スマートフォン・タブレットから始めるデジタル化への第一歩

前回はDXに至るまでにはデジタイゼーション（デジタル化）とデジタライゼーション（ビジネスプロセスの変化）のステップが必要だとお伝えしました。

今回は「デジタル化」最初の一歩の踏み出し方を考えます。

デジタル化はなぜ進まない？

そもそもデジタル化が進んでいない企業では、なぜそうなっているのでしょうか。デジタル化が進まない理由は、「したいと思っていない」もしくは「したいと思っていてもできない」のどちらかです。

デジタル化を推進したいと思わない理由として「現状に不満がない」と「費用対効果が見えない」という声がよく聞こえてきます。では現状に不満がなければデジタル化は不要なのでしょうか。答えはNOです。現状に不満がないからと自社でデジタル化を行わなず、もし競合他社がデジタル化した場合、相対評価で競合劣位になってしまいます。コラム第１回でも取り上げましたが、採用力の低下も避けられません。

では「費用対効果が見えない」についてはどうでしょう。費用対効果を高めるには、効果を高めるか投資コストを下げる必要があります。現状で全くデジタル化を進められていない企業におすすめなのは、デジタル化を一気に行うのではなく、投資コストを押さえつつ徐々に浸透させていく方法です。理由は、大きく投資をしても社員が使いこなせなければ「費用対効果が合わない」となってしまうためです。

では、コストを押さえつつ効果が高い投資とはどのようなものがあるのでしょうか？

モバイル＋クラウドツールから簡単に始める

最初の一歩として効果的なのは、社用のスマートフォンやタブレットを支給し、 Microsoft 365 やGoogle Workspace™といった、いくつもの機能をまとめて利用できるクラウド型グループウエアを導入することです。
社用端末の支給により全員がクラウド型グループウエアを利用するための環境が整い、 Microsoft 365やGoogle Workspaceにより、ファイルの共有やコミュニケーションツール、スケジュールの共有など基本的なビジネスツールが利用できるようになるからです。これらの機能は利用する部署を問わない点もおすすめしやすいポイントです。

クラウド型グループウエアでできることの例

「うちは無理」は思い込み？

では、「したいと思っていてもデジタル化できない」場合はどうすれば良いのでしょうか。できない理由は個社ごとに様々あります。「導入の初期コストが高い」、「社員が使いこなせるかわならない」などはよく聞く理由です。

まず導入の初期コストについては、費用対効果の話と同様で「最初にどこまで求めるか？」で変わります。いきなり完璧を目指すのは負担が大きく難しくなりがちです。繰り返しになりますが、まずは導入しやすいところから進めていきましょう。

「社員が使いこなせるかわからない」は難しい問題ではあります。ただ、感染症対策でのテレワーク実施のために、コロナ前までは「デジタル化はうちは無理だね」とおっしゃっていた多くの企業でもクラウド型グループウエアが導入され、どの企業も利用ができています。なかにはずっとFAXを利用していた企業がデジタル化しうまく回っているケースもあります。
つまり、本当に必要に迫られれば使いこなせるというのが実際のところなのでしょう。

ただ、使いこなすためには様々なサポートが必要な部分も出てくると思います。
導入に不安を感じる場合はアフターサポートも行き届いているKDDI まとめてオフィスにご相談ください。