フリーアドレス制におすすめの収納方法5選｜選び方や収納のポイントも解説
フリーアドレス制を採用すると従業員の固定席はなくなります。前もって荷物の収納方法を考えておかないと、業務に支障が出かねません。この記事では、フリーアドレス制における収納の課題や、役立つ収納グッズなどを解説します。整理整頓のコツも紹介するので、参考にしてください。
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目次
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フリーアドレス制とは
フリーアドレス制とは、従業員の固定席を用意せず、出社したときに好きな席に座ってよい制度です。ただし、固定席がないため収納するスペースもなくなります。フリーアドレス制に円滑に移行するためには、持ち運び可能なパソコン（PC）や収納グッズが必要です。
フリーアドレス制のメリット
フリーアドレス制を採用すると、企業は以下のメリットを得られます。
・働きやすい席を選べるため、生産性が向上する
・部門を超えた交流が生まれる
・部門の垣根を超えた情報共有によってアイデアや企画が生まれる
・オフィスの整理整頓が保たれる
このようなフリーアドレス制のメリットを活かすためには、制度を始める前に収納問題を考えておくことが大切です。
→こちらも併せて読みたい「環境が変わると意識が変わる！固定席を持たないフリーアドレス制のメリットとは」
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フリーアドレス制の収納に関する3つの課題
フリーアドレス制で、収納への配慮不足から引き起こされる課題を解説します。
1.作業スペースが散らかりがちになる
固定席と異なり、デスク周辺に収納スペースがないため、仕事に使うものもデスク上に置くことが増えます。さらに、私物の収納スペースがない場合、従業員は作業スペースに私物を持ち込むようになるかもしれません。そうなると、作業スペースが乱雑になり散らかった印象を与えます。見た目の問題ばかりではなく、仕事に必要なものをすぐに見つけられなければ作業効率が低下します。
2.物の紛失や盗難が発生しやすくなる
収納が少ないオフィスでは、従業員が席を離れるときに物を置きっぱなしにしたり、回収し忘れたりするリスクが増えます。また、固定席ではないため周囲の人が席の利用者を把握しきれず、所有者以外の人がデスク上の物を触っていても気づかれにくくなります。そのため、紛失や盗難の発生リスクが高まってしまうこともフリーアドレス制の課題です。
3.情報漏洩のリスクがある
重要書類やサンプルなどを放置してしまうと、情報漏洩につながるおそれがあります。特に、社外の人も出入りするオフィスでは、セキュリティへの配慮が求められます。フリーアドレス制に移行する前に、機密情報を収納する場所や収納に関するルールを整備しましょう。
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フリーアドレス制におすすめの収納方法5選
フリーアドレス制で導入したい収納グッズについて、選び方にも触れつつ紹介します。収納グッズのラインアップは以下のとおりです。
・個人ロッカー
・キャスターやワゴン
・社内持ち運びバッグ
・共有の文房具や備品の収納アイテム
・共有書類のロッカー
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1.個人ロッカー
個人ロッカーは、作業に使わない私物や個人で利用する書類や書籍などを収納するスペースです。限られたスペースを効率よく使うには、内部にファイルケースなどの収納グッズがあると便利です。
従業員は、出社後に私物を個人ロッカーに入れ、仕事に必要なものを取り出してから作業スペースへと移動します。退社する際は仕事に使った物をしまい、私物はすべて取り出すことで常にきれいな状態を保てます。
個人ロッカーの選び方
個人ロッカーの容量は、私物と仕事に使う物が収まるスペースが必要です。容量が広すぎるとオフィスのスペースを圧迫するため、適切な容量を検討してください。ロッカーのデザインは、オフィスのインテリアにあわせて選びましょう。
機能面では、セキュリティを重視して、ICカードなどで施錠できるタイプがおすすめです。また、メールボックス付きのタイプを選ぶと、固定席がなくても書類などを従業員に届けられます。なお、コートなどかさばる物は個人ロッカーには収納しにくいと考えられます。多人数で使うクローゼットも検討しましょう。
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2.キャスターやワゴン
コンパクトなキャスターやワゴンは、作業スペースのそばに設置して荷物置き場にしましょう。キャスターやワゴンには、財布など個人ロッカーに置きたくない貴重品や、その日に使う書類などを置きます。
従業員に1台ずつキャスターやワゴンを割り振れば、床に物を置かずに済み、オフィスの整理整頓を守れます。
キャスターやワゴンの選び方
書類やPCなど作業スペースに持ち込む量が多いと想定できる場合は、収納力を重視してキャスターやワゴンを選びましょう。貴重品を入れたバッグを掛けるなら、サイドフックがあるタイプが便利です。
天板の高さがデスクと同じキャスターやワゴンを選ぶと、荷物置き場に使いつつも作業スペースとしても使えます。また、オフィスが狭いときは、作業スペースの下に収納できる高さのキャスターやワゴンを選び、スペースを節約しましょう。
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3.社内持ち運びバッグ
