会社の電話を転送するメリットとは?ビジネスフォンの種類や使い方も解説
会社にかかってくるさまざまな電話をスムーズに担当者へ取り次ぐには、転送機能を利用する方法があります。この記事では、電話の転送機能を利用するメリットともに、ビジネスフォンの種類や転送方法などを解説します。電話の転送機能を上手に活用するために、ぜひ参考にしてください。
目次
働く「場」の最適化ならKDDI まとめてオフィスにご相談ください
会社で使う電話に求められる機能
会社で使用する電話には、さまざまな機能が求められます。まず保留機能が必要です。一般家庭向けの電話機とは異なり、受話器を置いても保留状態が続くようになっています。
また、社内のほかの担当者へ電話を転送するための内線転送の機能も必須となります。加えて外線転送の機能もあると便利です。外線転送ができれば、担当者が社外にいても携帯電話や家庭電話へ通話を転送できます。
会社の電話を転送するメリット
会社の電話を転送すれば、複数のメリットを得られます。たとえば、異なる階に勤務している担当者にもスムーズに電話を取り次げます。外線転送もできる場合、担当者が外出していても問題なく電話対応が可能です。転送機能の活用により、取り次ぎにかかる時間を短縮できます。
また、電話を転送すると、具体的な内容は相手と担当者が直接やり取りすることになります。電話をとった社員が伝言を預かる必要がなくなり、伝達ミスの防止にもつながるでしょう。トラブルが少なくなり、よりスムーズに業務を進めやすくなります。
会社の電話を転送するデメリット
会社の電話を転送する場合、デメリットといえる部分もあります。電話を転送するには、必ず会社で社員の誰かが電話を受けなければなりません。テレワークを導入すると出社する社員数が少なくなるため、社員にとって負担になる可能性もあります。
ただし、電話転送サービスを利用すれば、あらかじめ登録している固定電話に着信があったときに自動で別の電話機へ転送できます。出社する社員数が少ないなら、電話転送サービスの利用がおすすめです。
会社で使える転送機能がある電話「ビジネスフォン」とは
会社で電話を転送する場合、複数の外線と内線を共有できる電話機が必要です。会社での使用に適した機能を備える電話機やシステムは、ビジネスフォンと呼ばれています。ビジネスフォンの種類は、レガシータイプ、IP-PBX、クラウドPBXなどです。
レガシータイプ、IP-PBX、クラウドPBXには、どのような違いがあるのでしょうか。ここでは、ビジネスフォンのそれぞれについて、概要とメリット・デメリットを解説します。
レガシータイプ
レガシータイプは、従来から利用されている置き型の電話機です。電話回線を使用して通信します。一般家庭向けの電話機に似ていますが、ビジネスに必要な機能を多く搭載しています。
レガシータイプは主装置を設置し、各電話機を制御する仕組みです。主装置の利用により、少ない回線を多くの電話機で共有して使用できるようになります。電話を受信した際は主装置が切り替えを行い、各電話機に接続します。
メリット
レガシータイプは、世界中の企業が昔から利用してきました。実績があるため、利用するうえで安心感があります。一般的によく利用されており、新しく導入する際もスムーズに設備を用意できます。流通数が多いため、状態がよい中古商品も比較的見つけやすいでしょう。ビジネスフォンを数百台以上導入したい場合にも対応できます。
デメリット
レガシータイプを導入するには、数十万円から数百万円のまとまったコストがかかります。基本的な機能はすべて利用できるものの、ネットワークシステムをはじめとする最新の機能は利用できません。
また、レガシータイプを使いこなすには、主装置を適切に管理する手間がかかります。
IP-PBX
IP-PBXは、IP（インターネットプロトコル）ネットワークを活用した電話です。インターネット回線があれば導入可能です。レガシータイプにはない機能も利用できます。
メリット
