ビジネスフォンでの外線のかけ方・受け方｜基本機能を紹介

初めてビジネスフォンを使う方にとっては、外線のかけ方・受け方は分かりにくいかもしれません。ビジネスフォンには、外線に関する機能が数多くあります。ビジネスフォンを使いこなすためには、基本機能を理解した上で、使い方を学ぶことが大切です。

この記事では、ビジネスフォンやPBX・クラウドPBXなどの業務用の電話機における「外線のかけ方・受け方」について解説します。さらに、外線に関する基本的な機能や、内線のかけ方、保留の仕方についても紹介するため、ぜひ参考にしてください。

1. 【ビジネスフォン】外線のかけ方・受け方

外線とは、会社の外部との通話を指す「外線電話」の略称です。対照的に、社内の通話を「内線（内線電話）」と言います。外線は取引先や顧客との大切なコミュニケーションツールとして利用されており、ビジネスにおいて欠かせない存在です。しかし、スマートフォンの使用が一般的となった現代では、固定電話機の操作に不慣れな方も少なくありません。

ここでは、外線の基本的なかけ方や受け方を分かりやすく解説します。

1-1. 外線電話のかけ方

一般的なオフィスの電話機は、内線の状態からスタートします。外線に接続するためには、特定の手順が必要です。以下、外線電話をかける基本的な方法を3つ紹介します。

なお、発着信履歴やオートダイヤル、電話帳に登録した番号が外線の場合は、自動的に外線電話となります。どの使用方法を選んでも、簡単に外線通話が始められます。慣れるまで数回練習してみるとよいでしょう。

1-2. 外線電話の受け方

外部からの電話では、電話機のランプが点滅するシステムが一般的です。点滅するランプの場所や色、ディスプレイの表示、着信音などを確認すれば、発信元が外線か内線かを区別できます。外線着信の受け方は以下のとおりです。

以上の手順を覚えておくと、スムーズに外線電話を受けられるでしょう。

2. 【ビジネスフォン】外線に関する基本機能

ビジネスの現場で活躍するビジネスフォンには、効率よく通信を行うための機能が多く備わっています。特に外線に関連する機能は、日常の業務において非常に重要です。

以下では、外線に関する基本的な機能を5つ解説します。

2-1. 短縮ダイヤル

短縮ダイヤルは、よく使う電話番号や内線番号を2桁～4桁の番号に登録しておく機能です。登録した短い番号だけで発信できるため、毎回長い電話番号を入力する手間が省けて業務効率化が図れます。

●短縮機能の使い方

ビジネスフォンによっては、「グループ短縮機能」が搭載されているものもあり、部署ごとに複数の番号をまとめて登録することが可能です。登録や設定の方法は機種によって異なるため、使用する際は説明書を確認してください。

2-2. 外線転送

外線転送は、ビジネスフォンから携帯や他の固定電話に通話を転送する機能です。担当者が外出中のときやテレワーク中に活用されます。以下は、外線を保留転送する基本的な手順です。

●外線転送機能の使い方

ただし、使用するビジネスフォンの機種やメーカーにより、操作方法が異なることがあります。詳しい設定や操作は説明書を参照するか、メーカーに確認してください。

2-3. 電話帳

ビジネスフォンには「共通電話帳」と「端末別電話帳」という2つの電話帳機能があります。共通電話帳は、ビジネスフォンの主装置に登録され、接続されている端末すべてで共有されます。一方、端末別電話帳は各端末に登録され、その端末でのみ利用可能です。

●電話帳の使い方

発着信履歴から電話帳に登録することも可能です。

2-4. リモートコールバック

リモートコールバックは、個人の携帯電話やタブレットから、会社の番号で外部へ電話をかける機能です。ただし、すべてのビジネスフォンがこの機能を持つわけではありません。

●リモートコールバック機能の使い方

自宅からの電話でプライベートの番号を伏せたい場合や、外出先で電話料金をかけたくない場合などに便利な機能です。

2-5. IVR

IVR（Interactive Voice Response）は、音声ガイダンスを利用して、電話をかけてきた相手を適切な部署やサービスへ誘導する機能です。「お電話ありがとうございます。○○にご用の方は1番を、□□にご用の方は2番を」というような案内メッセージで自動応答し、相手の要件に応じた電話対応を行います。

IVRの導入により、取次をするためのオペレーターや担当者の工数を減少させ、人的コストを削減することが可能です。また、営業時間外にはアナウンスをすることで定時外の電話対応をしない仕組みづくりをしたい、という場合にも有効です。近年では、多くのビジネスフォンで利用しやすくなっており、特にコールセンターなどでよく利用されています。ただし、機種によっては対応していないものもあります。

3. 【ビジネスフォン】基本的な使い方

ビジネスフォンは、外線電話以外にも多くの便利機能を備えています。しかし、多機能ゆえに「基本的な操作方法であってもすべてを把握するのが難しい」と感じる方も少なくありません。

ここでは、ビジネスフォンの基本的な使い方の中でも使用頻度の多い、内線のかけ方と保留の仕方を解説します。

3-1. 内線のかけ方

ビジネスフォンでの内線通話は、業務のスムーズな進行に欠かせません。内線をかける際は、まず内線ボタンを押してから受話器を取り、相手の内線番号をダイヤルすればOKです。ビジネスフォンのモデルによっては、受話器を取るだけで内線が可能な機種もあります。

また、一部のモデルでは、内線番号の最後に「#」を付けると、スピーカー経由で音声を流すことが可能です。通話料の心配はなく、スマートフォン（スマホ）から利用可能なサービスも提供されています。

3-2. 保留の仕方

ビジネスフォンで通話を一時保留する際は、通話中に「保留ボタン」を押せば相手側にはメロディーが流れ、こちらの音声は聞こえなくなります。保留状態から通話を再開する際は「外線ボタン」を押すか、機種によっては再び「保留ボタン」を押せばOKです。

一部のビジネスフォンには「パーク保留」という機能も備わっています。パーク保留機能を使うと設定した電話機すべてで保留中の通話を共有でき、どの電話機からでも通話の取り次ぎや解除が可能です。

まとめ

電話機の種類によって、外線電話のかけ方は異なります。「0」をプッシュしてから電話番号を入力するものもあれば、外線ボタンを押すものもあります。電話機によって外線電話のかけ方が異なるため、取扱説明書などを確認しましょう。

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