ABWの導入で生産性が上がる5つの理由｜導入する手順や注意点なども解説
ABWとは、仕事の場所を制限しない自由な働き方の1つで、生産性の向上が期待できるとして注目されています。しかしABWによって生産性がどう上がるのか、導入のやり方などに疑問を持つ人も多いでしょう。この記事では、ABWの特徴や生産性アップにつながる理由を解説します。また導入方法や注意点もあわせて紹介します。役立ててください。
目次
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ABWとは
ABWとは「Activity Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）」の略で、働く時間や場所を業務内容にあわせて従業員自ら選択できる制度のことをいいます。ワークライフバランスを重視するオランダ発祥の働き方で、業務の遂行に問題がなければ、仕事の場所は席、社内に限定されません。
よく似た制度で「フリーアドレス」がありますが、これは基本的にオフィス内のどの席で仕事をしてもよいというもので、ABWは席ではないスペースや、社外の場所でも仕事ができることが大きな違いです。
ABWを導入する目的
ABWを導入する会社は増加傾向にありますが、どのような目的で導入されているのでしょうか。ABW導入の主な目的を確認しましょう。
生産性の向上
ABWでは、従業員が自ら気持ち良く仕事のできる場所を選択することで、生産性の向上が期待できると考えられています。ABWによってストレスが軽減し、効率のよい仕事、離職率の低下、最終的には業績アップなどにつながる可能性があるでしょう。
従業員満足度の向上
ABWを実践すると従業員が自分で労働内容にあわせて働く場所を選べるようになるため、満足度がアップしやすいことがメリットです。仕事以外のことをする時間も取れるようになればワークライフバランスの実現にもつながります。
ABWで生産性がアップする理由
ABWが実現すると生産性がアップする、と盛んにいわれていますが、それはなぜでしょうか。ABWによって生産性がアップする理由を解説します。
業務に最適な環境を選べる
業務内容にあった環境を従業員が自分自身で選択できれば、集中力が上がって生産性が向上する可能性が高いといえます。例えばチームでの仕事がある日は、お互いに会話のしやすいオープンスペースで話し合いながら仕事ができます。一方で、黙々と資料を作成する場合には1人用の個室を利用すれば集中しやすいでしょう。
また、1人で資料を作る作業もカフェスペースのほうがはかどる人もいるなど、同じ仕事だったとしても、最適な環境が個人個人で違うケースもあります。
リフレッシュしやすい
仕事をする場所を変えること自体がリフレッシュになるため、ABWはリフレッシュしやすい働き方であるといえます。
適度にリフレッシュすることによって、創造性が高まり新しいアイデアが浮かびやすくなる側面もあります。メンタル面でストレスが蓄積するリスクも抑えられ、離職率が下がることも考えられるでしょう。さまざまな意味でリフレッシュしやすいことは生産性向上につながります。
業務効率化が実現する
ABWでは必然的にペーパーレス化が必要です。すると紙の資料を探す時間が削減されるなどの理由で、業務効率の改善が期待できます。これ以外にも、オンライン化された環境下ではオフィスに集まらなくても、チームメンバーがそれぞれ外出先から会議に参加するなど、移動の時間や交通費を省くことも可能です。
ほかにも適度なリフレッシュで各々の仕事の手が早くなるなど、さまざまなメリットが生じる結果、会社としての生産性が上がると考えられます。
従業員満足度がアップしやすい
ABWによってワークライフバランスが実現することで、従業員のモチベーションが上がる可能性があります。これによって従業員の仕事環境に対する満足度は向上するでしょう。
仕事に対する満足度の向上は、生産性の向上に直結しています。なぜなら、従業員は満足度の高い仕事に対して、主体的に頭や体を使い動くようになるためです。仕事に対して主体性を持つ従業員同士は、互いに連携を取ることも増え、質の高い仕事をするようになると考えられます。
優秀な人材が集まりやすい
従業員の満足度が高い会社は、優秀な人材が集まりやすいといえます。まず既存の従業員は満足度が高ければ離職を考える可能性が低く、人が定着しやすくなるでしょう。加えて、求職者にとっても人が定着する会社は居心地のよい会社として認識できるため、優秀な人材からの応募も期待できます。
