近年、在宅勤務を導入する企業が増えています。一方で、よくわからずに在宅勤務を導入し、さまざまなトラブルに見舞われている企業も少なくありません。効果的な在宅勤務を実現するには、システムを導入する前に、メリットやデメリット、導入のポイントを理解することが必要です。この記事では、在宅勤務とは何かについて、テレワークとの違い、メリット、効果的に行うポイントなどを交えて解説します。
目次
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在宅勤務とは
在宅勤務とは、テレワークの一種です。企業に雇用されている人が、自宅で仕事をすることを指します。企業との連絡は、インターネットや電話、FAXなどを介すことが一般的です。毎日在宅勤務するケースよりも、対象者が週1〜2日程度で在宅勤務を実施する企業が多い傾向にあります。
在宅勤務とテレワークの違い
テレワークは、ICT(情報通信技術)を活用した、柔軟な働き方です。別名｢リモートワーク｣ともいいます。テレワークを細かく分類すると、｢在宅勤務｣｢モバイルワーク｣｢サードプレイスオフィス勤務｣の3つに分けられます。
在宅勤務はテレワークに含まれる働き方の一つです。一般的に、テレワークは在宅勤務よりも広い概念として考えられています。
在宅勤務が注目される理由
働き方改革の一環として、柔軟な働き方の実現が企業に求められています。長時間労働の是正や労働生産性の向上など、日本の働き方にはクリアすべき問題が数多くあり、その解決策として注目されるのが、在宅勤務です。
在宅勤務は災害時に帰宅難民になることの回避や、ワークライフバランスの改善など、時流に即した意識の変化に対応できるため、働く側の在宅勤務に対するニーズも高まっています。
在宅勤務のメリット
在宅勤務にはさまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのかを解説します。
オフィス出勤に問題が起きても事業を継続できる
台風や地震、感染症などでオフィス出勤ができなくなっても、在宅勤務を採用している企業は、事業の安定的な継続が可能です。
特に、オフィスへの勤務が必ずしも必要としない職種の場合、自宅を含めたあらゆる場所で仕事ができる環境を整えておくことは、不足の事態が生じて事業が停止するリスク回避にも繋がります。
コスト削減できる
在宅勤務を導入すれば、オフィスに従業員一人一人の席を用意する必要がなくなります。また、社内で働く人数を少なくすれば、小さなオフィススペースでも仕事ができるようになるため、オフィスの規模を縮小させ、賃貸オフィスのランニングコストを抑えることが可能です。
さらに、オフィスに通勤する人が少なくなる分だけ、交通費のコスト削減にも繋がります。
離職率の低下・人材確保
在宅勤務が実現すれば、子育てや介護などで出社が困難な人の雇用を存続させられます。毎日出社できないことを理由に退職を検討している場合、在宅勤務を可能とすることで退職理由がなくなります。また、在宅勤務という働き方の選択肢が増えることで、経験豊富な人材や、実力のある人材の確保にも繋がります。
特に、ワークライフバランスを重視したい人に在宅勤務は評価されやすい傾向があります。在宅勤務が実現し、柔軟な働き方ができれば、優秀な人材の獲得にも繋がります。
業務効率化に繋がる
在宅勤務が実現すれば、通勤による負担や、オフィスでのストレスなどから解放されることで、業務効率化に繋がります。オフィスにいることで突発的に生じる予定外の打ち合わせや会議などを避けられるため、集中してコア業務に取り組める点もメリットです。
日常的に業務効率化が進めば、企業全体の生産性の向上も期待できます。
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在宅勤務のデメリット
効果的な在宅勤務を導入するには、デメリットの理解も必要です。ここでは、在宅勤務の代表的なデメリットを解説します。
セキュリティ対策が必要になる
在宅勤務するには、自宅で仕事をするために、社外へのデータやパソコン機器などの持ち出しが必要になります。自宅のインターネット環境やパソコン機器などを用いて仕事をする場合、情報の漏えいやコンピューターウイルス感染リスクへの対策が必要です。
また、従業員が社外に機密情報を漏らさないよう、徹底したセキュリティ教育も必要になります。
パフォーマンスに差が出る
在宅勤務は、他者の目がない分、厳しい自己管理が必要です。自己管理が苦手な従業員にとっては、自宅に一人だと集中できず、仕事がはかどらない場合もあります。また、仕事用の個室が確保できなかったり、騒音がうるさかったりなどして、自宅では業務に集中しにくい人もいるでしょう。
このように、在宅勤務は、従業員によってパフォーマンスに差が生じやすい点がデメリットです。
評価が難しい
人事評価は、成果と合わせて過程も評価対象とする場合が多くあります。在宅勤務だと、上司が部下の仕事をしている姿が直接見られないため、過程の部分の正確な人事評価が難しくなります。
在宅勤務では、上司によって、少ない情報からプロセスを汲み取って評価するケースと、成果のみを評価するケースに分かれるなど、職場により評価方法のばらつきが発生してしまい、企業全体として公平な評価が困難になる点がデメリットです。
在宅勤務導入前に、現在の評価基準を確認しておくことも重要です。そこで、従来の評価基準が在宅勤務では適用できないケースがでてきた場合は、評価基準を見直す必要があります。
コミュニケーションが不足する
在宅勤務は、従業員同士でのリアルタイムな会話がないため、必然的にコミュニケーションが不足し、チームワークが乱れることがあります。会話のたびにビデオ通話や電話をするのは非効率的ですから、従業員間での密な情報共有も困難です。
