Google MeetでWeb会議をするメリット|8つの機能やZoomとの違いも解説

世の中には、さまざまなWeb会議・ビデオ会議用のツールが存在しますが、この記事ではGoogle社が提供している「Google Meet」をご紹介します。Google Meet の機能やメリットのほか、同じくWeb会議ツールとして有名な Zoom との違いを解説します。どのWeb会議ツールを使ったらよいか悩んでいる方や、「Google Meet」の使い勝手について知りたい方はぜひご参考にしてください。

目次

• Web会議には Google Meet の利用がおすすめ
• Google Meet の8つの機能
• Web会議をGoogle Meetで行うメリット
• ZoomとGoogle Meetの違い
• まとめ

Web会議には Google Meet の利用がおすすめ

「Google Meet」は、Googleが提供しているビデオ会議・Web会議ツールです。オンライン上でお客さまと打ち合わせを実施したり、業務のさまざまなやり取りを行ったりすることが可能で、オフィスワークではもちろん、リモートワークにおいて重宝するツールとなっています。

本題に入る前に、Web会議とビデオ会議の違いについて触れておくと、本記事では以下のように定義しています。

Web会議：パソコン（PC）上のブラウザやソフトウェアを利用する
ビデオ会議：専用の機器（端末、モニタ、カメラなど）を利用する

Google Workspace のアプリからも利用できる

Google Workspace ™ 内で使える機能の1つが、「Google Meet」です。直接 Google Meet にアクセスしてWeb会議を開始したり参加したりする以外にも、カレンダーやメールなどに共有されたURLから参加し、利用開始することも可能で、さまざまな経路からアクセスができます。

Google Meet の8つの機能

「Google Meet」にはさまざまな機能が搭載されています。下記で8つの機能とそれぞれの詳細をご紹介しますので、Google Meet にご興味のある方、利用しようと思っている方はご参考にしてください。

1．Web会議

「Google Meet」の主要な機能として、まずWeb会議を行うことができます。端末に備え付けられたカメラか外付けのカメラがあれば、カメラのオン/オフができます。顔を映しながらコミュニケーションが行えるため、実際に対面しているような感覚で話を進められるのが特徴です。

また、Web会議に準ずる機能として通話を行うこともできます。通話の場合は、カメラをオンにして映像をやりとりする必要がなく、その分通信負荷がかかりません。Web会議に比べて消費するデータ量が10分の1程度で済むのが利点です。オフィスや自宅などの通信環境が整った場所以外では、通話機能でコミュニケーションをとる、といったように、シーンに合わせて使い分けが可能となります。

2．チャット機能

「Google Meet」に参加している人同士、チャット上でテキストやファイルなどを、共有することができます。1対1でのやり取りはもちろん、複数人でやり取りをしたい場合は、［チャットを新規作成］から、［名前かメールアドレスを入力］で対象者を追加すれば、即時複数人でのチャットを開始することができます。また、検索性が高く、メッセージや差出人、添付ファイル形式や日付など、さまざまな方法で過去のやり取りから、目当ての情報を探し出せます。チャットグループ内の特定の誰かに宛てたメッセージの場合は、メンションを付けて発信することで、他参加者が混乱しないよう配慮しましょう。チャットの履歴は管理者が記録有無を設定可能で、無効にした場合は24時間後に消去されます。

3．マルチデバイス

スマートフォン（スマホ）やPCなど、さまざまなデバイスから「Google Meet」にアクセスして利用が可能です。ブラウザ版のほか、アプリ版もあるため、手持ちのデバイスや環境にあわせて柔軟に利用方法を選べるのが利点といえます。オフィスのPCでしていたやり取りのつづきを、出先からスマホを使ってするといったこともできるため、どこにいても業務スピードを落とさず、高いパフォーマンスを維持することが可能となります。

4．画面録画

「Google Meet」の有料プランでは、Web会議の画面を録画することができます。気を付けたいのは、有料プランに限定して利用できる機能だという点です。まずは無料プランを使ってみようか検討されている方は、「録画は利用できない」と念頭においておきましょう。また、録画を利用できるのは、会議の主催者や共同主催者、主催者の組織の所属ユーザーのほか、Google Classroomで会議が作成された場合の担任または副担任などのユーザーに限られます。

