スマホのビジネス活用術!スマホをつかいこなしてテレワークを効率化

新型コロナウイルスの影響を受けて、在宅勤務・モバイルワークなどのテレワークも組み合わせたハイブリッドな働き方を推奨する企業が増えました。業務用パソコン（PC）の貸出によって、自宅などオフィス外でも効率的に業務を進められるようになり、同時にスマートフォン（スマホ）のビジネス利用も増えつつあります。

スマホには、ビジネスに活用できるさまざまな機能がデフォルトで備わっており、ビジネス向けアプリケーションをインストールすればさらなる機能拡張が可能です。

当記事では、スマホをビジネスに導入すべき理由にくわえて、ビジネスシーンにおけるスマホ活用術・つかいこなし術を紹介します。

1. スマホをビジネスに活用すべき理由とは?

現代の働き方は多様化しており、テレワークの普及や新型コロナウイルスの影響でスマホのビジネス利用が増加しています。スマホ活用術をビジネスシーンに取り入れるメリットは、以下のとおりです。

ほとんどのスマホには、ビジネスで役立つさまざまなデフォルト機能が備わっています。たとえば、メール・電話・マップ・カレンダー・クラウド保存・検索・メモ・ボイスメモ・カメラ・電子書籍などです。

仕事を効率化するアプリを追加でインストールすれば、スマホでできる業務の幅を広げつつ個人のニーズにあわせてカスタマイズできます。

キャリアのスマホは全国どこでも通信が可能で、Wi-Fi環境が整備されていなくてもメールやチャット、インターネット検索などできるのが特徴です。

スマホの多彩な機能を活かせば、手軽なガジェットとして仕事の効率化を図れる便利なツールとなります。

2. スマホのビジネス活用術・つかいこなし術10選

次のつかいこなし術を理解すれば、スマホをビジネスツールとして有効に活用可能です。

それぞれについて詳しく解説します。

2-1. 活用術1｜クラウド機能で膨大なデータを保存・共有・管理

クラウドストレージを活用すると、大量データを簡単に保存・共有・管理できます。無料プランで利用できるアプリもありますが、有料プランへの切り替えがおすすめです。有料プランではより多くのデータを保存できるだけでなく、セキュリティも高められます。

パソコンとスマホで同一のクラウドアカウントに連携させると、パソコンからクラウド上に保存したデータを、手元のスマホで簡単に閲覧可能です。紙の資料やUSBメモリを持ち歩く必要がなくなり、紛失や破損のリスクも軽減されます。

2-2. 活用術2｜スマホ内のデータは検索機能で絞り込み

スマホに保存されているデータは、検索機能で簡単に見つけられて非常に便利です。たとえば、メールアプリに備わっている検索機能で、件名や「株式会社〇〇」というようなキーワードを入力すれば、目的のメールを素早く発見できます。

スマホとパソコン間で検索エンジンの検索履歴やブックマークを同期させておくと、データ移行がスムーズです。数週間前や数カ月前の履歴やデータも管理でき、情報整理にかかる手間が省けます。

2-3. 活用術3｜スマホ内線化でメンバー間のやり取りを円滑化

FMC（Fixed Mobile Convergence）とは「固定電話と携帯電話の融合」を意味し、スマホを内線化できるサービスです。会社にかかってきた電話を社員のスマホに転送できるだけでなく、外出中・在宅ワーク中でも、社員同士やチームの内線通話が無料で行えます。

オフィス内での固定電話の回線工事には、人的コストと従業員の負担を伴うのが一般的です。FMCを導入すれば組織変更や回線敷設のための工事が不要となり、企業にとって費用や手間が軽減されるというメリットがあります。

2-4. 活用術4｜クラウド型グループウェアで情報共有を活性化

グループウェアは、企業内の情報共有、報連相などのコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を実現したり、プロジェクト管理など生産性アップに直結したりする機能を有したソフトウェアです。そのほか主要な機能には、スケジュール管理・ファイル共有・チャット・社内掲示板・社内SNSなどが含まれ、スマホからも操作できます。

