電子帳簿保存法の対象企業とは?対応に必要な準備や具体的な対応方法を解説
電子帳簿保存法は2022年、法改正によっていくつかの項目が変更されました。これによって企業が電子帳簿保存法の対象となるのか、対応する方式などに不安を持つ企業の担当者も多いことでしょう。本記事では、電子帳簿保存法の概要や対象となる企業、法改正による変更点、区分、必要となる準備、対応方法などについて解説しています。電子帳簿保存法への対応を考える際の参考にしてください。
目次
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電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係や企業の経理に関連する帳簿および書類について、電子データ（電磁的記録）で保存する際の要件などを定めている法律です。正式名を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。
電子帳簿が普及するなか、ペーパーレスや電子化の流れに応じて帳簿の保存においても新たな枠組が作られるようになりました。法改正を経て、2022年には、より企業が電子帳簿に対応しやすいよう制度が整えられています。
電子帳簿保存法の成り立ち
電子帳簿保存法が最初に施行されたのは1998年のことです。1998年は Windows98 が発売された年でもあり、世界的に電子帳簿、書類の電子化といったことに関心が集まった時代でした。その後、社会情勢の変化にあわせて条件の見直しが行われ、2021年度（令和3年度）の税制改正を経て2022年（令和4年）1月より改正電子帳簿保存法が施行されました。
対象とならない文書もある
国税、経理に関連する帳簿書類のなかでも、手書き作成による請求書や補助簿、仕訳帳や総勘定元帳などは電子帳簿保存法の対象外です。対象外の文書については、従来どおり紙の原本を保存することが決められています。
電子帳簿保存法の対象となる企業
電子帳簿保存法の対象かどうかについて規定はあるのでしょうか。電子帳簿保存法の対象となる企業を確認してみましょう。
すべての法人と個人事業主が対象
電子帳簿保存法は、すべての法人と個人事業主を対象としています。電子帳簿保存法の対象になるかどうかは、企業規模とは関連がありません。ただし、紙の書類については紙のまま保管できるため、電子データを1つも取り扱わない企業は電子帳簿保存法の対象外となります。
対象企業にはデータ保存の義務がある
電子帳簿保存法の対象企業においては、2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正によって、電子取引による書類のデータ保存が義務化されています。
法改正以前は、FAXやメールで請求書を受け取ったものについては印刷した紙を保存することで対応が可能でした。しかし、法改正以降はすべて電子データで保存するルールとなっています。移行には猶予期間が設けられ、2023年12月31日までは書面での保存が認められています。とはいえ、書面での保存を行っている場合は、2024年1月に向けてデータ保存の準備を進めていく必要があります。
申告漏れや不正を行った企業にはペナルティも
電子帳簿保存の要件が緩和され、利便性が高くなった一方で、申告漏れや不正行為にはペナルティが課せられることも定められました。たとえば、会社法による過料が科されたり、青色申告の承認が取り消されたりする可能性があります。また、悪質性が認められると、通常の重加算税に10％が加算されることになります。申告漏れなどが発生しないよう、十分に気をつけなければなりません。
電子帳簿保存法の区分
電子帳簿の保存にはいくつかの区分があります。それぞれについて解説します。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存は、国税関係あるいは決算関係の帳簿書類を企業が会計ソフトなどで作成し、電子データのまま保存する方式です。取引先に提出する書類についても、企業の会計ソフトで写しをとっておく場合は電子帳簿等保存に該当します。
電子帳簿等保存を行うためには、書類の作成時から保存まで、一度も紙面へ出力することなくデータ上の処理を行わなければなりません。法改正前は事前に税務署の承認を得てから行う方法でしたが、法改正以降は承認が必要なくなりました。
スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙の書類をスキャンし、電子データとして保存する方式です。元々は紙の書類だったものを、電子データとして保存する場合に用います。取引先から紙で受け取った帳簿はもちろん、企業で取引先に提出するために紙で作成した書類を写しとして保存する場合も、スキャナ保存が必要です。
スキャナ保存を行うためには、スキャン画像の解像度に一定の条件が設けられていることに注意しなければなりません。
電子取引
電子取引は、電子的な取引情報をやり取りする際の電子情報を保存する方式です。電子情報を作成するソフトやアプリケーションの種類は問われません。
