新型コロナウイルスの流行により、テレワークが推進されています。しかし、テレワークでは勤務実態が把握できないなどの課題があります。数々の問題を解決するために、テレワークの「見える化」が必要です。この記事では、テレワークの見える化によるメリットや取り組み方を解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
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オフィスワークの見える化とテレワークの見える化の違い
見える化とは、業務を可視化することです。「いつ、誰が、どこで、どのような仕事をしているか」を誰にでもわかるように可視化します。オフィスワークの場合、業務の内容や進捗具合などは管理職が自分の目で管理しやすい状況でした。
しかしテレワークでは、オフィスで社員の仕事ぶりや進捗状況などを直接確認することができません。そのため、テレワークの見える化では、従来の見える化よりもより細かい管理が必要です。たとえば、勤怠状況や進行しているタスク、1日の作業内容やタイムスケジュールなど、細かな部分も可視化する必要があります。
テレワークを見える化する時の可視化すべき項目3つ
テレワークの見える化を検討していても、実際にどの部分を可視化すればよいのかわからない人も少なくありません。テレワークでは、どのような項目を可視化すべきなのでしょうか。ここでは、可視化すべき3つの項目を解説します。
1.スケジュール
テレワークは社員の働きぶりを直接見ることができないため、社員それぞれがどのような仕事をしているのか、実際にきちんと作業を行っているかなどの動向把握が難しくなっています。また、情報共有や業務連携、ミーティングなどの日程調整もしにくいです。そのため、業務効率が下がり生産性が低下するなどのリスクがあります。
テレワークで効率的に業務を進めるには、スケジュールの可視化が重要です。今どのような作業に取り組んでいるのか、各社員の作業開始や休憩、勤怠状況など社員それぞれの動向を把握できるようにしましょう。
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2.タスク
タスクの見える化も重要です。その日のタスクや納期、抱えている業務の優先順位などを可視化することで、各社員にどの程度の業務負担がかかっているのか、進捗スケジュールなどが共有できます。
仕事を行う上で急な業務が発生する可能性もあるでしょう。その際、タスクの見える化ができていないと適切に業務を割り振れず、特定の社員にだけ負担がかかる場合もあります。タスクの見える化をすれば、業務を割り振る際の判断材料としても役立ちます。
3.勤怠状況
テレワークはオフィスに出社して仕事をするわけではないため、出勤や退勤、休憩や欠勤などの勤怠状況の把握が難しいです。また、組織内で勤怠管理がしっかり行われていないと、社員ごとのタスクやチーム、個人のスケジュールなどの状況もわかりにくくなってしまいます。
出勤や退勤などを裏付ける情報としては、口頭での報告以外にも、パソコン（PC）のログインやログアウト情報と出退勤情報を照らし合わせることが必要です。勤務状況を直接見られないテレワークでは、特に正確な勤怠実態の把握が必要になるため、見える化が欠かせません。
企業がテレワークの見える化を推進するメリット
企業がテレワークの見える化を推進することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。テレワークの見える化により、大きく分けて3つのメリットが得られます。ここでは、それぞれのメリットについて解説します。
従業員に対して正当な評価がしやすくなる
テレワークは自宅での作業になり、1人で仕事をしている感覚になりやすいため、社員が孤立しやすく不満を抱えやすいといったリスクがあります。たとえば、きちんと働いているのに正当な評価がされていないなどの不満を抱えるケースも多いようです。
見える化によって、社員それぞれの仕事量や実際の勤務時間、成果などの情報が可視化されるため、評価の判断材料が増加します。
また、「労働時間の客観的な記録による把握」が、働き方改革関連法案により義務付けられました。この法案は、タイムカードやICカードなどの情報から、客観的に社員の労働時間を把握しなければいけないというものです。この法案の実行においても、テレワークの見える化は効果的です。
仕事量を適正に割り振りできるようになる
社員それぞれの仕事量や抱えているタスクなどを見える化することによって、社員に対して適正な仕事量を割り振れるようになります。テレワークの場合、実際に働いている姿を見られない、会話などから負担を把握しにくいなどのリスクがありました。
そこで、社員それぞれのタスクや仕事量、作業内容などを可視化することにより、抱えている仕事を視覚的に把握できます。特定の社員の負担が大きい、必要以上にタスクを抱えているなどの問題も見えやすくなるため、負担の大きい社員の仕事を他に割り振るなど、業務負担の均等化にもつながります。
