クラウド電話は導入するべき?仕組みやメリットを解説

社外でも電話対応を行ったり、どこでも内線電話を利用したりするために有効なのがクラウド電話の導入です。インターネット回線を利用して電話の発着信・転送を行えるクラウド電話には、さまざまなメリットがあります。

当記事では、クラウド電話の仕組みや導入のメリット・利用するサービスを選ぶポイントについて詳しく解説します。業務の効率化や、場所に縛られない働き方を推進していきたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

1.クラウド電話とは?

クラウド電話はオフィスに設置されたPBXや電話回線を使わず、クラウド上のシステムを用いて外線・内線・転送ができるサービスです。クラウド電話を導入することで、インターネットがつながる環境下であればどこでも会社番号での発着信が可能になり、業務効率化やコミュニケーションの円滑化が進みます。

ここからは、クラウド電話の仕組みについて詳しく解説します。

1-1.クラウド電話の仕組み

クラウド電話は、電話の接続を行う主装置やPBXがクラウドサービス上に構築されており、インターネット回線を使って通話する仕組みです。

据え置き型のビジネスフォンは、オフィスに設置された主装置やPBXが各電話機にアナログ回線で接続され、外線・内線・転送を行っていました。クラウド電話は、クラウド上にPBXの機能が存在し、インターネット回線を用いて通話します。

クラウド電話の仕組みを活用すると、従来のビジネスフォンではできなかった柔軟な働き方を実現できます。例えば、クラウド電話はインターネット回線があればどこでも使用できるため、オフィスにいなくても会社番号での電話業務が可能です。また、オフィスから外出先の社員に電話をかけるときも内線通話が利用でき、通話料の節約になります。このように、クラウド電話の仕組みを活用すると、業務の負担軽減やコスト削減につながります。

2.クラウド電話を導入するメリット

クラウド電話を導入すると、働き方の幅を広げ、業務の迅速化・効率化を図ることができます。ここからはクラウド電話によって得られるメリットを解説するので、ぜひ導入を検討する際の参考にしてください。

2‐1.社外でも会社の電話番号を使用できる

クラウド電話は、インターネット環境が整っていれば、どこからでも会社の電話番号を使用できます。従来のビジネスフォンは、担当者が外出している場合、電話を折り返す必要がありました。社外からも会社番号が使用できればその場で電話を受けられるため、通話相手を待たせることなくスムーズに業務を進められます。

会社の電話番号を外出先で使用できるその他のメリットは、着信を受けた相手が発信元を確認でき、安心して電話に出られることです。また、BYODで社員が私用の携帯番号を仕事で利用している場合、プライベート番号を相手に伝えずに済むため、プライバシーも守れます。

働く場所がどこであっても社内と同じように通話できるクラウド電話は、リモートワークや小規模なオフィス、定期的に座席変更やレイアウト変更をするようなオフィスにも適しています。柔軟な働き方を取り入れ、円滑に業務を進めたい場合、クラウド電話の導入を検討するとよいでしょう。

2‐2.利用開始までの期間が短い

クラウド電話の特徴として、申し込みから利用開始までの期間が比較的短いことが挙げられます。クラウド電話は、インターネット環境さえ整っていれば、特別な配線工事を行わずに導入できるケースがあるためです。

クラウド電話を導入するときは、通話に使用するスマートフォン（スマホ）やパソコンを準備し、次にどのクラウド電話サービスが自社に適しているのかを選定します。インターネット環境が整っていない場合は新たに機器の設置が必要です。すでに環境が整っている場合は、アプリケーションのインストールのみで利用開始できる場合もあります。

なお、クラウド電話サービスにはさまざまなプランがあり、既存の電話番号を引き継ぐのか、新規に番号を申し込むのかによって、手続き方法が異なるため注意しましょう。申し込みの際は自社に必要な機能をはっきりさせ、サービスを比較・検討することが大切です。

