福利厚生をアウトソーシングするメリット・デメリット｜導入手順やサービスの選び方も解説
企業の福利厚生は、従業員の満足度につながる重要な役割があります。福利厚生を担当している部署は、企業内の総務や人事などのバックオフィスが一般的ですが、福利厚生をアウトソーシングする企業も増えています。この記事では、福利厚生のアウトソーシングについて、概要やメリット、注意点などを解説します。自社で導入する際の参考にしてください。
目次
従業員エンゲージメント強化には福利厚生の充実を図ることをおすすめします
福利厚生のアウトソーシングとは
福利厚生の基本を理解するために、福利厚生の定義とアウトソーシングの概要を解説します。
福利厚生の定義
福利厚生とは従業員への給与以外の報酬です。したがって、福利厚生を疎かにする企業は、人材が集まりにくくなります。福利厚生の代表的なものとしては、住宅手当や寮の提供、保養所の提供などがあります。
福利厚生の充実は従業員の満足感が高まり、また、他企業と差別化できることから、求人募集にも有効です。
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福利厚生はアウトソーシングできる
福利厚生は自社で行っているケースが大半です。しかし、限られたバックオフィスの人的リソースで多くの従業員に喜ばれる福利厚生を用意するのは、手間とコストがかかります。
そこで注目されているのが福利厚生のアウトソーシングであり、導入企業は増加傾向にある状況です。上手に活用して福利厚生を充実させているケースも多いことから、導入を検討する価値は大いにあります。
福利厚生のアウトソーシングサービスは2種類ある
福利厚生のアウトソーシングは、大別すると「パッケージプラン」と「カフェテリアプラン」の2種類になります。
パッケージプラン
パッケージプランは、従業員1人あたりの費用を支払って、福利厚生サービスを利用できるプランです。バックオフィスの人員を使わないため、作業効率が高くなります。
幅広い福利厚生サービスが準備されており、コストカットしつつ従業員の満足度を高めることが可能です。自社だけで福利厚生を充実するのは限界があるため、アウトソーシングサービスの活用をおすすめします。
カフェテリアプラン
カフェテリアプランとは、選択型福利厚生制度ともいわれる、ポイント制の福利厚生制度のことです。企業は従業員に対してポイントを与え、従業員は使いたい福利厚生を選んでポイントを使って利用します。独自色が強い福利厚生を打ち出したい企業に向いています。
福利厚生をアウトソーシングするメリット
福利厚生をアウトソーシングするメリットについて、代表的なものを3つご紹介します。
福利厚生の充実を実現できる
福利厚生を提供するアウトソーシングサービスでは、多種多様な福利厚生をラインナップしています。サービスの導入により、従業員は豊富な選択肢から福利厚生を選んで利用できます。
たとえば、レストランでの食事や映画館の利用、介護福祉サービスの利用などです。企業は福利厚生の充実を実現でき、従業員は満足できる福利厚生を受けられます。
福利厚生のコストを下げられる
アウトソーシングサービスの導入により、福利厚生のコストダウンが見込めます。会員数またはクライアント数が多い福利厚生サービスは、スケールメリットを活かして割安な料金でサービスを提供しできるからです。
アウトソーシングの利用にかかるコストは、従業員1人あたり100円～1,000円程度が目安です。中小企業でも大きなコストをかけずに福利厚生の充実が図れます。
人事部の業務負担を軽減できる
福利厚生を担当している部署が人事部という企業は少なくありません。人事部が担当していなくても、福利厚生の大半はバックオフィスが担当しています。
アウトソーシングサービスの活用によって、バックオフィスの業務負担を大幅に軽減できます。従業員はコア業務に専念できるため、作業効率も上がるでしょう。
福利厚生をアウトソーシングするデメリット
福利厚生のアウトソーシングにもデメリットがあります。ここでは、注意を払わなければならないデメリットを3つご紹介します。
アウトソーシングによる福利厚生利用者の減少
福利厚生のアウトソーシングを利用することにより、福利厚生を受けるための手続きが変わります。新たな手続きや慣れない手続きについて、煩わしく感じる従業員がいるかもしれません。
福利厚生を利用するハードルが上がれば、サービスを利用する従業員が減る可能性もあります。従業員が困らないように、サービス利用の手順や方法について周知する仕組みが必要です。
施設の予約が取りづらくなる
福利厚生のアウトソーシングサービスは、スケールメリットによる割引が見込めるほど会員数が多くいます。しかし、各サービスは福利厚生サービスの利用者でシェアしているため、目的のサービスを希望に沿う形で利用できるとは限りません。
たとえば、人気の高いレジャー施設やレストランの予約が取りづらくなる可能性もあります。特にオンシーズンは利用者が増加する点に注意しましょう。
福利厚生が利用されなくてもコストが発生する
