Web会議のメリットとは?テレビ会議との違いやシステムの選び方などを解説
Web会議は、別名オンライン会議とも呼称され、2020年に端を発したコロナ禍により、企業で急速に導入が進みました。その後、Web会議のさまざまなメリットが明らかになり、会議の方式として定着しつつあります。この記事では、Web会議のさまざまなメリットや、テレビ会議との違い、システムなどについて解説します。
目次
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Web会議とは
Web会議は、パソコン、タブレット、スマホなどを用いて、インターネット回線を通じて離れた地域にいる人とコミュニケーションを取る方式の会議の総称です。デバイスとインターネット環境さえ整えば、場所や時間を問わず行うことができます。
また、音声のみだけでなく、カメラ機能があるデバイスがあれば、顔を合わせながら行うことも可能です。さらに、会議中でも資料の共有や画面に反映して資料を見てもらいながら説明することもできるため、より建設的な会議を行えます。
Web会議とテレビ会議の違い
一見、Web会議とテレビ会議はよく似ていると感じるかもしれません。確かに、遠隔地とやりとりできる点では共通しています。ただし、テレビ会議では用いる回線と機器が異なります。まず、用いる回線はISDNや専用の回線などの電話回線を用い、インターネット回線は不要です。そして、機器は専用の機器を双方に接続しなければテレビ会議を行うことはできません。
テレビ会議のほうが、専用の機器を導入する必要があり、コストがかさみやすくなります。また、機器を常設している部屋同士でしか会議を行えないこともデメリットです。
Web会議を導入するメリット
Web会議を企業活動の中に導入することで、さまざまなメリットを得られます。ここでは、それらのメリットについて解説します。
交通費や移動時間などのコストを削減できる
従来の対面式会議だと、遠方から参加する人数が多ければ多いほど、交通費や場合によっては宿泊費などのコストがかかってしまいます。これが、Web会議であれば、これらのコストをすべてカットできます。また、移動にかかる時間も削減できるため、その分を他の業務に充当でき、より効率的な働き方の実現も視野に入るでしょう。
意思決定のスピードが速くなる
Web会議は、すべての参加者が開催時間にあわせてインターネット回線を用意できれば、場所にとらわれることなく開催できます。これにより、参加者の一部が出張や外出中であっても、問題なくWeb会議ができるため、意思決定のスピード上昇が見込めます。決裁権を持つ上役が不在の場合が多い部署や企業では、とくに効果的な方法です。
会議の準備をする手間が省ける
Web会議は、デバイスとインターネット回線があれば開催できるため、対面式会議のように部屋の準備や会議資料を印刷する手間が省けます。会議システムによっては、クラウドに会議資料を共有できるものもあるため、これを利用すれば、資料にアクセスするよう事前案内を出すだけで済みます。
さらに、会議中の動画を録画しておけば、議事録の作成を容易に行えるのも大きなメリットです。
働き方の柔軟性が上がり、採用を促進できる
場所にとらわれることのないWeb会議では、社員ひとりひとりの働き方に柔軟性を持たせることができます。たとえば、実家に戻って暮らしながら、勤務はWeb会議を含めリモートで行いたい社員の希望を叶えることも可能です。また、遠方に住む人でも採用することが難しくなくなり、採用の促進も図れます。
Web会議のデメリット
メリットの多いWeb会議ですが、デメリットもいくつかあります。まず、大人数の会議にはあまり向いていないという点です。また、通信環境によって音声や映像が途切れてしまい、円滑に会議が進まないことがある点もデメリットのひとつです。
対面式会議ではそのような理由で会議が滞ることはない分、重要な会議であればあるほどリスクがあると判断される可能性はあります。対策として、安定した通信環境を用意できれば、円滑なWeb会議が行えるでしょう。
Web会議で必要になる機材
Web会議を行うには、まずパソコン、タブレット、スマートフォンなどのデバイスは必須となります。これらに加えて、会議に参加する人やホワイトボードなどを俯瞰で映したい場合や、デバイスにカメラが搭載されていないときは、Webカメラも用意するとよいでしょう。また、音声をクリアに届け、聞き漏らしのないようにしたいときは、ヘッドセットもあると効果的です。
外付けスピーカーやマイクなどは、部屋の広さや人数に応じて用意するか否かを検討するとよいでしょう。
Web会議システムの種類
Web会議システムは、おもに2つの代表的なものが挙げられます。ここでは、それらのシステムについて解説します。
クラウド
クラウド型のWeb会議システムは、ベンダーのサーバーを経由してサービスを利用する形態となっています。クラウド型の最大のメリットは、契約後すぐに利用でき、利用環境の変化にも柔軟に対応できる点です。また、メンテナンスが不要で、導入のコストも比較的抑えられます。
オンプレミス
オンプレミス型のWeb会議システムとは、自社内にWeb会議用のネットワークを構築し利用する方法を指します。自社内のサーバーで行うため、高いセキュリティを保持できる点が魅力です。ただし、サーバーの構築に時間を要し、管理面の手間もクラウド型よりはかかってしまうことが多いでしょう。
Web会議システムを選定する際のポイント