業務を効率化できる
テレワークの見える化は、業務効率化にも役立ちます。テレワークを可視化することによって、タスクが明確化されます。いつまでに何をすればよいのかがわかりやすくなり、社員のスケジュールも立てやすくなるでしょう。
スケジュールどおりに進めるために、あらかじめ必要な資料を用意する、社員同士での情報共有が活性化するなど、効率的な進め方を模索するようになります。業務の効率化によって生産性の向上が期待できます。また、残業も可視化されるため、仕事の量や業務内容などの見直しが可能となり、長時間労働の改善にもつながるでしょう。
テレワークを見える化する方法
テレワークを見える化したいと思っても、どのような方法で見える化すればよいのかわからない人も多いでしょう。テレワークを見える化する方法は、主に4つです。以下では、テレワークを見える化する方法について解説します。
報告に関するルールを作り義務化する
テレワークを見える化するには、報告に関するルールを作りましょう。ルールを作った上で報告を義務化すれば、それぞれの状況を管理しやすくなります。
オフィスワークの場合、気軽に報告や相談ができますが、テレワークではそうはいきません。報告を怠ることにより、業務内容やタスク、進捗状況などが把握しにくくなるため、報告を義務化するとよいでしょう。特に、経験の浅い社員は報告のタイミングが図りにくいため、報告内容やタイミングなどのルールを決めておくと安心です。
ルール作りや義務化は見える化の基本のため、ツール導入前に行っておきましょう。
オンラインツールを利用する
テレワークでは、コミュニケーションや情報の共有がしにくくなるため、オンラインツールを利用するとよいでしょう。たとえば、顔を見ながらミーティングができるビデオ会議システム、気軽に相談や報告しやすいオンラインチャット、情報共有がしやすいクラウドやスケジュール共有などのツールが挙げられます。
オンラインツールにより機能はさまざまですが、すべて導入する必要はありません。ツール導入の目的を明確にし、自社にとって必要なものを選択しましょう。ツールごとの特性や機能を理解した上で、必要な部分にツールを導入することが重要です。
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バーチャルオフィスを利用する
バーチャルオフィスとは、オンライン上の仮想空間に作られた疑似的なオフィスです。テレワーク時の共有ワークスペースとして利用できます。事業者の住所レンタルサービスをバーチャルオフィスと呼ぶケースもありますが、テレワークにおけるバーチャルオフィスとは別物です。
バーチャルオフィスに出勤し、仕事が終わったら退勤するという形を取るため、勤怠管理やタスク管理などがしやすくなります。また、バーチャルオフィスに集まることで相談や雑談がしやすくなる、問題が起こったときも管理職への相談がすぐにできるといったメリットがあります。
企業がテレワークの見える化に取り組む上で注意すべきこと
テレワークの見える化は、正当な評価や業務効率化につながるなど、多くのメリットがあります。しかし、テレワークの見える化に取り組む際には注意しておきたいポイントもあります。ここでは、見える化に取り組む際に注意すべき点を解説します。
見える化のゴールを設定する
テレワークの見える化をする際には、ゴールを設定しましょう。ただ闇雲に見える化を進めるだけでは、効率的な管理方法がわかりにくくなるため、細かなゴールを設定して改革を行うことが重要です。
たとえば、残業時間を1時間削減する、生産性〇％アップというように、曖昧ではなく具体的なゴールを設定しましょう。具体的なゴール、目的があれば、自社にどのツールが必要なのかも明確化しやすくなります。また、より具体的な目的を共有すれば、社員のモチベーションも向上しやすくなるでしょう。
定期的に分析と改善を行う
テレワークの見える化は、ルールの決定やツールの導入で終わりではありません。見える化によってどのような効果があったのか、定期的な振り返りが必要です。見える化の効果などを測定することにより、見える化によって起こった問題点なども把握できます。これらの問題点などを改善していき、よりよい見える化につなげることが重要です。
ツールにより見える化した場合には、さまざまなデータの収集が可能です。データを収集するだけでなく、細かく分析しましょう。データ分析によって、業務効率化や生産性向上などにつながる可能性もあります。
まとめ
テレワークでは勤怠状況やタスクなどが把握しにくいため、見える化が重要です。見える化により、業務効率化や正当な評価などにつながります。これからの働き方に対応するためにも、テレワークの見える化を行いましょう。
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