立ち上げたばかりの会社や従業員数の少ない会社では、固定電話を導入していない会社もあるでしょう。しかし、ビジネスにおいては、会社の固定電話番号があることで顧客から信用されたり、プライベートと仕事を分けられたりといったメリットもあります。
当記事では、ビジネス用の固定電話番号を取得する方法やメリットを詳しく解説します。一言で固定電話と言っても、回線やシステムによって種類が複数あります。固定電話の種類を理解し、自社の使い方に一番合った固定電話を選びましょう。
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1. 会社用に固定電話番号は必要?取得のメリット
会社用の固定電話番号は、ビジネスに必須というわけではありません。業種によっては携帯電話番号のみで業務をこなせるケースもあります。
しかし、取引先・顧客との電話のやり取りが頻繁に発生する会社は、固定電話番号を取得したほうがよいと言えるでしょう。固定電話番号があることで、業務に関するさまざまなメリットが得られます。
以下では、会社用の固定電話番号を取得する3つのメリットを紹介します。
1‐1. 社会的信用が高まる
固定電話番号の取得には、会社の社会的信用が高まるメリットがあります。会社用の固定電話番号があることで、会社にきちんとした事務所と連絡先があり、事業を本格的に行っているという判断がされるためです。
反対に、携帯電話番号のみでは「簡単に変えられる携帯電話番号しか連絡先がない会社」と判断されて、固定電話がある会社と比較して、社会的信用が低くなるケースがあります。
ビジネスを成功させるには、取引先や顧客、金融機関や行政などのステークホルダーからの信用を得ることが大切です。社会的信用を得る1つの手段として、固定電話番号の取得を検討してみてください。
1‐2. 手続きの負担を軽減できる
会社の登記情報を作成したり、会社用の口座を開設したりするときには、手続きで電話番号を登録する必要があります。記載後に電話番号の変更があった場合は、電話番号の変更手続きを行わなければなりません。
固定電話番号の取得は、手続きの負担を軽減できる点がメリットです。
取得した固定電話番号は、オフィスの引越しをしたり廃業したりしない限りは変える機会がほとんどなく、長期的に使い続けます。会社の手続きに固定電話番号のみを使用することで、後々の変更手続きなどが少なくなり、余計なコストがかからなくなるでしょう。
1‐3. 仕事とプライベートを分けられる
個人の携帯電話を会社用の電話としても使っている場合、業務時間外や休日に仕事の電話がかかってくる可能性があります。仕事とプライベートを分けるには、会社用の固定電話番号が必要です。
会社用の固定電話番号があれば、プライベートの時間に仕事の電話を受けることはありません。休みのときは仕事の電話を心配せずに休めるようになり、オンオフの切り替えがしっかりできます。また、このような仕組みがあることで、従業員の満足度向上にも寄与します。
2. 固定電話番号を取得する方法
固定電話番号を取得するにはさまざまな方法があります。方法によってはメリットだけではなくデメリットもあるため、自社に合う方法で固定電話番号を取得しましょう。
以下では、会社用の固定電話番号を取得する4種類の方法について、それぞれの特徴とメリット・デメリットを解説します。
2‐1. NTTの加入電話を契約する
NTTの加入電話に契約することで、固定電話番号を取得できます。NTTは日本全国にアナログ電話回線を展開していますが、2024年1月には固定電話は順次廃止され、IP化が進められます。加入電話への契約は、デメリットも確認した上で検討しましょう。
●NTTの加入電話のメリット
NTTは日本の通信事業最大手であり、電話回線の信頼性が高い点がメリットです。NTTは重要通信センターの分散など、トラブルに強い通信ネットワークを構築していて、大きな災害時にも安定した通信サービスが期待できます。NTTの加入電話はすべての電話番号にかけることも可能です。
●NTTの加入電話のデメリット
NTTの加入電話を契約する際は電話加入権を購入する必要があり、他の方法よりも費用がかかります。また、NTTの電話回線は、2024年1月以降にアナログ回線からIP網へと切り替わることが決定しています。IP網移行後にはいくつかのサービスで廃止が予定されているため、必要なサービスが廃止されないかのチェックが必要です。
