「安さ」「機能」「サポート」の課題を解決　社用スマホ選定4つのポイント

2024年3月26日、 ITメディアオンラインに「法人スマートフォンの正しい選び方」についてのインタビュー記事を掲載した。

今回はその掲載記事をご紹介します。

携帯電話やスマートフォンの契約を更新する際、コストを削減する余地があるかどうかを検討するのは自然な流れだ。ただし「安ければ何でもいい」わけではない。更新時にまとめて考えたい「定番の4課題」の解決方法とは。

コスト削減のポイントは"料金プランの使い分け"

KDDI まとめてオフィスの三瓶裕介氏(防災士)

業務用の連絡手段として、従業員に支給する携帯電話やスマートフォン。そのコスト削減は企業にとって重要な課題の一つだ。契約更新のタイミングは、料金プランをはじめ契約内容を見直す良いきっかけになる。端末の利便性や運用管理の効率など、携帯電話やスマートフォンを利用する全従業員が直面していた課題は何だったのか、を満遍なく振り返り、解決策を探すことが望ましい。法人端末の利用でよくある"悩み"は主に4つある。

1つ目の課題は前述の通り、料金プランだ。大抵の通信事業者は2種類の料金プランを用意している。データ通信の利用量に応じて料金が変動する従量課金プランと、利用量の上限がない使い放題プランだ。「端末の利用実態を振り返り、適切なプランを選ぶことで、コストを最適化できます」と、KDDI まとめてオフィスの三瓶裕介氏（営業推進本部　デジタルマーケティング部　マーケティンググループ　防災士）は話す。例えばKDDIは、以下2つの料金プランを提供している。

• スマホミニプラン 5G／4G
  • 従量課金プラン。1カ月当たりのデータ利用量が1GBまでは2,365円。その後はデータ利用量に応じて4段階で料金が変動（4GBまで利用可能）
• 使い放題MAX 5G/4G
  • 使い放題プラン。月額約5,000円前後で、データ利用量の上限なく利用できる（条件あり^※1）

※1 「3回線以上の契約が必要」などの条件がある。

通話やデータ通信をオフィス外で頻繁に利用する営業担当者なら使い放題プランを、利用の少ない内勤の従業員は従量課金プランを契約するという具合に、従業員ごとの働き方に応じた料金プランを選択すれば、コストを抑えられる可能性がある。より厳密に料金プランを最適化したい場合は、IT部門向けの管理サービスを利用するという手がある。KDDIの場合は、モバイル管理業務の効率化を支援するセルフポータルサイト「My KDDI Biz」を申し込めば、企業が契約した端末のデータ通信量を月別で確認できる。「使い放題のプランを契約している従業員が、あまりデータ通信を利用していない」「内勤の従業員が、想定以上にデータ通信を使っていた」といった利用状況を、ダッシュボードで把握できるようになる。

三瓶氏によればKDDI まとめてオフィスは、企業のニーズや事情に合わせた料金プランを提案するだけでなく、スマートフォンを使った業務効率化に関する提案もしている。例えば、Microsoftの「Microsoft 365」、Googleの「Google Workspace」、LINE WORKSの同名ツールを利用したコミュニケーションの活性化といった施策を提案してきたという。

「コストだけを単純に比較すると、通信事業者ごとの差はそれほどない」ということも珍しくない。契約見直しの際、料金はもちろん重視すべきだが、自社の課題を包括的に解決できそうなパートナー企業を選ぶことが望ましい。

MDMで基本的なセキュリティを確保

2つ目はセキュリティの課題だ。「従業員全員にスマートフォンを支給したいが、紛失から情報漏えいにつながるのではないか」「従業員が業務に関係のないWebサイトを見始めるのではないか」といった懸念はもっともであり、端末を安全に管理する上では何らかの対策をする必要がある。

対策の一つは「MDM」（Mobile Device Management）の利用だ。例えばGoogleのモバイルOS「Android」を搭載した端末向けのMDMには、Google公式のセキュリティプログラム「Android Enterprise」がある。これを活用すれば、複数のスマートフォンのセキュリティ設定を一括管理できる。「企業が端末を管理するツールとして必要十分な機能を備えており、セキュリティを確保できます。IT部門に十分なセキュリティ人材がいないために高度なツールは使いきれない場合には、ファーストチョイスに適しています」と三瓶氏は説明する。AppleのモバイルOS「iOS」搭載端末の管理ツールとしては、KDDI まとめてオフィスがMDMサービス「KDDI Smart Mobile Safety Manager」（以下、KDDI SMSM）を提供している。KDDI SMSMもMDMとして必要十分な機能を備えており、モバイル端末の一元管理を実現する。

