オンライン商談のデメリットとは?6つのメリットや必要な設備、導入方法も解説
働き方改革や新型コロナウイルスの流行などの影響で、リモートワークができるようになった企業が増えており、商談もオンラインで実施するところが増えています。社会的な動きにあわせて、オンライン商談を取り入れるか検討する企業では、メリットだけでなくデメリットも把握しておくことが重要です。本記事では、オンライン商談のデメリットとメリット、導入方法、必要なツールなどについて解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
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普及が進むオンライン商談とは
さまざまな企業で取り入れられるようになったオンライン商談とは、ネット上でできる音声通話やビデオ通話などを利用して、取引先と商談することを指します。パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末とネット環境さえあれば何処からでも参加できるのが特徴です。
特に、場所によっては長時間の移動や時差があるアメリカでは、インターネットの普及当初からオンライン商談が普及し始めました。アメリカでは、国内の取引先であってもそれぞれと商談するのに時間がかかっていたこと、また、成果主義の考え方が浸透していることから、非対面での商談も受け入れられやすかったと考えられます。
オンライン商談に注目が集まっている理由
コロナ禍では、感染防止の観点から対面式の商談が難しくなったことや、働き方改革によりリモートワークやテレワークが増えたこともあり、日本でもオンライン商談に注目が集まっています。
自社からだけでなく外出先や自宅など、どこからでも商談できるため、取引先への移動や帰社の必要がなく、効率的に商談の計画を立てられるようになります。また、海外進出を目指す企業が増えていることも、オンライン商談に注目が集まっている理由のひとつです。
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オンライン商談のデメリット
周りの企業や取引先でオンライン商談を実施するところが増えると、導入を検討する必要性がでてきます。多くのメリットがあるものの、企業にとってはデメリットについても気になるところです。オンライン商談には設備や仕組みの整備が必要となるため、失敗なく活用するためにもデメリットを把握しておくことは大事です。
ここからは、オンライン商談で考えられるデメリットについて解説します。
身振りや熱意が伝わりにくい
対面式の商談と違い、身振り手振りでの説明がしにくい点はデメリットです。うなずくなどの相槌も、平面的な画面越しではなかなか伝わりません。そのため、対面の場合よりも印象が薄くなってしまうケースがあります。
また、その場で感じられる商談の熱量などもわかりにくく、こちらの熱意を伝えにくいだけでなく、相手の雰囲気や商談を進めていくにつれての手ごたえが把握しにくいという点もあります。
通常の商談よりもオーバーにリアクションするなどの工夫が必要になります。
信頼関係を作るのが難しい
商談を成功させるには、取引先と信頼関係を築くことが重要です。ただし、信頼関係は直接会って構築されることが多いため、非対面のオンライン商談では、信頼関係を作るのが難しいというデメリットがあります。
企業の担当者によっては、非対面のみで商談を進めることに対して抵抗がある場合もあります。取引先との関係性を見極めながら、オンライン商談と対面式の商談を使い分ける必要があります。
商品やサービスの魅力が伝わりにくい
オンライン商談では、実際に商品やサービスを体感してもらえないため、魅力を伝えにくいということもあります。言葉だけで魅力を伝えようとしても、体感したことのない商品やサービスはイメージしにくく、訴求力が弱くなってしまいます。
オンライン商談の前に、サンプルやカタログを送っておくなどの対策が必要になるでしょう。
通信環境の影響を受けやすい
インターネット環境下で行うため、通信環境の影響を受けて中断したり、予定通りに商談ができなかったりなど、トラブルが発生するリスクがあります。
どこからでも参加できて効率的ですが、通信環境が悪く内容が聞き取りにくくなる場合や、トラブルの発生は、取引先に悪い印象を与えてしまう可能性があります。
オンライン商談導入で得られる6つのメリット
新しい取り組みを導入する場合、企業ではデメリットを無視することはできません。しかし、デメリットに捉われるのではなく、メリットと比較して企業にとって利益があるかを見極めることが大切です。
ここからは、オンライン商談で得られる6つのメリットについてそれぞれ解説します。
移動時間やコスト削減に繋がる
オフィスだけでなく外出先など、働いている場所からいつでも開始できるため、商談先に行くまでの移動時間を削減できます。対面式では、場所が遠ければ新幹線や飛行機などを使うため交通費もかかるので、オンライン商談を取り入れることでコスト削減も可能です。
長時間の移動や連続した移動は、肉体的にも精神的にも負担がかかるため、軽減できればモチベーション向上にも繋がります。
効率的な営業活動ができる
商談のための移動時間が短縮されれば、1日で対応できる商談の数を増やせます。移動時間が無くなり、使える時間が増えるため、商談の準備や他の業務に当たることも可能です。
1日にやるべき業務を時間通りに進められるため、効率的に営業活動ができ、残業を減らすことにも繋がります。
商談を実施しやすくなる
いつでもどこからでも参加できるため、取引先との予定を合わせやすくなります。そのため、商談のアポイントを取りやすくなり、これまで商談まで進めなかった取引先などでも実施できるようになります。
