快適なオフィス環境は、従業員が十分なパフォーマンスを発揮する上で重要な要素です。オフィス環境は、キャビネットやデスクのレイアウト、照明や空調環境などさまざまな要素によって成り立っています。オフィス環境で従業員がストレスを感じている部分があれば、少しでも改善して居心地のよいオフィスにする取り組みが必要です。
当記事では、オフィス環境を改善するメリットやオフィス環境の改善方法とポイント、改善する上で押さえておきたい注意点などを紹介します。従業員が働きやすい環境を整えたいという方はぜひご覧ください。
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1.オフィス環境を改善するメリット
オフィス環境の改善が重要な理由は、企業にとってさまざまなメリットがあり働きやすくなるためです。具体的には、業務効率化・生産性向上、従業員のストレス緩和、従業員の満足度アップなどのメリットが挙げられます。
ここでは、それぞれのメリットについて詳しく紹介します。
1-1.業務効率化・生産性向上につながる
オフィス環境を改善すると「業務効率化」と「生産性向上」につながります。業務効率化とは、無駄なタスクを減らしてより少ない工数で成果の最大化を試みることです。生産性向上とは、最小限の投資で成果を最大化するための取り組みです。すなわち、業務効率化とは生産性向上の施策の1つとなります。
たとえば、オフィスの空調や照明が管理されていれば「暑い・寒い」「暗い・明るすぎる」などのストレスがなく、業務に集中しやすくなります。その他にも、資料や備品などが整理整頓されていればすぐに見つけられるため、業務を途中で止めることもありません。したがって、業務効率化により残業時間や無駄なタスクがなくなり、生産性が向上します。
1-2.従業員のストレス緩和になる
オフィス環境にストレスを感じている従業員は、少なくありません。厚生労働省の労働調査によると、「強いストレスとなっている」と感じる事柄がある労働者の割合は、58.0％でした。
出典：厚生労働省「労働調査」
その中で、下記の内容にストレスを感じている人が多い傾向にあります。
- 仕事の質、量
- 仕事の失敗
- 受動喫煙
- 対人関係
オフィス環境は、仕事の質や量、失敗などにも関係している要素です。たとえば、「デスクが狭すぎてパソコン操作すらスムーズにできない」「動線が悪くて従業員同士がぶつかる」などの環境になっている場合、従業員のストレスが溜まっていきます。
その他にも、「椅子の座り心地が悪い」「備品を取りに行くために遠回りが必要」などストレスの要因はさまざまあります。従業員のストレスはオフィス環境を改善することで緩和されるため、仕事効率アップにも効果的です。
1-3.従業員満足度が上がる
仕事に対する余計なストレスがなくなると、働きやすいオフィスとして従業員満足度が上がります。環境が良ければ、従業員の愛社精神も育まれてモチベーションアップにもつながります。満足度が良くなれば、仕事にもやる気が出て今まで以上の結果を出す従業員が増え、企業としても成長が可能です。
企業が成長すると従業員の給与・賞与なども改善でき、さらにモチベーションアップにつながり好循環が生まれます。
2.オフィス環境の改善方法とポイント
オフィスのレイアウトや什器、設備などを見直すことで、企業の業務効率化・生産性向上、従業員の満足度アップにつなげることができます。
ここからは、オフィス環境を改善する方法とポイントを詳しく解説します。
2-1.オフィスレイアウトを見直す
業務に最適なオフィスレイアウトのポイントは、以下の3つです。
●フリーアドレス型
座席を定めないレイアウトをフリーアドレス型といいます。好きな席に座ることができ、コミュニケーションを取りたい人と席を隣や向かいにして、意見交換なども可能です。オフィスでのマンネリ化を防ぐこともでき、部門を超えたコミュニケーションの活性化を実現できます。
●ブース型
ブース型とは、パーテーションやパネルで囲った席で構成するレイアウトです。タスクに集中する職種には、余計な情報が入ってこないように座席を区切るブース型がおすすめです。
●移動しやすい動線の確保
オフィス内で移動する際に、他の従業員のデスクやチェアにぶつかる狭さでは、都度ストレスが溜まってしまいます。通路は広く取り、ゆとりのあるスペースを確保した家具の配置がポイントです。
スペースに余裕があれば、観葉植物を置くことで従業員のストレス緩和に効果的な場合もあります。
2-2.オフィス家具・什器を変更する
オフィス家具・什器は、地震による転倒を防止するために固定をし、ガラスがあれば飛散防止フィルムを貼りましょう。基本的な家具・什器の環境を整えたら、デスクやチェアを快適なものに変更すると、業務効率化が図れます。
オフィスに家具・什器を設置する際のポイントは、以下のとおりです。
●疲れにくいチェアやデスクの導入