IP-PBXはインターネット回線を利用するため、電話回線を敷設せず簡単に導入できます。離れている拠点同士でも内線通話ができ、コスト削減にもなります。また、IP-PBXは専用の電話機だけでなく、スマートフォンでも利用可能です。セキュリティ対策は自社で構築できるため、安全性を高めたい場合にも向いています。
デメリット
レガシータイプと比較すると、IP-PBXは操作方法が複雑です。使い方を覚えるまでは、社員が使いにくいと感じる恐れがあります。導入時にどのようなフォローが必要か、あらかじめよく検討する必要があるでしょう。
また、IP-PBXを利用するには、主装置やサーバを設置しなければなりません。そのため、初期費用がやや高額になります。
クラウドPBX
クラウドPBXは、もともとオフィス内に設置していたPBX（電話交換機）をクラウド上で利用するためのサービスです。インターネット環境を整備すれば、比較的安価で外線や内線の転送に素早く対応できるようになります。
インターネット回線に接続できる機器ならクラウドPBXを利用できるため、スマホの内線化も可能です。よって、多くの企業がクラウドPBXに注目するようになりました。
メリット
すでに触れたとおり、クラウドPBXを導入すると、スマホを内線として利用できるようになります。導入にかかるコストが低く、より気軽に導入できます。接続しているビジネスフォンやスマホの管理は、インターネット上から行えて簡単です。
デメリット
クラウドPBXは、サービスを提供している業者によって回線の安定性や通話の品質に差があります。サービスを選ぶ際は慎重に比較することが大切です。
クラウドPBXは海外のサービスが多く、特にトラブルが起きたときの対応には注意が必要です。急いで解決したい場合でも、対応に時間がかかる可能性もあります。
会社の電話を転送する基本的な方法
会社の電話を転送する方法として、内線転送と外線転送があります。スムーズに転送するには、操作の仕方を把握しておくことが大切です。ここでは、それぞれの基本的な転送の流れを解説します。
内線転送の方法
内線転送は、基本的に以下の流れで行います。
1.ビジネスフォンで着信を受ける
2.保留ボタンを押し、内線転送ボタンを押す
3.担当者に内線をつなぐ
4.ビジネスフォンの受話器を置く
内線転送は、ビジネスフォンの受話器を置いた時点で電話の相手と担当者がつながります。よって、担当者に内線をつなぐ操作を行った時点では、まだ転送は行われていません。ビジネスフォンの受話器を置くと電話の相手の保留が解除され、担当者とつながる仕組みです。
外線転送の方法
外線転送の基本的な流れは、以下のとおりです。
1.ビジネスフォンで着信を受ける
2.保留ボタンを押し、外線転送ボタンを押す
3.担当者の外線電話番号をダイヤルする
4.接続ボタンを押す
外線転送は、外線ボタンを押した時点で電話の相手と担当者がつながります。よって、担当者の外線電話番号をダイヤルし終えた時点では、転送は完了していない状態です。接続ボタンを押すと電話の相手の保留が解除され、担当者とつながります。電話番号をダイヤルしても接続ボタンを押し忘れると外線転送が行われないため、十分に注意しましょう。
まとめ
電話の転送機能を活用すれば、業務に関するやり取りがよりスムーズになります。内線転送と外線転送をそれぞれ使いこなせるよう、社内の環境を整えることが大切です。転送ができるビジネスフォンには複数の種類があるため、自社の状況に適したものを選びましょう。
KDDI まとめてオフィスでは、KDDIが培ってきた高品質でセキュアな通信を基礎としてさまざまなITソリューションを提供しています。それぞれの課題を解決するために必要なものをワンストップで提供可能です。ビジネスフォンの導入を検討する際は、自社に最適なものを選択するためにぜひご相談ください。
企業向けの固定回線サービス
KDDI 光ダイレクト
オフィスの内線電話と携帯電話で内線通話ができるサービス
KDDI ビジネスコールダイレクト
KDDIが提供するクラウドPBXサービス
Cisco Webex Calling
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