2‐2. IP電話を申し込む
IP電話とは、インターネット回線を利用して通話ができる電話サービスです。「VoIP」という技術を使用し、音声情報をインターネット回線で送受信できるデジタル信号に変換することで、インターネットを介する通話ができます。
●IP電話のメリット
IP電話は電話加入権を購入する必要がなく、通話料金も比較的安く設定されています。インターネット回線契約や回線工事が済んでいる場合は、初期費用を抑えて電話番号取得ができるでしょう。IP電話はインターネット回線を使用するため、スマートフォン（スマホ）やパソコン（PC）を使ってIP電話で通話ができるメリットもあります。
●IP電話のデメリット
電話番号が「050」から始まるIP電話は、一般的に「110」「119」などの緊急通報番号やフリーダイヤルに電話をかけられません。また、IP電話の通信品質はインターネット回線の速度に影響されます。通信環境によっては音が途切れがちになる可能性がある点に注意してください。
2‐3. 光電話を利用する
光電話はIP電話の一種で、インターネット回線の中でも光回線を利用して通話ができる電話サービスです。光IP電話とも呼ばれます。IP電話の特性を生かしつつ、より多くのメリットがあるサービスです。
●光電話のメリット
光電話は通話料金がIP電話と同程度に安価になっています。通信速度の速い光回線を使用しているため通信が安定していて、音質が高い点もメリットです。他にも、IP電話ではかけられない緊急通報番号やフリーダイヤルが、光電話であれば問題なくかけられるメリットがあります。
●光電話のデメリット
光電話を利用するには、光回線のインターネット契約をする必要があります。インターネット契約はしているものの、光回線ではない場合は光電話を利用できません。また、光回線にもかけられない電話番号は存在します。「0170」の伝言ダイヤルや、「114」のお話し中調べが、かけられない電話番号の例です。
2‐4. クラウドPBXを導入する
クラウドPBXとは、インターネット回線を通して複数の電話機をつなげて、ビジネスフォンの機能を利用できるようにする電話システムです。クラウドPBXにつなげた電話機同士で内線を共有でき、場所を問わない業務用電話環境が構築できます。
●クラウドPBXのメリット
クラウドPBXはインターネット回線で端末をつなげられるため、PCやタブレット、スマホも利用できます。社外にあるスマホでも会社の固定番号で発着信ができ、電話対応業務の効率化が実現できるでしょう。クラウドPBXはビジネスフォンの基本的な機能を利用できます。主に使用できる機能は、外線・内線・代表番号着信・保留・転送などです。
●クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXのサービスによっては、利用するために回線の新規契約や機器設置工事が必要となるケースがあります。また、月額利用料金の他にライセンス料・オプション料金などがかかる場合もあるため、契約前には料金プランをしっかりとチェックし自社の希望を叶えるために必要なトータルコストを把握しましょう。
3. 固定電話番号を利用するならクラウド・光IP電話がおすすめ!
会社が固定電話番号を利用する場合は、クラウドPBXや光IP電話がおすすめです。
クラウドPBXと光IP電話はどちらもインターネット回線を利用する電話サービスであり、通話料金が比較的安いというメリットがあります。信頼できる通信業者を利用すれば安定した通信・音質が得られ、会社の電話番号として業務に活用できるでしょう。
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まとめ
会社に固定電話の番号は必須ではないものの、固定電話番号があると手続き面や周囲からの信用面で企業にとって有利となる場合があります。固定電話番号を取得する方法にはIP電話に申し込む方法もありますが、おすすめなのは光電話やクラウドPBXの導入です。インターネットを使用した電話を使うことで通話料金を安く抑えられます。
ただし、通話の音質はネット回線に左右されるため、信頼できる会社を選んで契約しましょう。
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