デスクワークをしていると、家具によっては身体に不調がでてストレスの原因になる場合があります。長時間、同じ姿勢で座っても疲れにくいオフィスチェアや、気分転換になるスタンディングデスクの設置も効果的です。
●デザインやカラーにこだわる
理想のオフィス環境を実現するには、雰囲気にあったデザインやカラーのチェア、デスクを選ぶのもおすすめです。たとえば、白いチェアやデスクは清潔感があり明るい雰囲気になります。黒であれば、重厚感があり気持ちを引き締める効果があるでしょう。
●整理整頓しやすい什器の導入
収納力があり、整理整頓しやすく取り出しやすい書棚やキャビネットなどの什器を選ぶと、業務効率がアップします。たとえば、書棚には、高さ調整が可能な棚板付きのものや、仕切り・引き出しがついているものがあります。
上記のポイントを押さえながら従業員の声を取り入れて、従業員が心身ともに健やかに働けるオフィス環境を目指しましょう。
2-3.設備が整ったオフィス環境にする
働きやすいオフィスでは、照明・空調・換気・防音の管理が行き届いています。照明や空調などの管理は、設備が整ったオフィス環境を目指す上では重要なポイントです。
照明・空調・換気・防音の管理では以下のポイントを意識しましょう。
●照明
デスク周りは集中しやすい昼光色、会議室は明るい昼白色、休憩室はリラックスできる暖色など、場所にあった照明を選ぶとよいでしょう。
●空調と換気
暑い・寒いと感じやすい不快な室温では業務に集中できないため、空調では適温を意識しましょう。また、オフィスで息苦しいと感じる場合は、換気が十分でない可能性があります。同じ空間に複数の人が集まるオフィス内では、二酸化炭素が溜まりやすく業務効率に影響する場合もあるので、換気することも大切です。
●防音
隣のデスクで作業する音や雑音、声などが気になり、従業員が業務に集中できないことがあります。パーソナルスペースを確保するためにも、防音対策として、デスク周りに壁を作って個別ブースにするとストレスも感じにくくなります。
オフィス内で、通信環境が悪いとスムーズに作業ができずイライラしてしまうことがあるため、通信環境も問題なく利用できるか確認しましょう。
3.オフィス環境を改善する際に押さえておきたい注意点
オフィス環境は、レイアウトの見直しや家具の変更、設備の管理などで改善されますが、押さえておくべき注意点があります。
オフィス環境を改善する際に押さえておきたい注意点は、以下のとおりです。
| 従業員の意見に耳を傾ける |
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オフィス環境の見直しでは、従業員の意見を聞き取り「満足度・問題点・課題」を把握しましょう。経営陣だけでは、実際に困っていることや細かな点に気付かない可能性があります。現場で仕事をする従業員の意見が、もっとも重要であり的確です。従業員は対面で本音を伝えられない場合もあるため、アンケートで意見を集めると効果的です。 |
| ほかの企業事例を参考にする |
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オフィス環境の理想があっても、具体的なイメージが湧かないときは、ほかの企業の導入事例を参考にしましょう。職種や業務内容が似ている企業のオフィスを参考にすると、レイアウトや家具・什器の選び方などがイメージしやすくなります。 |
| 補助金制度の利用確認 |
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オフィスを「リノベーション」する場合には、費用が1,000万円以上かかるケースもあるため、利用できる補助金制度の有無を確認しましょう。 ●ものづくり補助金 中小企業と小規模事業者向けの補助金で、生産性の向上を目的とする設備投資を行う場合に利用できます。リノベーションにより、どのように生産性の向上に結びつくのか、証明が必要です。 ●事業承継・引継ぎ補助金 事業承継、M＆Aによる中小企業向けの補助金です。オフィス改装と新事業の関連性を説明する必要があります。 ●IT導入補助金 中小企業向けの補助金で、業務効率化やデータ利用で顧客獲得するためにITツールの導入をした企業が対象です。モバイルパソコン、Web会議システム導入費用も該当します。 |
オフィス環境を改善する前に、従業員の意見に耳を傾け、ほかの企業事例を参考にして、補助金が利用できる内容か確認しましょう。
まとめ
オフィス環境の改善は、業務効率化や生産性向上、従業員のストレス緩和、従業員の満足度向上を図る上で重要です。オフィス環境を改善するには、業務に最適な座席のレイアウトや家具・什器の設置、照明や空調、換気などの管理を行うのがポイントです。
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