管理部門のテレワークやDXを実現するために重要なこと

業務効率化やインボイス制度など新しい法律・制度への対応のため、管理部門でクラウドツールを導入する企業は増加しています。会計、勤怠管理、労務に採用、法務などそれぞれの分野で国内・海外問わずさまざまなクラウドツールが提供されています。

クラウドツール導入の進め方も、どこかの部署が必要なシステムだけを導入するケースや、DXを目指して会社全体のシステムを見直すケースなど様々あります。ではこれからクラウドツールを導入していくことを考える場合どんな部分がつまずきポイントになり得るのでしょうか？

上場企業グループの中堅企業A社の実例を基に紹介します。

目次

• 経理主導で進め、業務効率化は実現。それでもDXへはまだ道半ば
• 自社のルールに合うツールではなく、ツールにルールを合わせる考え方へ
• 全社のDXを進める上ではクラウドツール導入は規定演技に

経理主導で進め、業務効率化は実現。それでもDXへはまだ道半ば

Ａ社は、IT関連の事業会社であり、自分たちも管理部門業務の一部分ではなく全社的なDXを目指すべきと考えていました。その足がかりとして経理主導で経費精算などの業務をクラウド化しました。その際のつまずきポイントについてA社の経理担当者に聞きました。

経理担当者「経費精算のクラウドツールの導入を進めていくと、やはり導入決定時点では見えなかったものがいろいろ見えてきますね。その一つが部署単体で進めていくと影響範囲が限定的であること。もちろん、クラウドツールを導入したことで、社員がスマートフォンから交通費の内容を申請できるようになったり、経費の集計業務・支払いが効率化したりと良かった点はたくさんあります。ただ、経理部門だけで対応するのでは限界があり、全社横断で取り組まなければ進まないことが多々ありました。たとえば経費申請の場合、通勤交通費と営業交通費で会計項目が異なるため、総務も含めて労務規定の見直しから考える必要があります。他にも宿泊経費の上限金額なども経理だけでは決められません。加えて、当社の特殊事情として、親会社からの異動者が多いということもあり、人の異動のたびにシステム部門にも動いてもらう必要がありました。結局、クラウドツールを導入していく場合には、経理部門など部署単体で考えるのではなく全社視点で考える必要があるなと痛感しました。そして、最終的に目指しているDXへはまだ道半ばですね」

自社のルールに合うツールではなく、ツールにルールを合わせる考え方へ

前述のポイントを踏まえ、これからクラウドツールを導入する他の企業に対してアドバイスを求めると、こう続けます。

経理担当者「これからクラウドツールを導入していく担当者の方がいたら、『全社を巻き込む』ことの重要性と『ツールに合わせる考え方』へのマインドチェンジが重要だと伝えたいですね。全社を巻き込むとは、先程お伝えしたことに通じますが、経営陣をしっかり巻き込み、部署単体ではなく、上からかつ組織横断で考えなければ成果が最大化できないということ。また、自社のルールにツールを合わせることを考えるのではなく、クラウドツールに自社のルールを合わせることを考えていく必要があります。理由は、インボイス制度をはじめとする法改正などへの対応が容易になるから。クラウドツールは都度自社でシステム改修などの対応をしなくても、サービス提供者側がシステムを修正し新しい法律に対応してくれます。結果的には自社主導でシステムを修正していくよりも対応が早く、コストも下がっていくのです」

全社のDXを進める上ではクラウドツール導入は規定演技に

経理担当者も述べているとおり、Ａ社がクラウドツールを導入した目的は最終的に全社的なDXを実現するため。DXのステップとして、社内に散らばっている勤務時間情報や経費情報、人事情報など各種の情報をデジタル化するデジタル化（デジタイゼーション）は必須項目。デジタル化した情報をつなぎデータに基づいた経営戦略を考え実践していくことで初めてDXが実現します。
もはやクラウドツールの導入は、できれば取り組むことではなく、DXを進める上での規定演技です。

経理担当者「クラウドツールの導入により、経理含め管理部門のメンバーがテレワークを行える体制は出来上がりました。さらにスマートフォンを社員ひとりひとりが持つことで、申請がどこからでも可能になるなど、社員全員の業務効率化に繋がっています。これからは、全社的なDXを目指し、ツールやデータをうまく活用し、いずれは社員がわざわざ申請しなくても経費精算などの手続きが完了するような仕組みを目指していきたいと考えています」

管理部門のテレワーク実現はあくまで通過点。先々の企業競争力を高めるためにもその先であるDXに向けて社内ルールを含めて整備していくことが重要になります。

管理部門のテレワーク、DXをお考えのご担当者様は、ぜひKDDI まとめてオフィスにご相談ください。

関連コンテンツ：バックオフィス業務の効率化特集
ステップアップ！「デジタル化」特集
ステップアップ！「デジタル化」デジタル度診断