ビジネスフォンとは?家庭用電話機・PBXとの違いも解説

オフィスや事務所で用いられる業務用電話機「ビジネスフォン」は、内線通話が無料な上に、便利な機能を備えており業務の効率化と円滑なコミュニケーションに貢献します。

企業にビジネスフォンを導入する際は、いくつかのポイントを押さえることが必要です。

当記事では、ビジネスフォンの基本的な機能や必要な主装置、家庭用電話機・PBXとの違い、選び方などについて解説します。将来の増設計画を考慮し、適切な導入方法を検討しましょう。

1. ビジネスフォンとは?

ビジネスフォンとは、オフィスや事務所などで使用される業務用の電話機全般のことです。

ビジネスフォンは一般的に、1台の「主装置」と複数台の「専用電話機」とを組み合わせて使います。主装置は、外部からかかってくる「外線」や社内の電話機同士で通話できる「内線」を制御するものです。主装置の働きによって、1つの電話番号にかかってきた外線を複数台の電話機に着信させたり、同じ電話番号から同時に違う電話番号へ発信したりできます。

ビジネスフォンを利用すれば、社内同士で通話できる内線機能は無料で使えます。ほかにも家庭用電話機にはない便利な機能が多く、ビジネスフォンを活用することで電話業務の効率化や社内コミュニケーションの円滑化を図ることが可能です。

1-1. ビジネスフォンに必要な主装置

ビジネスフォンは主装置がなければ成り立ちません。
主装置とは、外線と内線をつなぐ小型の交換機のことです。主装置のみでは利用できず、専用電話機とケーブルでつなぐことでビジネスフォンとして使えるようになります。

主装置には「ユニット」と呼ばれるいくつかの基盤が内蔵されています。例えば、外線ユニットや内線ユニット、電源ユニット、転送機能や通話録音機能などを担う機能ユニットなどです。ほかにも、インターフォンや社内放送が可能になるユニットや電話機以外の端末を扱えるようになるユニットなど、さまざまな種類があります。ビジネスフォンを使用するためには、必要なユニットを選定して取り付けることが必要です。

また、ビジネスフォンは主装置のユニットごとに使用できる電話端末の台数が変わるため、オフィスの規模や利用シーンなどに応じて機器を選定することが重要になります。

2. ビジネスフォンと家庭用電話機・PBXの違い

ビジネスフォンと似たものに、家庭用電話機とPBXがあります。ビジネスフォンの新規導入を考えている場合、家庭用電話機やPBXとの違いを把握しておきましょう。

家庭用電話機・PBXの特徴やビジネスフォンとの違いを解説します。

2-1. 家庭用電話機との違い

ビジネスフォンと家庭用電話機の最大の違いは、1つの電話回線で同時に通話できる台数です。家庭用電話機は1つの電話回線につき1通話のみが可能であり、着信すると回線に接続している電話機でしか話すことができません。一方、ビジネスフォンであれば1つの電話回線で複数の電話機を同時に発着信できます。

ビジネスシーンでは一般的に、1つの電話回線に複数の外線着信が同時に来ることが想定されます。家庭用電話機を会社などで利用したい場合は、複数の電話回線を設置することが必要です。一方、ビジネスフォンは電話機を必要な数だけ用意すればよく、経済的でもあります。

また家庭用電話機の場合、子機を除く複数の電話機同士を同時に接続できません。複数の電話回線を用意している場合は社内通話ができますが、内線扱いにならないため通話料金がかかります。一方、ビジネスフォンの内線であれば通話料金が発生しないためコストを抑えられます。

2-2. PBXとの違い

PBXとは、ビジネスフォンの主装置のように外線と内線を制御する装置であり、機内交換機とも呼ばれます。

PBXはビジネスフォンよりも機能性が高く、大規模な環境での利用が想定されるものです。ビジネスフォンは一般的に数十～数百台の接続が想定されていますが、PBXは数千台の接続が可能となっています。

また、ビジネスフォンの主装置はCPUのため、停電などのトラブル発生時にはシステムダウンする可能性が高いです。一方、PBXは高性能CPUを二重化で実装しており、片方のCPUが故障してももう片方のCPUで処理を継続できるなど、システムに高い耐久性があります。PBXに停電用のバッテリーを増設すれば、停電時にも1日程度継続して稼働させることが可能です。

ただし、PBXは高性能な分、ビジネスフォンに比べて導入コストが高くなります。加えて、ビジネスフォンよりも工事費用やメンテナンス・保守・運用といったランニングコストも高くなるため注意してください。

3. ビジネスフォンの基本的な機能

ビジネスフォンの基本機能は以下の4つです。

それぞれの機能について解説します。

（1）外線・代表番号

外部の電話機と通話するための機能です。1対1の通話機能しかない家庭用電話機とは異なり、ビジネスフォンは同じ代表番号で複数の外線通話を同時に行えます。

（2）内線

同じ主装置でつながっている電話機同士で無料通話ができる機能です。ビジネスフォンの電話機は主装置によって内線番号が設定されており、内線番号で通話すれば通信事業者の回線を使わずに通話できるため通信コストがかかりません。ビジネスフォンの種類や設定によっては、離れた拠点同士でも内線通話が可能なケースもあります。

内線には基本的な通話以外にも、不在時の内線着信をほかの電話端末に転送する機能や複数人で同時に内線通話できる機能などがあります。

（3）保留・転送

保留は、電話を受けた後に保留ボタンを押すことで、受話器を戻しても通話が切れないようにする機能です。相手を一旦待たせなければならない場合やほかの人へ確認が必要な場合、社内の音声が相手に聞こえないようにするために必要なマナー機能と言えます。

また、ビジネスフォンは、保留・内線という手順を踏むことで外線電話を社内のほかの電話機に転送することが可能です。例えば、受け取った電話の担当者が別の人だった場合、通話をいったん保留にし、担当者に内線電話をつなぎます。次に通話内容を伝えて外線を転送することで、電話機同士で外線を取り次げます。

（4）鳴り分け

ビジネスフォンは、番号ごとに着信音を設定することで音の鳴り分けができます。例えば、部署によって着信音を分ければ、担当者ではない人が無関係な電話を取ることがなくなります。ビジネスフォンによっては、担当部署の電話だけ着信音が鳴るように設定することも可能です。

4. ビジネスフォンの選び方

最後にビジネスフォンの選び方を紹介します。ビジネスフォンを選ぶ際は、以下のステップを踏みましょう。

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まとめ

ビジネスフォンは、オフィスや事務所で利用される業務用電話機で、主装置と専用電話機が組み合わさったものです。
主装置は外部通信の管理や内部通信の制御を担当し、外部との通信を円滑にし、内線通話を無料で提供します。この機能を活用することで、社内コミュニケーションが向上し、業務の効率化が可能になります。

ビジネスフォンは、ビジネス環境において効果的なコミュニケーションツールであり、適切に選定・導入すれば、業務プロセスの改善とコスト削減に寄与します。当記事を参考に、ぜひ自社へビジネスフォンを導入してみてはいかがでしょうか。