グループウェアにはオンプレミス型とクラウド型の2つの導入形態があり、オンプレミス型は自社サーバーにソフトウェアをインストールする形式です。クラウド型はオンラインのサーバーで提供され、導入コストが低く、自社でのサーバー運用管理が不要となっています。

2-5. 活用術5｜チャットツールの活用で業務効率化

出先での連絡が難しい人におすすめの活用術は、仕事で使用しているチャットツールと業務用スマホの連携です。情報を外出先でも確認でき、取引先や顧客など社外関係者との連絡もリアルタイムで行えます。

ビジネスチャットは用件の伝達が迅速で、メールのように前置きの定型文が必要ありません。本題から入りやすいため、急な問い合わせにも対応できるのが特徴です。テキストメッセージだけでなく音声通話可能なアプリも多く、機会損失を減らす助けにもなります。

2-6. 活用術6｜文字起こしツールで議事録の作業負担を軽減

文字起こしアプリとは、音声を自動的にテキストデータに変換するツールです。会議の議事録作成からインタビューの文字起こし、営業先との商談内容の記録まで、さまざまな場面で役に立ちます。文字起こしツールを使うと入力作業の手間が削減され、業務の効率化がスムーズです。

録音機能が備わっているためメモを取る必要がなく、会議や商談、インタビューに集中できます。後からでも会話内容を簡単に確認でき、エビデンスとして保管できるのもメリットです。

2-7. 活用術7｜シーンを選ばずにWeb会議に参加

スマホ専用アプリをインストールしておけば、どのような状況においても簡単にWeb会議に参加できます。パソコンのバッテリー切れやノートパソコンを持参していない現場でのミーティングも安心です。自宅から参加する場合、イヤホンやマイクを用意しなくても、デバイスのスピーカーやマイクをWeb会議ツールとして活用できます。

オンライン会議では資料や画像の共有がポイントとなるため、画面共有機能を持つアプリが人気です。相手から権限を受け取れば、遠隔地でも共通の画面を操作でき、対面と同じように情報を共有できます。

2-8. 活用術8｜紙の資料を専用アプリでデータ化

紙の書類や資料は専用アプリを使ってデータ化すれば、保管や情報管理が非常に簡単です。スキャン機能を搭載したアプリは、カメラで書類を撮影するだけで、歪みを補正して文字をデジタルデータに変換してくれます。iPhoneやAndroid™ の標準アプリでもスキャンは可能なため、共有やアーカイブが手軽に行えて便利です。

データをフォルダに分けて整理しておけば、時間や場所を制約されずにスマホから簡単にアクセスできます。データで資料を共有すれば、コピーの必要もありません。

2-9. 活用術9｜手帳+スマホでスケジュール管理

スケジュール管理は、スマホと手帳の併用がおすすめです。Googleカレンダーやスケジュール管理アプリを使用すれば、予定の追加や変更、削除が簡単に行えます。日ごと、週ごと、月ごとの切り替えも可能で、検索やリマインダー機能も備わっていて便利です。

スマホだけに依存すると、バッテリー切れやアプリのトラブルによってスケジュールが消失する可能性もあります。重要な予定はスマホと手帳の両方に記録し、バックアップを取っておくと安心です。

2-10. 活用術10｜ユーザー辞書登録でオリジナル定型文を作成

スマホのユーザー辞書機能は、よく使用する文章や単語を手軽に登録できます。「お世話になっております」や「よろしくお願いいたします」のように営業活動で頻繁に使用される定型文を登録しておくと、文章作成の時間がかかりません。

よく使うフレーズを素早く文字入力できるだけでなく、誤字や入力ミスを防げるのもユーザー辞書登録のメリットです。自分のメールアドレスや電話番号などの情報を登録しておけば、素早いレスポンスも実現できます。

まとめ

スマホの機能は年々進化しており、デフォルトで備わっている機能のみでも、十分ビジネスシーンに活用可能です。さらに職種や業務内容に応じて、ビジネス向けアプリをインストールすれば、業務効率化や生産性アップにつながるでしょう。

スマホとパソコンを同期・連携することで、デバイス間のデータ共有や管理なども簡単に行えます。業務改善という目的だけでなく、テレワークといった働き方に対応するためにも、スマホ活用術・つかいこなし術を身につけてはいかがでしょうか。

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