そして優秀な人材は仕事の質がよいため、会社全体の生産性の向上につながります。また人が定着すると採用自体を少なく抑えられ、採用にかかるコストも縮小できるでしょう。
ABWの導入方法
ABWのメリットを見て、導入を考えている会社もあるかもしれません。ABWの導入方法のポイントを紹介します。
1.導入しやすい・しにくい職種を把握しておく
ABWはメリットの大きな働き方ですが、すべての職種にABWが適しているわけではありません。ABWを導入しやすい職種と、しにくい職種を把握しておきましょう。
導入しやすい職種の例としては、営業職、企画職などがあります。営業職の場合は外出する機会も多く、企画職も同じ場所にずっと座っているとアイデアに煮詰まることもあります。特定の席に長くいなくても仕事ができるような職種、クリエイティブ能力が問われる職種にはABWが適しているといえるでしょう。
一方、導入しにくい職種の例としては、研究職、開発職などがあります。こうした職種では、業務にたくさんの資料や道具を使うことも多く、同じ席で長期間にわたって仕事をすることが欠かせません。また、機密事項を扱う部署も避けた方がよいでしょう。
2.社内の現状を調査する
ABWを導入しようと考えている場合、社内の現状をよく調査することが望ましいでしょう。何よりも従業員がABWという働き方を望んでいるのか、ニーズを調査する必要があります。
従業員の意向を調査したい場合は、アンケート調査がおすすめです。匿名調査などで要望を調査してみましょう。その際、アンケート対象の社員にABWがどういうものかを解説する必要もあります。ABWがどのようなものかをまだ認知していない人も一定数いるため、丁寧な説明を心がけましょう。
3.自社に適したレイアウトを考える
社内でABWの導入が決まった場合、自社に適したレイアウトを考えなければなません。レイアウトを決めるためには、ABWの目的を明確にし、ルールなどを決めることから始めるとよいでしょう。
ABWにおけるルールとは、勤怠管理、人事評価などの面における決めごとです。またせっかくABWを実施しても働く場所が固定してしまうことを避けるため、場所の使い方、私物の置き方といったルールも必要になります。これらを考慮しつつどのようなワークスペースが最適か案を出し、レイアウトを決定しましょう。
4.家具・備品などをそろえる
3.で決めたレイアウトの実現に必要な家具・備品などをそろえる必要があります。従来のようなデスクが減らされる一方で、グループスペースのテーブルや、個室、カウンターといった設備です。ABWで最も経費がかかるのはこの部分といえるでしょう。
5.実行する
準備ができたら、ABWを実行にうつします。ABWは最初から成功するものではありません。むしろ、試行錯誤をしながら自社に最適なかたちを見つける必要があります。
勤怠管理、人事評価など、従業員が不満を感じやすい部分は特に重点的にケアしましょう。ワークスペースについても、席数の不足や余剰など改善の余地はあります。定期的にアンケート調査などを行って、環境改善を続けることが大切です。
ABWを導入する際の注意点
ABWの導入には注意点もあります。特に注意しておきたい点について解説します。
帰属意識・コミュニケーション低下への対策
ABWでは主体的に職場環境を選択できる反面、会社に対する帰属意識が低下したり、コミュニケーションの頻度・質が落ちたりしやすいことが懸念されます。
こうした問題を解決するためには従業員にABWを導入する目的を伝えたり、チャットツールをうまく活用したりといった工夫が必要です。また社外のカフェで仕事をする社員が多いようなら、社内にカフェ空間を設置するなどの工夫をすると従業員の帰属意識を高めることができます。
導入事例を確認する
自社で新しくABWを始めようと考えているならば、他社の導入事例を参考に、自社におけるABWのイメージを固めていきましょう。
他社の導入事例として該当するのが、導入目的、解決したい課題、導入する環境、ABW推進における施策などです。例えばABWによって勤怠管理に支障が出る可能性を考えているなら、同じような問題を解決した事例を参照してみるとAI顔認証を利用した勤怠管理を導入しているケースなどがみられます。同様に自社と似た課題を解決した事例を確認してみるのがおすすめです。
まとめ
ABWは生産性や従業員満足度を向上させる可能性があるため、社内でニーズがあるならばぜひ取り組みたい働き方であるといえます。ただし、ABWの導入にはいくつかの課題もあり、1つずつ解決をするのが難しいと考えている会社も多いのではないでしょうか。
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