オフィスコミュニケーションを活性化する空間作り｜6つの工夫を紹介

かつては指令の円滑な伝達を目指してトップダウンの組織運営が主流でしたが、現在はフラットな組織が増加し、部署を超えたコミュニケーションが求められています。オフィスでのコミュニケーションを増やすことにはさまざまなメリットがありますが、コミュニケーションを促進するためにはいくつかの工夫が必要です。

そこで今回は、オフィスコミュニケーションの必要性とメリットを解説した上で、コミュニケーションが増えるオフィスにするための工夫を6選紹介します。

1.オフィス内のコミュニケーションはなぜ必要?

従来はトップダウン型の組織運営を円滑に行うことを目指すために、部署内での指令が行き渡りやすいレイアウトが主流となっていました。しかし現在では、フラットな組織が増えたことから、部署の垣根を超えたコミュニケーションが取れるオフィスが求められています。以下では、オフィスのコミュニケーションが増えるメリットについて紹介します。

1-1.オフィスでのコミュニケーションが増えるメリット

オフィスでのコミュニケーションが増えることで、以下のようなメリットが得られます。

オフィスのコミュニケーションが減少すると、情報伝達がうまくいかずミスが増えたり、社員のストレスが増えて離職率が高くなったりするおそれがあります。こうした弊害の発生を防ぐためには、コミュニケーションを増やすことが大切です。

2.コミュニケーションが増えるオフィスの工夫6選

実際に社内のコミュニケーションを活発にするために、オフィスレイアウトを工夫するとよいでしょう。以下では、コミュニケーションが取りやすいオフィス環境作りのコツについて紹介します。社員にとって働きやすいオフィスを作りたい人は、ぜひ参考にしてください。

2‐1.回遊型のレイアウトにする

回遊型のレイアウトとは、オフィス内をスムーズにぐるりと回れるようなレイアウトを指します。

オフィスのレイアウトでは、動線を考えることが大切です。動線を工夫し、回遊できるレイアウトにすることで、自然にコミュニケーションが生まれるようにします。回遊できるレイアウトであれば、近くにいる馴染みの深い社員だけでなく、遠くの社員ともコミュニケーションをとる機会が増えるでしょう。

2‐2.フリーアドレス制を導入する

フリーアドレスが導入されていると席が固定でなくなるため、さまざまな部署の人とコミュニケーションが取りやすくなります。決まったメンバーだけで固まらず、多様な交流を行いやすくなります。
ただし、フリーアドレスには以下のような注意点も存在します。

以上のとおり、フリーアドレスはよい点もそうでない点も持ち合わせた制度です。導入する場合は、自社がフリーアドレスに適しているかどうかをチェックした上で、座席管理の仕方などをよく検討しましょう。

2‐3.ミーティングスペースを確保する

ミーティングスペースとは、複数人で話し合いを行うスペースです。情報や考えのシェア、アイディア出しなどに使用されます。

ミーティングスペースは、話し合いたいことがある際すぐに利用できるため、コミュニケーションを円滑化しやすくなります。ワークスペースに設置しにくいモニターやホワイトボードといったアイテムを置いておくと、さらに自由な話し合いができるでしょう。

2‐4.リフレッシュスペースを設置する

リフレッシュスペースとは、社員がリフレッシュするための空間のことです。リフレッシュスペースは部署の垣根を超えてさまざまな社員が訪れるため、普段は関わることの少ない社員同士のコミュニケーションが生まれやすくなります。

1人で業務を続けていると、集中力が落ち、作業効率が低下しやすくなります。そこで、気分転換をする場所としてリフレッシュスペースを設け社員同士が気軽に話せる環境を用意すれば、ストレスを発散でき、業務の効率化や従業員満足度の向上につながります。また、このスペースはリラックスして人と話ができる空間であるため、会話の中で新たなアイディアが浮かぶ効果も期待できます。

リフレッシュスペースを設置する際は、植物を置いたり、柔らかいソファを用意するなど、よりリラックスしやすい空間作りを心がけましょう。ワークスペースに似たデザインにすると、十分に心を休めにくくなるため、差別化されたデザインにすることも重要です。また、社員が気軽に利用できる導線を意識し、人通りの多いオフィスの中心やエントランスの近くなどに設置するのもおすすめです。

2‐5.パーテーションを少なくする

パーテーションの多いオフィスは、社員同士が顔を合わせにくく、コミュニケーションの低下を招くおそれがあります。パーテーションの数を減らし、社員が気軽に話し合える空間にしましょう。

ただし、パーテーションは集中力を高める上では大いに役立つアイテムです。パーテーションを減らしすぎると、1人で集中して作業をすることが難しくなり、生産性が低下するリスクもあります。

パーテーションを減らす場合は、別に集中スペースを用意するなどの工夫が必要です。「集中力が必要な作業をするときは集中スペースで行い、それ以外は自席で行う」といったメリハリをつけることで、スムーズに業務を進めやすくなります。

2‐6.マグネットスペースを作る

マグネットスペースとは、マグネットに引き寄せられるようにオフィス内の社員が集まってくるスペースのことです。部署の隔たりなく、たくさんの人が集うマグネットスペースは、コミュニケーションの活性化を大きく促進するでしょう。

人が自然に立ち寄るスポットは、マグネットスペースになりやすいと言えます。具体的には、自動販売機の付近や喫煙室、給湯室、プリンターの前などが挙げられます。

すでに人が集まる場所がある場合は、設備を整えることで、よりコミュニケーションを促せるマグネットスペースにできる可能性があります。設備の例としては、簡易なカフェコーナーの設置や机・椅子の用意などがあります。

マグネットスペースは新たに大きな部屋を用意する必要がなく、何気ない空間を変化させることで生み出せるため、コストパフォーマンスの高い施策と言えます。

まとめ

現在、主流となっているフラットな組織では、部署を超えたコミュニケーションが求められています。コミュニケーションの増加には、情報共有、業務効率化、従業員満足度向上、問題解決などのメリットがあり、メリットを受けるためにはオフィス環境を工夫することが大切です。

具体的な工夫として、回遊型レイアウト、フリーアドレス制、ミーティングスペースの確保、リフレッシュスペースの設置、パーテーションを減らす、マグネットスペースの創出などがあります。

コミュニケーション不足は、情報伝達を阻害してたり、社員のストレスの増加につながります。コミュニケーション不足によるリスクを防ぐためにも、コミュニケーションを促進する場を設けることが大切です。

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