勤怠、給与計算、年末調整・年度更新・算定基礎、入退社をはじめとした労務手続き、身の上変更ワークフローなど、社員に関する幅広い情報を管理できます。これらの情報を手作業で管理すると手間がかかりますが、システムを活用すれば自動化が可能です。なお、必要な一部の情報のみの管理もできます。
営業管理システム
営業管理システムは、営業のプロセスや商談の状況を管理するためのシステムです。たとえば、顧客情報を管理したり営業日報を作成したりできます。ToDoリストや訪問計画の作成も可能です。営業管理システムを導入すれば、営業活動の効率化に役立てられるでしょう。営業についての幅広い情報をまとめて管理するだけでなく、社内でも共有しやすくなります。
顧客管理システム
顧客管理システムは、顧客情報や顧客との関係性についてまとめるためのシステムです。顧客情報としては、顧客の名前、所在地、電話番号などの基本的な情報を登録できます。それぞれの顧客の状況やニーズについても管理できるため、企業としてきめ細やかな対応を実現しやすくなります。営業活動を効率化できるうえに、アップセルやクロスセルにもつなげられるでしょう。
販売管理システム
販売管理システムは、商品を受注した後の出荷や請求などのプロセスを管理するためのシステムです。主に、卸売業や製造業などの企業で活用されています。商品の状況をまとめて把握できるため、棚卸し作業の際にも重宝するでしょう。システム上では、自社全体の売上や利益なども可視化できます。
生産管理システム
生産管理システムは、自社商品の生産にかかるコスト、原価、品質、納期などを一元管理するためのシステムです。主に、製造業の工場に導入されています。商品の生産状況を可視化し、適切にコントロールするために役立ちます。販売管理システムと連携し、商品の流れを網羅的に管理することも可能です。
会計管理システム
会計管理システムは、企業の会計処理に対応しているシステムです。各種帳票の作成はもちろん、キャッシュフロー管理や財務諸表の作成などの機能も備えています。紙ベースでの会計の業務は煩雑であり、担当者に大きな負担がかかっています。また、人的ミスを誘発するリスクもはらんでいます。会計管理システムを導入してデータで会計処理を行えば、大幅な業務効率化を実現し、経営状況の見える化も可能とします。
まとめ
自社全体の業務を改善するためには、業務管理に注力する必要があります。業務管理の対象は多岐にわたるため、専用のシステムを導入する、ツールを活用するなどをおすすめします。また、これらを快適に利用するためには、受け皿となるデバイスや、通信環境の整備・構築が欠かせません。
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