2022年の法改正以前は、電子取引の書類をプリントアウトし、紙で保存することが認められていました。しかし、法改正後は紙での保存は認められず、電子データのままで保存することが義務となっています。
電子帳簿保存法の改正による変更点
電子帳簿保存法は、2022年1月の改正でいくつかの大きな変更がありました。そのうちの1つは、電子データによる保存が義務化されたことですが、ほかにもいくつかの変更点があります。
事前承認の制度廃止
従来、電子帳簿保存を行うためには、電子化システム導入の際に税務署長への事前申請が必要とされていました。法改正によって事前承認の制度が廃止され、企業が必要とするタイミングで電子システムを導入できるようになっています。
事前承認制度の廃止は、企業の事務負担の軽減につながります。承認を受けるための事務的な負担によって、企業が電子帳簿保存にスムーズに移行できないといった課題がなくなりました。
タイムスタンプについて要件緩和
法改正以前、タイムスタンプは帳簿の発行から3営業日以内の付与が必要とされていました。しかし、法改正によってタイムスタンプの付与期間は最長2か月+7営業日以内に延長されています。スキャナ読み取りの書類について、法改正以前はタイムスタンプを付与された後に受領者が自署することが定められていましたが、改正によって自署が不要となったことも大きな変更点です。
また、使用するシステムによって書類の作成、変更日時などの履歴を自動的に追える場合は、タイムスタンプの付与そのものが不要となっています。
書面原本の破棄が可能
電子帳簿保存法においては、紙の帳簿をスキャナにかけ、画像データとして保存することが定められています。こうしたスキャナ保存後の原本書類について、法改正以前は原本の保存が義務づけられていました。
しかし、法改正によって、要件を満たしていればスキャナ保存後の書面原本の破棄が可能になっており、管理の手間や保管場所の負担を大きく軽減できます。
検索の要件緩和
法改正によって、電子帳簿書類の検索要件が緩和されました。法改正以前、電子帳簿は勘定科目や、帳簿の種類に応じた主要ないくつかの記録項目によって検索できるよう分類しておくことが定められていました。法改正によってこれらの検索要件が削除されました。法改正後は、検索の要件として取引年月日、金額、取引先の3つが必要とされています。
電子帳簿保存法への対応に必要な準備
電子帳簿保存法に対応するためには、いくつかの準備が必要です。想定される準備についてそれぞれ解説します。
改正に対応したシステム導入
電子帳簿などの作成に利用するシステムは、電子帳簿保存法の改正に対応したものでなければなりません。現在使用しているシステムがある場合は、法改正に伴うアップデートの予定などを把握しておきましょう。
企業での使用システムを新たに探す場合は、JIIMA認証が参考になります。JIIMA認証とは、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証制度です。市販のソフトウェアやソフトウェアサービスのうち、電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断した製品を認証しています。
業務フローの見直し
電子帳簿保存法の改正によって、業務フローに影響が出るかもしれません。現場の声や情報システム部などの意見も取り入れつつ、業務フローの見直しを行いましょう。最善の形で業務を進められるよう、業務フローを見直してブラッシュアップすることが大切です。
電子帳簿保存法への対応方法
電子帳簿保存法へは、具体的にどのように対応したら良いのでしょうか。必要な対応方法は以下のとおりです。
電子帳簿保存法の適用要件の遵守
まずは電子帳簿保存法の適用要件を確認し、遵守することが大切です。電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引はそれぞれ要件が異なります。また、書類や帳簿の種類によっても要件が異なってきます。従来の取引や書類の在り方についてまとめ、自社が該当する保存方法を洗い出したうえで法規を遵守できるようにフローを確認しましょう。
「2年の猶予」の間に準備
電子帳簿保存法は2022年1月1日に施行されていますが、帳簿の保存方法を完全に移行するための期間として、2023年12月31日まで2年間の猶予が設定されています。この2年のあいだに、電子データ保存のための準備を完了しなければなりません。
電子データの帳簿について、法改正以前は電子データを印刷し、書面で保存することが認められていました。しかし、法改正後は書面保存が廃止され、電子データでの保存が義務となっています。こうした変更について、猶予期間内に対応を完了できるよう準備を行いましょう。
まとめ
電子帳簿保存法は、企業規模などにかかわらず、すべての企業が対象となる法律です。2022年の改正によって要件が緩和した部分もある一方で、帳簿を紙に印刷して保存することが禁止され、電子データでの保存が義務付けられるなど、必要な準備が多いとも言えます。また、デジタル化が進むなかで、従業員へのデジタルデバイスの支給が必要とされるシーンも増えるでしょう。
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