チャットやメールなど、テキストを介したやり取りでは、文章の読み取り方やニュアンスの違いによって、情報伝達に食い違いが発生するリスクもあります。
導入コストがかかる
従業員の自宅に在宅勤務の環境が整っておらず、ネット環境の整備や電子機器の貸与などする場合、導入コストが必要になります。また、在宅勤務導入にあたって、勤怠管理システムやコミュニケーションツールなどの導入を検討する場合にも、それらのシステムのコストがさらにかかる点がデメリットです。
在宅勤務に向いている職種
在宅勤務の導入は、さまざまなメリットを生みます。しかし、在宅勤務はすべての職種に適しているとは限りません。
例えば、以下の職種は在宅勤務に適しています。
- プログラマー
- システムエンジニア
- Webデザイナー
- イラストレーター
- ライター
- 編集者
- リサーチャー
- 営業
- 事務
一般的に、外部に持ち出しても問題ない情報を扱う仕事や、クリエイティブな職種は在宅勤務に向いています。
在宅勤務を効果的に行う5つのポイント
在宅勤務を効果的に行うには、どうしたらよいのでしょうか。5つのポイントを解説します。
1.勤怠管理
在宅勤務を効果的に行うには、まず勤怠管理を徹底することがポイントです。在宅勤務では、仕事とプライベートの区切りがつきにくくなります。きっちりと線引きをして、メリハリのあるマインドをもち、集中できる仕事環境を準備することが重要です。
また、在宅勤務は、人の目がなく、時間に制限がないため、無意識のうちに長時間労働になりがちです。その点、勤怠管理をしっかり行えば、ムダな長時間労働を防ぐことにも繋がります。在宅勤務を導入する前に、企業で従業員それぞれの勤怠管理方法を、しっかりと定めておくことが重要です。
→こちらも併せて読みたい「テレワークで集中できないのはなぜ？従業員の集中力を上げるポイントを解説」
2.評価基準
在宅勤務を導入する際には、在宅勤務用の評価基準を作成しましょう。明確で透明性の高い項目が設定されると、評価指標が統一され、評価の属人化を防げます。また、在宅勤務と出勤勤務とで、人事評価に不公平感が生まれないように、成果のプロセスの見える化や、在宅勤務する従業員とのコミュニケーションを深めるための工夫が必要です。
事前に評価方法や基準を従業員に説明しておき、業務成果に対する目標設定なども行うと、適切な人事評価に繋がります。
3.コミュニケーション
在宅勤務では、従業員同士でのコミュニケーションが不足しがちです。情報共有や必要なコミュニケーションが取れるよう、体制を整える必要があります。例えば、双方のコミュニケーションが取れるツールを取り入れれば、遠慮せずに相談しやすい環境を作ることが可能です。
ビデオ通話やWeb会議システム、チャットツールなど、在宅勤務で有用なコミュニケーションツールは多数あります。コミュニケーションが不足していると感じる企業は、それらのツールを適宜取り入れることで、業務状況の可視化や従業員同士の認識のズレを解消できます。
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4.セキュリティ対策
在宅勤務では、情報漏えいやコンピューターウイルス感染などのリスクがあります。これらの対策には、総合的なセキュリティ対策が必要です。例えば、自宅で使うパソコンにはセキュリティソフトを導入してもらうことが、対策の一つとしてあげられます。
また、自社でセキュリティルールを策定し、オフィス外でのアクセスの規定や、データ端末の持ち出し手続きの方法、パスワードの管理、USBの取り扱いなどを定めることが重要です。
5.テレワークに適した制度
在宅勤務を導入する際には、企業では給与計算や働き方についても、事前に見直しが必要です。在宅勤務でも、基本的にオフィス勤務と同様の対応が望まれます。しかし、残業時間や通信料の負担の有無など、在宅勤務導入前の給与体制では対応できない部分も多くあります。事前に在宅勤務時の新制度を策定し、従業員へ周知することが必要です。
以上の点をふまえて、在宅勤務に適した制度をご紹介します。
裁量労働制
裁量労働制とは、業務の性質上、仕事の進め方を労働者の裁量にゆだね、毎月一定時間労働したとみなす制度です。仕事を時間ではなく、成果で評価します。この制度は、専門業務型や企画業務型に適している働き方です。
フレックスタイム制
フレックスタイム制とは、始業時間や終業時間を従業員自身で決定する制度です。労働時間を自由に決められるため、生活と業務との調和を保ちながら効率的に働くことができます。ただし、フレックスタイム制の場合は、必ず業務にあたるべき｢コアタイム｣を含むケースがほとんどです。
みなし労働時間制
みなし労働時間制とは、実際の労働時間に関係なく、あらかじめ一定の時間働いたとみなして、賃金を支給する制度です。在宅勤務などのように、実際の労働時間の把握が難しいケースに適用されます。残業代などのカウントも不要なため、管理が楽になる点がメリットです。
在宅勤務を導入する際の注意点
従業員に在宅勤務させる場合、企業は就業規則に労働条件を記さなければいけません。就業規則に在宅勤務に関する記載がない場合は、就業規則の変更が必要です。ただし、労働時間制度や、その他の労働条件に変更がない場合は、就業規則を変更しなくても、既存の就業規則のまま在宅勤務が可能です。
もしも、就業規則に記載がないまま在宅勤務させた場合は、作成義務違反として、最大30万円の罰金が課される可能性がありますので注意してください。
まとめ
在宅勤務とは、テレワークの一種で、企業に雇用されている人が自宅で仕事をすることを指します。効果的に推進するためには、多くのポイントがあります。紹介した内容を参考に、効果的な在宅勤務制度を実現させましょう。
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