録画は、右下のアクティビティアイコンから［録画］を選択し、［録画を開始」から表示されたウィンドウで［開始］を選ぶと始められます。録画の終了は、右下のアクティビティアイコンから［録画］→［録画を停止］をクリックし、表示されたウィンドウで［録画を停止］を再度クリックすると完了します。参加者が会議から退出した場合も、録画は自動的に終了します。Google Meetで開催されるチーム定例に参加できなかったメンバーへ、議事録と合わせて動画を共有する。社外の人との打ち合わせに利用し、証跡として当日のやり取りを録画するといった使い方ができるでしょう。

5．画面共有

この機能では、画面を他のユーザーに共有して同時閲覧が可能です。手順は次のとおりです。画面右下の［画面を共有］をクリックします。その後、［全画面 / ウィンドウ / タブ］のいずれかから表示形式を選ぶと共有が開始されます。「全画面」を選択すると、画面共有者のPC画面がすべて共有されます。PCの操作手順や、複数のファイルを切り替えて共有をしたい場合に適した共有形式です。「ウィンドウ」は、共有者がPC上で立ち上げているアプリの中から、共有したいアプリのみを選択し共有する表示形式です。社外プレゼンや、発表時などはウィンドウを選択することをおすすめします。「タブ」は、ブラウザで立ち上げている画面を共有することができます。インターネット上の動画やサイトなどを画面共有したい場合は、こちらを選択すると良いでしょう。終了する場合は、画面下の［共有を停止］をクリックすると共有を終了することができます。

6．スケジューリング機能

「Google Meet」は開催日時をあらかじめ設定可能です。また、設定した日時に近づくとアラーム通知でリマインドを行ってくれる機能もあります。ただし、「Googleカレンダー」と連携する必要があるため、アラーム通知でリマインドをしたい場合は設定を忘れないように注意する必要があります。

7．ダイヤルイン機能

ブラウザ版やアプリ版から「Google Meet」を起動して参加する以外にも、電話からダイヤルインしての参加が可能です。なお、ダイヤルインを利用した会議を開催するには、「Google Workspace」の有料アカウントが主催者で、かつ、管理者が「Google Meetで電話接続可能な会議を主催する」を有効にしている場合のみです。Web会議の準備が完了すると、Google Meet のページ上に、通常のWeb会議用URLと別に、個別に設定された電話番号とPINが表示されます。

参加者は主催者から教えられたこの電話番号とPINを使って、音声のみで会議に参加することができます。具体的には、共有された電話番号に発信し、その後、指定のPIN+「＃」と入力します。

主催者と異なる組織に所属しているユーザーの場合や、別のエディションを利用しているユーザーであっても、ダイヤルインを利用することが可能です。主催する側は、こちらが招待した正当な参加者であることを確認する必要がありますので利用し際しては十分に注意しましょう。

8．ゲスト招待機能

「Google Meet」でWeb会議を開催中に、追加で新たなユーザーを招待することもできます。招待するための方法はいくつかありますが、ここではMeetのハードウェアで、電話とメールをつかって招待する方法をご紹介します。

＜電話を使って招待する方法＞
・[ユーザーを追加]アイコンをクリック
・[通話]アイコンをクリック
・通話先の国を選択、国コードを追加する
・招待したい相手の電話番号を入力、[通話]アイコンをクリック

＜メールを使って招待する方法＞
・［ユーザーを追加］アイコンをクリック
・[招待]を選択
・招待したい相手のメールアドレスを入力
・［招待状を送信］アイコンをクリック

進行中に詳細を知りたいが詳しいメンバーがその場にいなかった、という場合などは、会議開催後に上記のようなかたちで追加の参加者を招待することが可能です。

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Web会議をGoogle Meetで行うメリット

「Google Meet」でWeb会議を行うメリットについて説明します。それぞれ詳細を解説しますので、Web会議をどのツールで行うか悩んでいる方は参考にしてください。