2‐3.セキュリティ対策を依頼できる

クラウド電話は、サービスを提供しているメーカーの技術者がセキュリティ対策や保守管理を行うため、従来のビジネスフォンのように自社で管理する必要がありません。

ただし、クラウド電話のメーカーが対策してくれるからと言って、自社のセキュリティ意識が緩んでしまわないよう気を付けましょう。クラウド電話にログインする際のID・パスワードの漏洩や利用端末のマルウェア感染によって、情報漏洩が発生するリスクがあります。セキュリティ対策をクラウド電話サービスのメーカーに任せきりにするのではなく、万一に備えてルールやトラブル発生時の対応を共有しておきましょう。

2‐4.コストを削減できる

クラウド電話は、端末の導入コストや通話料金を削減できます。すでに社内のインターネット環境が整っている場合は、導入時に回線工事が必要ありません。また、クラウド電話を導入するキャリアで、そのほか複数のサービスを利用した場合、利用料金の割引が受けられ、トータルのコストを下げられるといったケースもあります。

オフィスの環境を考えるときにも、クラウド電話なら人的コスト、金銭的コストの両面においてメリットがあります。まず、電話機の配線を気にしなくてよいため、オフィスのフリーアドレス化や内装のレイアウト変更が容易です。さらに、再配線するために業者への依頼が必要ないため、依頼費がかからず、業者を手配する社内担当者の負担も軽減できます。

また、クラウド電話はインターネット環境さえあれば社員間の内線通話が可能です。内線であれば社員同士の通話は0円、転送をする際の費用も掛からず、コスト削減につながります。

3.クラウド電話を導入する際に確認したいポイント

クラウド電話を提供しているメーカーは複数あり、導入する際にどのような点に注意して選べばよいか迷うことがあります。クラウド電話は、機能性やセキュリティ対策の有無を調べ、信頼できるメーカーを選びましょう。

ここからは、失敗しないクラウド電話選びの方法について解説します。

3‐1.機能性

クラウド電話を導入する際に確認したいのは、どのような機能が使えるかという点です。多くのクラウド電話には、会社番号を用いた電話の受発信、登録している端末同士の内線通話、登録している端末への外線転送といった機能が標準搭載されています。

その他の機能として、自動音声で応答するIVR機能やチャットやビデオ通話と連携するUC機能などがあります。搭載された機能を生かすためには、自社がどのような目的でクラウド電話を使用するか確認しておくことが重要です。

サービスの拡張性を確認しておくことも、クラウド電話を選ぶ際に重要です。事業が拡大・縮小した場合、電話加入権を追加・変更できるサービスなら、導入後に発生する余計なコストを省けます。

3‐2.音質

クラウド電話はインターネット回線を使用する関係上、ネットワーク環境により音質が左右されることがあります。近年はインターネット技術の発達によりクラウド電話の音質は改善されていますが、無料トライアルプランのあるサービスを選んだり、契約前に通話の音質を確認できる体制がある業者に相談したりすると安心です。

また、音質の悪さは自社のネットワーク環境が原因であるケースもあります。もし自社のネットワーク環境に問題がある場合は、接続環境を見直し、根本から改善しましょう。

3‐3.サポート体制

クラウド電話メーカーの多くはサポートセンターを設置し、不明点やトラブルに対応してくれます。特に導入時は運用方法についてサポートが必要な場合があるため、専門知識のあるメーカースタッフのサポートがあると安心です。

クラウド電話は、「使用開始後にどのようなサポートが受けられるのか」についても確認しましょう。通話や音質のトラブルは業務に支障が出るだけでなく、お客さまや取引先といったステークホルダーの信用を失うおそれがあります。窓口の開いている時間や相談方法など、サポート体制を確認しておくとトラブルが発生したときも落ち着いて対応できます。

まとめ

クラウド電話とは、インターネット回線を利用して通話することを指し、社外でも内線電話を利用できたり、会社番号で発着信できたりなどのメリットがあります。またすでに環境が整っているケースでは、大規模な工事も必要なく、低コストかつ比較的短納期で、スムーズな導入が可能です。

ただし、通話の音質やどのような機能を利用できるかはサービスの申し込み前に必ず確認しましょう。自社の電話の利用状況や、何を目的としてクラウド電話を導入するのかをはっきりさせておくと、サービスの検討時に役立ちます。

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