オフィス移転にかかる費用の目安 | 注意点や節約するポイントも紹介
オフィス移転ではさまざまな費用がかかるため、移転を検討する前に費用の目安を知っておくことが大切です。この記事では、オフィス移転に必要となる費用の目安や、移転の際の注意点、さらに費用を節約するポイントやスムーズに移転を行うためのヒントなども紹介します。オフィスの移転を検討する際にお役立てください。
目次
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オフィス移転にかかる費用の種類
オフィス移転にかかる費用の種類を確認しましょう。オフィス移転には、以下のような費用がかかってきます。
・引っ越し費用
・不用品の処分費用
・新オフィスの費用
・原状回復工事費
・敷金や仲介手数料などの不動産取得費用
さらに、それぞれの作業について業者と打ち合わせや交渉を行う時間や労力も、本来別の仕事ができる時間と思えば目に見えない費用負担と考えて良いでしょう。オフィス移転に関わる費用と時間、労力を軽減するには、早い段階で専門業者に相談するのがおすすめです。
オフィス移転にかかる費用の目安
それでは具体的に、オフィス移転にかかる費用の目安を見てみましょう。オフィス移転の費用はオフィスの規模や状況によっても変わりますが、それぞれの項目別に概算でどれくらいを想定すれば良いかを解説します。
引っ越し費用の目安
引っ越し費用とは、書類やパソコンなど、日常の業務に必要なものを旧オフィスから新オフィスへ輸送する費用です。引っ越し費用は従業員1人あたり約3万円が相場です。従業員10人のオフィスなら30万円、100人なら300万円が目安となります。
ただし、業種によってどのような機材を使っているか、旧オフィスや新オフィスがどのような立地であるかも、ある程度費用を左右します。運びにくいものや場所、クレーン等の特殊作業を必要とするものがあれば、1人あたり5万円ほどになるケースも考えられます。
不用品の処分費用の目安
新オフィスに運ばなくても良いものを不用品として廃棄するときは、産業廃棄物として処理するため費用がかかります。2トン車の場合7～8万円、4トン車の場合は12～15万円が費用の相場です。
このとき、廃棄せずにリサイクル業者に買い取ってもらえるものがあれば積極的に買い取ってもらうのがおすすめです。買い取られた分は廃棄が減り、廃棄物処理費用を減額できる可能性があるでしょう。
新オフィス費用の目安
新オフィスの費用には、不動産取得費用、内装工事費、ネットワーク工事費、機器購入費が含まれます。通常、オフィスに入居するときは内装が全くない状態なので、壁紙を貼る、パーテーションをつける等の内装工事が必要です。内装工事費の目安は1坪10万円です。デザインなどにこだわればさらに高額になることがあります。
さらに、備品や家具の購入費用の目安は1人あたり5～30万円です。旧オフィスからどれだけ運び込むかによっても変わるでしょう。また、LAN、電話など、業務に欠かせないネットワーク工事費の目安は1人あたり約5万円です。これはごく一般的な工事における費用で、特殊な設備を導入する場合はさらに高額となります。
原状回復工事費の目安
旧オフィスの退去にともない、入居前と同じ状態に戻すための原状回復工事が必要です。オフィスの場所やビルの規模などによっても工事費用が異なります。東京都23区内、20坪以上50坪以下の小型ビルの場合、坪単価3～5万円程度が目安です。50坪以上の場合は坪単価5～10万円ほどとなるでしょう。
原状回復工事は、ビルから業者を指定されるケースが多いため、まずビルの管理会社に確認を取る必要があります。指定の業者があるようならば、具体的な費用もあわせて見積もりを取ると良いでしょう。
敷金や仲介手数料などの不動産取得費の目安
不動産取得費とは、引っ越しの際に新オフィスのためにかかる費用です。前家賃、敷金・礼金、仲介手数料、火災保険料などが含まれます。
最初に前家賃として当月分の家賃を支払います。入居のタイミングによっては翌月分の家賃があわせて請求されることも多いため、具体的な金額を確認しましょう。
敷金は新オフィス物件の条件によって変わります。一般的には50坪で家賃の4～8カ月分が目安です。ただし、礼金が敷金と同程度にかかる場合や、そうでない場合などさまざまです。仲介手数料は、家賃1カ月分が目安と考えると良いでしょう。
