フリーアドレスの導入にはルールが必要?メリット・デメリットや成功のポイントを解説
オフィスにフリーアドレスを導入すると、社内コミュニケーションを活性化したり、オフィスを省スペース化したりといったことが可能です。業務の効率が上がり、生産性向上にもつながります。本記事ではフリーアドレスの概要や導入するメリット・デメリット、成功させるための運用ルール、失敗する原因、導入方法や導入事例などについて解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
働く「場」の最適化ならKDDI まとめてオフィスにご相談ください
フリーアドレスとは
従来のオフィスでは一般的に、従業員1人1人の座席が決められています。一方、フリーアドレスとは従業員の座席を固定せず、自由に席を選んで仕事に取り組むスタイルです。フリーアドレスは、うまく活用できれば柔軟な働き方を実現することが可能です。
フリーアドレスの導入が進んでいる背景
働き方改革の浸透やテレワークの普及を背景に、フリーアドレスを導入する企業が増えています。
オフィス以外の場所で仕事をするという働き方が広まりつつあり、「社員の人数分座席を用意する」という従来のオフィスのスタイルから、出社している人数の変化に柔軟に対応できるフリーアドレスが注目を集めています。
フリーアドレスを導入すると、オフィスの省スペース化やコスト削減など、多くのメリットがあります。
一方、フリーアドレスにはデメリットもあるため、導入にあたっては自社にあっているか検討し、課題があれば解決することが必要です。
フリーアドレスを導入するメリット
ここからはフリーアドレスを導入するメリットについて解説します。
コミュニケーションの活性化
従来の固定席スタイルだと周囲の決まった人としか話す機会がないなど、コミュニケーションが偏りがちになります。一方、フリーアドレスなら席が決まっていないので、自由にさまざまな人と話す場面が増えるでしょう。部署を超えて従業員同士で話す機会があれば、他部署との連携が強まったり、多角的なアイディアが生まれたりしやすくなります。
業務効率化
席が自由に選べれば、その都度の業務にあわせて柔軟な働き方が可能です。例えば、プロジェクトを進める場合なら、チームメンバーが一か所に集まることもできます。
また、新人教育の期間中は、先輩と後輩で近くのデスクに座ることも可能です。業務の性質にあわせて、一人で集中するために静かなスペースに移動する、ディスカッションのために交流スペースに集合するなど、目的に適したエリアを選ぶこともできます。
スペースの有効活用
フリーアドレスなら在籍している従業員について、全員分の座席を用意しなくても良い場合があり、スペースの有効活用がしやすいでしょう。例えば、普段から外出するメンバーが多い場合や、テレワークで勤務する従業員が多い場合などでは、実際にオフィスで働く人数分のデスクがあれば事足ります。
オフィスの座席をコンパクトにできれば、余ったスペースをリフレッシュスペースとして活用したり、従来のオフィスよりもコンパクトなオフィスに移転するといったコスト削減も検討できます。
オフィスの整理整頓
自分だけのデスクだとつい散らかしてしまう人がいるかもしれませんが、フリーアドレスになると座席が流動的になります。座席が個人のものではなく共有スペースのようになれば、書類や荷物を出したままにしづらくなります。離席時にこまめに片付けられるようになることで、オフィス全体が自然に整理整頓されるでしょう。
フリーアドレスを導入するデメリット
フリーアドレスの導入にはメリットだけでなく、デメリットもあります。
ここではフリーアドレスを導入することで発生するデメリットについて解説します。
誰がどこにいるか分からない
1人1人の座席が決まっておらず、従業員の居場所が流動的だと、誰がどこにいるのか分かりにくくなります。従業員の出社状況や仕事の進捗が把握しづらいと、全体的なマネジメントが難しくなるでしょう。また、来客への対応や電話の取次、郵便物の配布なども、固定席と比較すると難しくなります。
従業員が孤立することもある
従来の固定席では挨拶や雑談の機会が多く、コミュニケーションが苦手な従業員でも比較的容易に、周囲と交流することが可能でした。一方、フリーアドレスでは定位置がないため、率先して声をかけなければコミュニケーションをとりにくくなります。
他人と接することが苦手な従業員であれば、大勢から離れて座りがちになるかもしれません。コミュニケーションを避けていると次第に孤立が深まり、業務上の情報伝達などに支障をきたす恐れがあります。
上下の距離感が難しい
従来の固定席では座席の位置によって、上司と部下の上下関係が分かりやすくなっていました。例えば一般的なオフィスの配置では、上司は上座、部下は下座に座るようになっています。一方、フリーアドレスでは各従業員が自由に座席を決められるため、上司と部下の距離感が難しい場合もあります。
収納スペースの確保が難しい
座席が固定されていれば、書類や文房具、備品などを収納しておくことが可能です。一方、フリーアドレスではデスクの引き出しに私物を入れておけないので、デスク以外にロッカーなどの収納スペースが必要となります。都度、持ち物を運ぶ手間が発生し、煩わしく感じられることもあるかもしれません。
フリーアドレスを成功させる運用ルール
フリーアドレスを成功させるためには、明確な運用ルールが必要です。
ここでは具体的な運用ルールについて解説します。
固定席化の防止