社内持ち運びバッグは、ミーティングなどで場所を移動するときに荷物をまとめるために使います。しっかりした造りのバッグであれば、キャスターやワゴンの上に置くと簡易的な棚として使え、作業スペースに書類を広げずに済みます。
社内持ち運びバッグは、従業員自身が用意しても問題ありません。しかし、働きやすい環境を整えるなら、バッグを社内で購入し備品として共有することも検討しましょう。
社内持ち運びバッグの選び方
持ち運びたい物によって、適したバッグは変わります。PC・書類・個人のペットボトルなど、持ち運びたいものを収納できるサイズを選びましょう。細かい荷物が多い場合は、小分けポケットやペン差しなど、仕切りが多いバッグを選ぶと整理整頓が簡単です。
また、肩にかけられるタイプの持ち運びバッグなら、両手が使えるため手提げタイプよりも機動性が高まります。
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4.共有の文房具や備品の収納アイテム
共有の文房具や備品の一例を、以下に示しました。
・ハサミ
・カッター
・画鋲
・クリップ
・ホッチキス
・定規
・メモ用品
・のりやボンドなど
・修正テープや修正ペンなど
・テープ類
・筆記用具類
・工具類
・ファイル類
文房具や備品の物量・形・サイズなどにあわせて、共有の引き出しや棚、ロッカーなどを準備しましょう。
共有の文房具や備品の収納アイテムの選び方
文房具や備品には、クリップなどサイズが小さい物も少なくありません。整理整頓して収納しなければ、必要な物を見つけにくくなります。
おすすめの収納グッズは、透明または半透明で、アイテムごとに小分けできるタイプです。また、小分けしたケースごとに写真やラベルなどで中身の情報を表示すると、使い勝手が良くなります。
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5.共有書類のロッカー
書類を共有して閲覧すれば、トータルで保管する書類の量を減らせるため収納スペースを削減できます。オフィスに残す共有書類の特徴は以下のとおりです。
・多くの人が必要とする書類で、閲覧頻度が高い書類
・閲覧頻度は低いものの、電子データ化が困難な書類
電子データ化が困難な書類には、カタログやマニュアルなどページ数が多い書類や、原本を保管すると法律や、社内ルールで定められている書類などが挙げられます。
共有書類のロッカーの選び方
オフィスのスペースにもよりますが、コンパクトなロッカーを選ぶと作業スペースを圧迫しません。共有書類のロッカーサイズを選ぶ際は、部門ごとに書類の量を確認するのがおすすめです。
また、共有書類には機密書類も含まれていると考えられるため、施錠できるロッカーを選び防犯上のリスクを軽減しましょう。
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フリーアドレス制の収納に関する5つのポイント
フリーアドレス制は、ポイントを押さえた収納によって、効率性を高めつつ、整理整頓された状態を保つことが可能です。収納に関する5つのポイントを解説します。
1.収納のルールを周知する
収納のルールを決め、従業員に周知しましょう。せっかく収納グッズを用意しても、ルールがわからないと従業員に利用されない場合があります。収納のルールの一例は、以下のとおりです。
・仕事で使用しない物は個人ロッカーに保管する
・席を離れるときに荷物を出しっぱなしにしない
・退社する際は個人ロッカーに荷物を片付ける
2.臨時の私物置き場を用意する
キャリーケースなどの大きな荷物や大人数での利用を想定し、ゆとりのある一時的な私物置き場の確保も検討しましょう。
出張してきた人や、商談で訪問してきた人の荷物など、個人ロッカーに収納できない物の置き場も必要です。適当な場所に物を置いてしまうと、作業の妨げになるばかりか、紛失や盗難も懸念されます。
3.個人ロッカーの割り当てを定期的に替える
個人ロッカーを使い続けていると、自分が所有するロッカーだと勘違いする従業員も出てきます。個人ロッカー内がプライベートの物で溢れかえっていたり、整理整頓せずに使っていたりすると、仕事に使う物の管理にまで支障をきたすかもしれません。個人ロッカーが私物化されないためにも、定期的に割り当てを変更するとよいでしょう。
4.ペーパーレス化で収納スペースを減らす
保管している書類が多い場合、電子データ化によって収納スペースの圧縮が可能です。不要な書類や、原本が残っている書類は廃棄し、可能なものは電子化すると「紙の書類」を減らせます。上述した共有書類は、原本以外は廃棄しましょう。ただし、特定の契約書など電子化ができない機密書類や、原本での保管が必要な書類は、誤って捨てないように注意してください。
ふたたび書類が増えないように、印刷を防ぐためのルールを作る、定期的に削減の機会を設けるなどの取り組みも重要です。
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5.収納のルールが守られる施策を取り入れる
従業員がフリーアドレス制に慣れないうちは、収納のルールが守られない場合もあります。以下の施策を実行すると、収納のルールが守られやすくなります。
・就業時間中に整理整頓する時間を設ける
・部門ごとの収納担当を任命し、見回りをしてもらう
・収納のルールをポスターで貼る
・フリーアドレス制の意義や収納の大切さを従業員に説明する機会を設ける
PC購入をご検討中なら、まずはKDDI まとめてオフィスにご相談ください
まとめ
フリーアドレス制を効果的に運用するためには、ルールの整備が欠かせません。個人ロッカーやキャスター・ワゴンなどの収納グッズを用意したうえで、収納のルールが守られる施策も導入しましょう。
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