火災保険の目安は2年契約で2～3万円です。新設の会社や賃貸の保証会社を利用する場合には保証委託金も必要になります。オフィス移転の届出書類作成費用は10～25万円が目安です。
オフィス移転にかかる費用の注意点
オフィス移転には、費用面でいくつかの注意点があります。あらかじめ覚えておきたい注意点について解説します。
廃棄物の処理は早めに計画する
オフィス移転には廃棄物が付きものです。不用品を産業廃棄物として処分するなら収集運搬業者と産業廃棄物中間処理業者の両方に契約が必要となります。
また、産業廃棄物処理にともない、マニフェスト管理が必要です。マニフェストは産業廃棄物が適切に処理されているかどうかを確認するための書類で、1993年から産業廃棄物処理におけるマニフェスト管理運用が義務化されています。マニフェストの書類は原則、廃棄物の種類ごと、運搬車ごと、運搬先ごとに必要になるため、書類の準備だけでも多くの時間がかかります。早めに準備しておくべきです。
2階以上のフロアからの引っ越しは割高になりやすい
旧オフィスや新オフィスが2階以上の場合、階段やエレベーターを使えないと引っ越し料金が割高になるケースが多いでしょう。大きな家具のような設備をクレーンなどで搬送する場合も、割増料金を請求されることが想定されます。これは廊下やエレベーター、階段を持ち運ぶことのできないサイズのものについて、窓からクレーンで運び出すようなケースです。
また、秋口や年度末など、引っ越し業者の繁忙期にあたる時期は割増料金になりやすく注意が必要です。オフィスの事情にもよりますが、可能であれば避けたほうが良い時期といえます。
不信な業者に注意する
原状回復工事費や運搬費など、業者によっては相場よりも高い見積もりを出してくるケースがあります。とりわけ、現地視察をしないまま見積もりを出す業者には注意しましょう。
見積もりを見て、料金の明細に不明点がある場合は、なぜこの金額になったのか追求することが大切です。また複数の業者に見積もりを依頼するのもおすすめです。一社のみの見積もりの場合、内訳や金額にどこかおかしなところがあっても気づかないまま見逃してしまう可能性があるでしょう。また、金額だけではなく、担当者の対応の良し悪しも業者を選ぶ基準になります。
賃貸物件の解約は6カ月前の通知が必要
旧オフィスが賃貸物件の場合、移転の6カ月前には解約の通知を行わなければなりません。つまり、オフィスの移転をするためには、少なくとも目標とする移転時期の6カ月前に準備を始めておく必要があります。いずれにしても不用品の廃棄、引っ越し業者の手配、物品の手配などで時間がかかることは確かです。準備は早めに始めましょう。
通知期限については契約内容によって異なるケースもあるため、入居当初の契約内容をよく確認してください。
オフィス移転にかかる費用を節約するポイント
節約のポイントとしては、まず使える什器や家具を新オフィスに移動し、再利用することが第一です。旧オフィスのものを廃棄するには廃棄物処理費用、新オフィスのものを購入するには購入費用がかかります。再利用できるものがあるなら、輸送費が最も安価です。
一方、不用品のうちリサイクルできる什器や家具は、廃棄せずに買い取りしてもらえないか業者にあたってみましょう。新しい家具を揃えるのではなく、居抜きのオフィスやセットアップオフィスを利用するのもおすすめです。
オフィス移転の工事は一社に任せる
引っ越しや設備工事などを別々の業者に依頼すると、それぞれのプロセスに初期費用がかかり、合計費用がかさむ側面があります。一方、ワンストップで対応してくれる業者に依頼すれば費用をおさえられる可能性があるでしょう。
この場合、打ち合わせや交渉も一社で済むため、時間や手間を圧倒的に縮小できます。引っ越し準備の際、打ち合わせの時間で本来の業務が圧迫されることは費用的な損失です。一社にすべて任せることができれば、この損失を回避できる大きなメリットが得られます。
まとめ
オフィスの移転に際しては、引っ越し費用だけではなく不用品の処分、原状回復など、さまざまな費用がかかります。オフィス移転をするときは、ワンストップサービスの利用がおすすめです。オフィス移転に関する窓口を一本化できるため、時間やコストを大幅に削減できるメリットがあります。
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