フリーアドレスを導入しても、従業員によっては今までの習慣が変えられず、毎日同じ席に座ってしまう可能性があります。また、上司が固定席に座り続けている場合では、部下もそれにあわせて決まった席に座るようになるかもしれません。フリーアドレスは制度として導入するだけでなく、自由に席を選べる工夫や雰囲気づくりも必要です。
収納スペースの確保
前述のとおりフリーアドレスでは、固定席と違ってデスクに書類や文房具を収納できません。スムーズに業務を進めるためには、オフィス内での収納スペースの確保が大切です。個人ロッカーの他、共有のロッカーを設置することも収納スペースの確保に役立ちます。
個別のルールを決める
フリーアドレスでトラブルになりやすいのは飲食時や、電話や郵便の取次時です。オフィスでの飲食に関しては周囲への配慮が求められるため、飲食可のエリアや時間を決めると良いでしょう。取次については、郵便ボックスの設置や、座席表システムの導入による従業員の位置の可視化がおすすめです。
ペーパーレス化の推進
フリーアドレスによって席移動が多くなると、荷物の持ち運びが増え、書類を紛失しやすくなります。また、紙媒体の書類が多いと、荷物が増えて移動が手間になるでしょう。書類をできるだけ電子化して、ペーパーレス化を進めれば業務効率の改善が可能です。書類保管のスペースなども必要なくなり、オフィスの最適化にもつながります。
フリーアドレスの導入で失敗する原因
フリーアドレスの導入で失敗する企業には共通点があります。
ここではフリーアドレスの導入で失敗する原因を解説します。
フリーアドレスの運用ルールが不明瞭
ただフリーアドレスを導入するだけでは、業務効率の改善や生産性向上といった、想定した効果を得られない可能性が高くなります。導入にあたっては明確な運用ルールを決め、分かりやすく周知することが大切です。フリーアドレスの導入によって、最終的に何を目指すのかというゴールを明確にしておけば、目標の実現に向けた具体的なルールが制定しやすくなります。
業種がフリーアドレスに向いていない
フリーアドレスはどの業種でも適しているとは限らず、向き不向きがあります。フリーアドレスが適しているのは、ミーティングが多い業種や、外出や離席が多い職種、ノートパソコンやタブレットといった持ち歩けるデバイスでできる仕事です。反対に、長時間のデスクワークが多い職種や、頻繁に他部署からの相談を受ける総務などの部署には、フリーアドレスは向いていません。
フリーアドレスの導入方法
フリーアドレスを導入するにはさまざまな準備が必要です。
ここではフリーアドレスの導入方法を解説していきます。
フリーアドレス導入の目的を明確にする
フリーアドレスの導入を成功させるために、まずは目的を明確にする必要があります。一般的にフリーアドレスを導入する理由は、コミュニケーションの活性化や柔軟な働き方の促進、オフィススペースの有効活用などです。目的やメリットなどを従業員と共有すれば、フリーアドレスの導入に対して社内での理解や支持を得やすくなります。
オフィスの環境を整える
フリーアドレスの効果を最大限に引き出すためには、オフィス環境の整備が欠かせません。共有でも使いやすいデスクやイスのレイアウト、そして通信環境の最適化などが求められます。また、頻繁な席移動に対応するため、ペーパーレス化の推進も必要でしょう。ICTシステムを導入すれば、従業員の出退勤管理や位置確認に役立ちます。
感染症の対策をする
オフィス内での人の移動が多ければ、それだけ多くの人がデスクやイスに触れる機会も増え、感染症が広がりやすくなります。フリーアドレスでは感染症の対策が特に重要です。デスク同士が密接になりすぎないよう配慮し、余裕をもった配置にしましょう。また、オフィス内に除菌シートやスプレーを設置し、こまめに殺菌できる環境を整えることもおすすめです。
オフィスのレイアウト変更や什器について、お気軽にご相談ください
フリーアドレスの導入事例
すでにフリーアドレスを導入し、成果をあげている企業も数多くあります。
ここではフリーアドレスの導入事例を紹介します。
固定席からフリーアドレスへ
ある企業ではオフィスで、スクール形式・ブース型のレイアウトを採用していました。スクール形式の座席は、一人で作業する場合には集中しやすい配置ですが、部署間連携を必要とする営業部門でのコミュニケーションには向いていませんでした。
営業部門でフリーアドレスを導入したところ、コミュニケーションが活性化し、新たな働き方が実現できました。また、オフィスが自然に片付くようになったという効果もありました。
自社ビルをフリーアドレス向けにリニューアル
ある企業では在宅勤務の導入をきっかけに、自社ビルのリニューアルを実施しました。それぞれのフロアやエリアには画一的なレイアウトを採用せず、ソロワーク・ミーティングなど業務の内容やモードにあわせて働ける環境づくりをしました。業務にあわせて自由にフロアやエリアが選べることで、従来では交流がなかった従業員同士が隣りあって仕事をするなど、コミュニケーションが促進されました。
まとめ
フリーアドレスは従来の固定席をやめ、自由に座席が選べる新しい働き方です。フリーアドレスの導入によって業務の効率が上がり、社内のコミュニケーションも活性化されます。また、スペースが有効活用でき、オフィスの整理整頓にもつながるなどのメリットもあります。
KDDI まとめてオフィスでは、経営課題の解決につながるITソリューションを提供しています。また、オフィスのリニューアルや、感染防止用品の準備まで、幅広いサポートが可能です。KDDIが長年培った高品質でセキュアな通信を軸に、最適なソリューションをワンストップでご用意します。フリーアドレスの導入や環境の整備をご検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