福利厚生のアウトソーシングサービスを導入しても、従業員にとって魅力的に見えなければ利用が進まないかもしれません。福利厚生のアウトソーシングサービスは、従業員が利用しなくても費用だけは発生します。
積極的に利用したくなる福利厚生を導入するために、たとえば、従業員へアンケートを行うのもひとつの方法です。
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福利厚生のアウトソーシングを行う手順
福利厚生のアウトソーシングを導入するためには、順序があります。ここでは、注意すべき点を踏まえて手順を解説します。
1.福利厚生の現状分析
福利厚生のアウトソーシングを進めるには、現状を把握することが大切です。福利厚生の利用状況や従業員の満足度、コストなどを確認します。
会社の経営方針との整合性も確認し、経営方針にそぐわない福利厚生もピックアップします。シーズンによって利用率が異なる福利厚生は、月別の利用状況を把握しましょう。
2.導入目的の明確化
次に、福利厚生のアウトソーシングを導入する目的を明確にします。企業によって目的の詳細は異なるものの、多くの企業が目的としている項目があります。
たとえば、従業員の満足度向上やコストダウン、新規採用を目的とした福利厚生の強化などです。目的が明確になれば、必要な福利厚生が可視化され、現在の自社に適したサービス選定が可能となります。
3.アウトソーシングサービスの選定
福利厚生の現状分析を行い、導入目的が明確になったら、従業員に適したアウトソーシングサービスを選びましょう。サービスの選定にあたっては、福利厚生の種類やサービス内容以外にコストや導入方法の確認も欠かせません。申請から利用開始までの流れも確認し、できるだけスムーズに導入できるサービスを選ぶことが大切です。
4.アウトソーシングサービスを契約する
自社に適したアウトソーシングサービスが見つかったら、契約に進みます。契約後は、従業員に周知したうえで利用を促進することが大切です。
複数の従業員から「知らなかった」と言われるような周知方法では、福利厚生をアウトソーシングした意味がありません。社内報やパンフレット、社内メール、朝礼・終礼など、あらゆる機会を活用して周知し、サービスの利用を促しましょう。
福利厚生のアウトソーシングサービスの選び方
ここでは、サービス利用の満足度を高めるために、福利厚生のアウトソーシングサービスの選び方を解説します。
料金体系のわかりやすさ
福利厚生のアウトソーシングサービスは、料金体系が統一されていません。各事業者がそれぞれの料金体系で福利厚生を提供しています。
支払い方法も月極や年払い、従業員が利用した分だけ支払う方法などさまざまです。福利厚生のアウトソーシングサービス選定の段階や見積もり時に、料金体系や支払い方法などを確認することが大事です。
会員数の多さ
会員数の多さは、福利厚生のアウトソーシングサービスを選ぶうえで重要なポイントです。サービス内容が充実しているからこそ会員数が多いと考えることができるので、福利厚生サービスを選ぶ際は会員数にも注目しましょう。
一般的には、利用者数が多いとスケールメリットを活かせるため、割引率が高くなる傾向にあります。会員数を基準としたサービス選定により、コストを抑えつつ従業員の満足度が高まるような福利厚生の提供が可能です。
運用サポートの手厚さ
アウトソーシングサービスを選ぶ際は、導入後のサポート体制も重要なポイントです。サービスの導入後は従業員の利用を促す必要があるものの、自社の労務や人事スタッフがすべて対応するのは業務負担が大きくなってしまいます。
従業員の福利厚生利用を促進させるためにも、アウトソーシングサービスを運営する企業の導入事例やサポート体制を確認しましょう。
福利厚生をアウトソーシングする際の注意点
福利厚生をアウトソーシングする際には、注意を払わなければならないポイントがあります。導入に関する重要ポイントを2つ解説します。
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契約期間を確認する
アウトソーシングサービスによって契約期間は異なるため、導入前に確認が必須です。契約期間が短い場合は、利用状況に応じてサービスを見直すことで、適正なコストを保つことができます。また、契約中におけるプラン変更の可否についても確認しましょう。
契約期間が長く、途中でプラン変更ができない福利厚生サービスを利用した場合、従業員の利用率が伸びなくても費用が発生し続けます。
導入後に利用分析する
福利厚生のアウトソーシングは、導入後の利用分析や従業員の満足度などを定期的にリサーチしましょう。アウトソーシングをする目的に照らしあわせて、利用状況を検証することが重要です。結果として目的を達成できていない場合は、サービスの変更を検討する必要があります。
まとめ
福利厚生の充実は、従業員が自社で働く満足度の向上につながり、求人募集では自社の魅力を向上できます。つまり、自社の企業価値を高める要素のひとつとなります。福利厚生は自社のバックオフィスが担当している企業が大半でしたが、アウトソーシングする企業も増えています。
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