キッティングは外部サービスの活用を

3つ目の課題はキッティングだ。データ移行、基本アプリケーションのインストール、初期設定などは、IT担当者が1台ずつ手動で作業するとなるとかなりの手間になる。KDDI まとめてオフィスは、端末導入時のこうしたキッティング業務全般をサポートする。「アカウント設定や各種機能設定だけでなく、資産管理用ラベル貼りのような作業も支援します。企業ごとの仕様に応じた初期設定済みの、すぐに使える状態の端末をお届けできます」（三瓶氏）

KDDI まとめてオフィスはキッティング作業だけでなく、導入後のサポートもワンストップで提供するという。トラブルや故障時のメンテナンスも含めたサポートサービスを提供している。「アフターサービス体制が整っている点は、KDDI まとめてオフィスの強みです」と三瓶氏は話す。

自社業務に合った端末を選ぶ方法は

4つ目の課題は、利用端末の選び方だ。それぞれの職種の特性に合わせた端末を選ぶことが重要になる。「工事現場で利用するので、落としても壊れにくい頑丈なものがよい」「長時間持ち歩いても使い続けられる、大容量バッテリーの端末がよい」など、エンドユーザーの業務と使い方によってさまざまなニーズがある。KDDI まとめてオフィスはAndroidとiOSの幅広い端末を取り扱っており、三瓶氏は「頑丈さを求めるならば、防水・防塵（じん）機能を持つ京セラの『TORQUE』シリーズや『DIGNO^®』シリーズ、Samsung Electronicsの『Galaxy』シリーズなどがあります」と話す。

現場のニーズに合った端末を選定するためには、ハードウェアの性能だけでなく運用上の利便性も重視する必要がある。例えば物理ボタンを備えた端末は、手袋を着けたままスマートフォンを操作する必要のある職種にとってメリットがある。「端末ごとの特色を詳しく把握している弊社が、お客さまのさまざまな業務内容に合わせて最適な製品を選んでご提案します」と三瓶氏は説明する。

スマートフォン活用で、業務の在り方を変革

業務に応じたスマートフォンと情報システムの組み合わせによって、業務が改善した事例を紹介する。空調設備などの設計、施工、メンテナンスを手掛ける東京サーマルは、社用スマートフォン導入のタイミングと合わせて「LINE WORKS with KDDI」（以下、LINE WORKS）を導入した。従来は現場の状況報告をする際、撮影した写真のデータをPCに取り込んでメールで送付していた。しかしPCが使いにくい状況がたびたびあり、連絡に時間と手間がかかっていた。LINE WORKSであれば、スマートフォンで写真を撮れば、そのまま送れる。情報共有のスピードが向上し、より効率よく正確に状況を把握できるようになった、と東京サーマルは評価する。同社は他にも、LINE WORKSのチャット機能を活用することで「先輩に気軽に質問できる」「災害時の安否確認のような、総務部から全従業員への一斉連絡が容易になる」といった効果を感じているという。

「KDDI まとめてオフィスに依頼し、モバイル端末の管理負担を大幅に軽減した」と話すのは大英産業だ。九州・山口エリアで分譲マンション販売などを手掛ける大英産業は、業務効率化のため全従業員にスマートフォン約450台、タブレット約100台を貸与していた。これらの端末のキッティングはIT部門が担当。設定から修理依頼まで全てを引き受けていたが、その業務負担は重く、限界を感じていたという。特に新入社員の入社時期は、数十台の端末を一気に設定しなければならず、作業に数日かかることもあった。一度従業員に渡してしまうと、業務に関係のないアプリケーションの使用制限やセキュリティの強化といった設定変更が思うようにできないことも大きな課題だった。

こうした背景から、大英産業はスマートフォンとタブレットの契約をKDDI まとめてオフィスとの契約に切り替え、併せてKDDI SMSMを導入した。デバイス制限やパスワードなど管理設定のマスターデータを用意しておけば、KDDI SMSMで全ての端末に設定を一斉配信できる。一元管理の仕組みを導入したことで、IT担当者は端末管理の作業を大幅に削減できたという。「セキュリティ設定の徹底や、パスワードの定期変更が実現でき、セキュリティ強化にもつながりました」と大英産業は評価する。

スマートフォンの特性を生かした業務改革へ導く"プロの知見"

ここまで解説したように、企業のスマートフォンの契約見直しではコスト面だけでなく「スマートフォンをいかに有効活用し、業務効率化につなげられるか」を考えることが重要だ。KDDI まとめてオフィスは、スマートフォンを中心とした業務改革を実現し得る製品やサービスを幅広く取り扱っている。「従業員間の通話が多く、取り次ぎの手間が課題だという企業に対して、エンドポイント、ITインフラ、ネットワークにわたる包括的な提案ができることは、弊社が通信事業者であることの強みといえます。通信を軸としつつ、業務や経営に関わる変革戦略など、広い範囲でお客さまの事業を支援したいと考えています」（三瓶氏）

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