Web会議システムにどのシステムを採用するかは、基本的にどのような名目を重視するかで変化します。ここでは、選定する際のポイントについて解説します。
音声や映像の品質
インターネット回線が脆弱であったり、使用するパソコンやスマートフォンなどが低スペックのものであったりすれば、音声や映像が乱れてしまい、Web会議を円滑に行うことが難しくなるケースが大半です。会議に参加する人の中で、一人でもそのような人がいれば、会議が何度も中断してしまうことにもなりかねません。
この問題については、回線やデバイスの改善のほかにも、品質のよいWeb会議システムを導入することで解決を目指せます。
セキュリティ対策
Web会議では、社外秘となる情報や技術上のやりとりなどが頻繁に行われます。万が一、セキュリティが脆弱であれば、外部からそれらのデータを盗まれてしまう可能性が高くなります。万全を期すのであれば、オンプレミス型のWeb会議システムを構築するのがベストです。クラウド型を用いる場合でも、使用するWeb会議システムのセキュリティ性を事前に確認しておくようにしましょう。
誰でも簡単に使える操作性
Web会議システムを効果的に使うためには、初めて使う人でも簡単に使える操作性のものを選ぶことが肝要です。とくに、取引先とのWeb会議の際には、取引先の人は普段使っていないWeb会議システムをこちらが提案してしまう可能性があります。そのような場合でも簡単に使えるWeb会議システムであれば、失礼なくWeb会議を開催できるでしょう。
サポート体制の有無
万が一のトラブルの際には、運営元に問い合わせて解決を目指すこともあります。そのことを踏まえて、サポート体制がどのようなものになっているかを、トラブルが起きる前に把握しておくことが重要です。サポート受付時間は何時から何時か、日本語対応は可能かなどの項目は、特に確認しておくべき内容です。
アカウントの同時接続数
開催予定のWeb会議への参加人数が多くなることが予想される場合は、利用予定のWeb会議システムの最大同時接続人数を確認しておくことが望ましいです。この同時接続人数とは、Web会議システムの際に接続できるアカウント数のことを指します。
Web会議システムを導入する際の注意点
Web会議システムを導入する際には、対面式会議とは異なる点に注意する必要があります。まずは、インターネットの通信状況によりWeb会議の状況が変化してしまう点です。通信状況が悪いと、画像や音声が乱れ円滑なやりとりが難しくなります。とくに、大人数でのWeb会議ではこのような状況が起きやすいため、大人数にも強いWeb会議システムを選びましょう。
また、画面越しのやりとりは、双方の真意や本音などが対面式よりも伝わりにくくなります。言葉をそのまま受け取るのではなく、思いやりや配慮の心を持ってやりとりを行うと、齟齬が起きづらくなるでしょう。
Web会議システムの導入事例
OATアグリオ株式会社は、農薬や肥料の研究開発、販売、製造などを行っています。国内外に拠点があることもあり、以前からビデオ会議の環境は整えていましたが、品質に問題があり円滑に行うことが難しい状態が続いていました。また、会議のための出張も減らすことができず、その分コストがかさんでいました。
そこで、KDDIが提供している高品質なWeb会議システムの「Cisco Webex with KDDI」を導入したところ、国内のみならず、海外の拠点とも円滑なWeb会議を行うことができるようになりました。結果として出張も減り、コストカットを実現できました。
Web会議ツールの導入には「Cisco Webex with KDDI」がおすすめ
KDDIが提供している「Cisco Webex with KDDI」は、クリアで臨場感のあるWeb会議を、国内外問わず開催できるWeb会議システムです。このWeb会議システムを導入することで、これまで会議のためにかかっていたさまざまなコストを削減できます。
マルチデバイスに対応しているため、場所にとらわれることなく参加可能です。また、ホワイトボード機能やスマートフォンでの利用も可能なので、さらなる業務効率化に寄与できます。
まとめ
Web会議システムの導入は、企業活動にとってメリットの大きいものであることを解説しました。Web会議システムは、クラウドサービスのひとつとして分類されますが、これ以外にも業務効率化やコストカットなどに有効で、Web会議システムと組み合わせることでより効果的になるクラウドサービスがいくつかあります。それらを提供しているのが、KDDI まとめてオフィスです。
KDDI まとめてオフィスでは、Web会議システムとそれに組み合わせられるクラウドサービスがあります。
・Cisco Webex with KDDI
マルチデバイスで利用できる高品質Web会議システムです。効率的な働き方を実現できます。
・Microsoft 365 with KDDI
Microsoft 365の基本機能と、コミュニケーションや業務を円滑にするさまざまなツールがオールインワンで使えるクラウドサービスです。
・Google Workspace
使い慣れたメールやカレンダーなどのツールを、ビジネスシーンでも使いやすくしたクラウド型グループウェアサービスです。
・LINE WORKS with KDDI
LINEと開発連携したツールで、スタンプも使えるいわばビジネス版のLINEです。
Web会議システムについて解決したい問題があれば、一度ご相談ください。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
