スマホ1台とクラウドツールをフル活用すればここまでできる

これまで、スマートフォンやタブレットなどのモバイルとクラウドツールによる「デジタル化」や、働き方に合わせた「ネットワークのあり方」について考えて来ました。

最終回の今回は、パソコンを使わずモバイルとクラウドツールの組み合わせでどれだけのことができるのかを見てみます。

ベースとなるツールと、専用のツール

グラウドツールには多くの種類がありますが、業務を問わず部署横断で利用するベースとなるツールと、専門業務や部署を限定して利用するツールを分けて考えると導入が必要なツールが見えてきます。

代表的なベースとなるツールとして、Microsoft 365 やGoogle Workspace™などのクラウド型グループウエアがあります。これらはビジネスで必要な基本的な機能を備えており、部署を横断して会社全体で利用することが可能です。

モバイルとベースのツールでここまで可能

【できること】

• 撮影
• 画像、ファイル共有
• オンライン会議
• メール/チャット
• スケジュール共有
• TODO管理
• 資料作成

ほとんどのモバイル機器にはカメラ機能がついているため、撮影が可能です。そしてクラウド型グループウエアにはメールやチャットなどのコミュニケーション機能とファイルが共有できるストレージがあるため、撮影した写真をそのまま外部と共有できます。

具体的な例として、建設業の施工現場での活用法をご紹介します。施工管理担当者が、現場で破損箇所を発見した際、写真を撮影し、顧客に共有します。それを見ながらチャットで対応策を検討することができます。この一連の流れを今までであれば、写真を撮影し、事務所に戻りパソコンに取り込んだあと、メールを送信するという手間がかかっていました。しかしクラウドツールとスマートフォンがあれば、まさにその場でリアルタイムに対応することができます。

他にも顧客を訪問する営業担当者が、訪問と訪問の隙間時間に外出先でクラウドツールを使用してチームメンバーとのオンライン会議に参加し、次の訪問先に持参する資料を共同で編集するということも可能です。

専用ツールとモバイルのみでもここまでできる

【できること（応用編）】

• 画像のレタッチ（ツール：Adobe Lightroom/VSCO）
• 音声からのテキスト起こし（ツール：Group Transcribe/Googleドキュメント）
• 翻訳（ツール：DeepL/Google翻訳）
• 名刺管理（ツール：Sansan）
• 入退出管理（ツール：Akerun）
• 紙資料のPDF化（ツール：Office Lens）

モバイルとさまざまなクラウドツールを組み合わせることで、できることの幅が更に広がります。

たとえば、スマートフォンで写真を撮影し明るさや色味を調整、テキストを音声入力し、その後Googleドキュメントで微調整。写真とテキストを組み合わせて採用ブログを公開する。そんな使い方をしている人事担当者もいます。

他には、取引先から紙で共有された資料をカメラでスキャンしPDF化、一緒に翻訳をかけて英語版を海外支社にも共有することなども可能です。

モバイルとクラウドツールは組み合わせ次第

第3回のコラムでも記載したとおり、個社ごとにこれまでデジタル化が進まなかった理由が存在するはずです。

しかし、未来を見据えると、デジタル化、効率化は必須項目。各社一斉に取り組んでいるタイミングでデジタル化を進めないと、相対的な競合劣位に陥るかもしれません。

過渡期であり、デジタル化による巻き返しが可能な今、社内浸透が比較的容易で導入の高い効果が見込めるモバイルとクラウドツールからデジタル化の一歩を踏み出してはいかがでしょうか。
詳しく知りたい方は資料をご覧ください。