ブラウザで利用できる

「Google Meet」のメリットの1つとして挙げられるのが、ブラウザでの利用が可能な点です。

ブラウザからGoogleのアカウントにログインするだけで利用できるため、専用のアプリをインストールする手間がかかりません。また、専用アプリをインストールしなくていいということは、これを利用することで消費する分のデバイスの容量を、消費しなくて済む、ということにもつながります。スマホで利用する機会が多い場合は、使い勝手を考慮しアプリのダウンロードをおすすめしますが、PCからの利用がメインだという場合は、ブラウザ利用のみで事足りるでしょう。

他のGoogleのサービスと連携できる

「Google Meet」は単体での利用以外にも、他のGoogleサービスと連携することで、より便利に使えます。Googleカレンダーによるアラームのリマインドや、Gmailの[会議を新規作成]機能による招待リンクの送付などです。

「Googleカレンダー」は予定管理やカレンダーとして、「Gmail」はメールによる連絡手段としてそれぞれ単独で利用も可能ですが、「Google Meet」との連携でさらに機能を活用できます。また、利用するサービスをGoogleのツールに統一すれば、使い分けや管理の手間が省けるのもメリットです。

ZoomとGoogle Meetの違い

「Google Meet」と並んでメジャーなWeb会議ツールとして「Zoom」が挙げられます。下記で無償版におけるそれぞれの特徴や違いなどをご紹介します。比較して、貴社の目的や用途に合ったツールはどちらか、検討のご参考になさってください。

また、ここでは無償版をご紹介していますが、ビジネスにおいてはセキュリティ面や機能の充実度からも、有償版の導入をおすすめします。トライアルもありますので、本格的には有償版を導入するのが良いでしょう。

※1対1は最大24時間、3人以上で最大60分。

パソコンでの利用環境

「Google Meet」と「Zoom」は、PCでの利用環境に違いがあります。「Google Meet」はブラウザで利用可能で、別途アプリをインストール・設定する必要がありません。なお、アプリ版での利用も可能なため、スタンドアローンな運用もできます。

一方「Zoom」は、利用するにはアプリのインストールが前提で、利用を開始するまでのハードルが「Google Meet」に比べて高いといえます。

同時に利用できる人数

無償版では「Google Meet」と「Zoom」のどちらも、最大参加人数は同じく100人です。

有償版の最大参加人数は「Google Meet」が500人なのに対して、「Zoom」は1000人まで利用できます。

しかし、会社やグループ、チームの規模にもよりますが、500人以上が同時にWeb会議をしない場合は「Google Meet」の機能で充分といえます。

ウェビナー機能の有無

ウェビナーとは、インターネットの配信を通したセミナーを指します。「Google Meet」、「Zoom」のどちらも「ウェビナー機能」を有していますが、利用可能なプランや細部の機能が異なります。

「Google Meet」は無償版でも「ウェビナー機能」が利用可能ですが、録画配信ができない、1回の配信時間が60分までなどの制限があります。

「Zoom」はライブ配信と録画配信のどちらも可能、10,000人規模の大きなウェビナーを行えるなどのメリットがありますが、これを利用するためには有料のライセンスが必要です。

料金の有無、使いたい機能などを比べて自分の目的や用途に合った方を選ぶのがおすすめです。

プレビューで確認できる対象

プレビューは、画面や音声の状態を確認できる機能です。確認できる対象は、「Google Meet」は自身のみ、「Zoom」は自身を含めた参加者という違いがあります。「Google Meet」では自身以外の参加者の画面や音声の状態を確認できませんが、ビデオや通話を通して状態を確認するなどで対処が可能です。

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まとめ

オフィスワークやテレワークで活躍するWeb会議ツール「Google Meet」のご紹介はいかがでしたでしょうか。ここまで、ビジネスを加速させるさまざまな機能やメリット、ビジネスシーンにおいて同じくメジャーなツールである「Zoom」との違いをご紹介してきました。貴社の目的や用途に合ったツール導入の参考情報として、お役に立てれば幸いです。

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