会議室の空き状況の確認など、商談をするための準備も減ります。また、対面はハードルが高いと思っている相手でも、オンライン商談なら応じてくれる可能性があります。
営業の範囲を広げられる
これまで、距離の問題で訪問が難しく営業活動ができていなかった地域にも、オンライン商談を取り入れることで営業範囲を広げられます。
アプローチできる相手が増えれば、成約のチャンスも増えるため、売上アップも期待できます。
資料の用意が簡単にできる
対面での商談では、資料を紙に印刷し、説明しやすい順番に並べておくなどの用意が必要です。複数人での参加であれば、さらにその手間も増えるでしょう。
オンライン商談なら、画面共有を活用してオンライン上で資料を見せられます。資料を印刷したり製本したりといった準備は不要になるため、資料の用意にかかる時間や労力を軽減できます。また、大事な資料を忘れるなどのミスが発生することもありません。
人材育成に活用できる
オンライン商談で使用するツールには、商談中の内容を録音・録画できる機能が付いたものもあります。スムーズに進んだ商談や、うまくいった商談の内容を録音・録画し、新人や伸び悩んでいる従業員に見せれば参考になります。
オンライン商談は、失敗や成功を社内で共有しやすく、人材育成に活用することができるという点もメリットです。
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オンライン商談に必要な設備
オンライン商談にはデメリットもありますが、得られるメリットが多く、これからの企業にとって有益なものとなるでしょう。
ここからは、オンライン商談を取り入れるために必要な設備について解説します。
オンライン商談ができるビデオ通話ツール
音声およびビデオ通話ができるツールが必要です。現在では、誰でも無料で利用できるツール・有料で利用できるツールがそれぞれ多く普及しています。インストールが必要な物や、ブラウザで利用できるものなど、その機能もさまざまです。
SNSでも音声通話やビデオ通話が可能なものも増えており、既に利用している人も多いため、オンライン商談に活用できます。
安定したインターネット環境
ネット環境がなければオンライン商談はできません。スムーズな商談のために、できるだけ安定したインターネット環境を整えておくことが重要です。
また、商談では社外に漏れてはいけない機密情報などを取り扱うことも多いので、セキュリティの整備も万全にする必要となります。
Webカメラとマイクを搭載したデバイス
オンライン商談ではビデオ通話が使われることが多いため、映像を読み取るWebカメラと通話するためのマイクが必須です。
内蔵されているパソコンやタブレット、スマートフォンか、別途Webカメラやマイク、イヤホンとマイクが一体化したヘッドセットなどを用意します。
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オンライン商談に最適なツールの選び方
オンラインツールを選ぶ際には、以下のポイントに注意が必要です。
- ツールへの接続方法
- 利用料金
- 音声や映像の質
- 搭載されている機能
- セキュリティ体制
- ツールが推奨する動作環境
オンライン商談ツールには、さまざまなものがあります。社内環境に適しているのはどれか、予算には合うのか、取引先への負担が少ないのはどれかなど、使用環境やスペック、機能などいろいろな面から比較することが重要です。
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オンライン商談を導入する流れ
オンライン商談の導入が決定したら、以下のような流れで導入するのがおすすめです。
オンライン商談ができる環境を整える
まずは、スムーズなオンライン商談ができるように、インターネット環境の整備や、Webカメラ・マイク搭載の端末などを揃えることから始めます。オンライン商談に使うツールも決定し、推奨環境に合わせた準備が必要です。
マニュアルや実施条件を決める
次に、オンライン商談ツールを誰でも使えるように、マニュアルやトークスクリプトの作成をしておくことも大事です。オンライン商談をどのような条件のときに実施するかも決めておくと、提案しやすくなります。
実際にオンライン商談を実施する従業員にとって負担にならないよう、ルールを決めておく必要があります。
顧客にオンライン商談を提案する
前項で決定したルールに則り、遠方の顧客や商談までに時間をかけたくない顧客など、実施条件に見合う顧客に対して、実際にオンライン商談を提案します。オンライン商談に不慣れな相手には、わかりやすく説明する、手順を詳しくリスト化するなど理解してもらう工夫が必要です。
オンライン商談を導入した事例
実際にオンライン商談を導入した企業では、働き方改革や、感染症対策のほか、企業の課題解決のために導入するなど、以下のような導入事例があります。
- 商談数向上のためにオンライン商談を導入
- 働き方改革の推進のためにオンライン商談を導入
- 戦力となる人材育成のためにオンライン商談を導入
オンライン商談によって、どんな課題を解決したいのかを明確にしておくことも重要です。導入事例を参考に、自社にも当てはめて検討してみてください。
まとめ
オンライン商談は、これまでの商談に対する準備や移動の手間や労力を削減できる営業方法です。現代の働き方の変化にも対応しやすく、今後も多くの企業で普及することが予想されます。本記事で解説したデメリットとメリットを踏まえて、それぞれの企業に合った導入方法を検討することが重要です。
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