令和における電話環境の課題とは？｜さまざまな変化に応じた解決策も解説

日本企業の多くは、オフィスに人がいることを前提に、業務をおこなってきました。しかし、働き方改革やコロナ禍を契機にテレワークが普及し、ワークスタイルは大きく変化しています。業務に欠かせないツールである電話も、変化に対応していかなければなりません。この記事では、現在の電話環境が抱える課題や解決策などについて解説します。

ワークスタイルの変化とは

自社がテレワークを実施していなくても、取引先が導入しているため、「担当者と電話がつながらず困った」という経験をお持ちの人も多いのではないでしょうか。このように、電話環境の見直しは、社会全体で必要性が高まっている傾向です。働き方改革の推進やコロナ禍の影響により、業務体制は変わりつつあります。

働き方改革におけるテレワークの推進

2019年4月に施行された働き方改革関連法には「ワーク･ライフ･バランス」「多様で柔軟な働き方」が盛り込まれています。それらを実現するために、テレワークの導入が推奨されました。総務省の情報通信利用調査によると、2022年には半数以上の企業がテレワークを実施しています。

参考：総務省｜令和5年版 情報通信白書

コロナ禍を経てハイブリッドワークが増加

2020年には、新型コロナウイルス感染症の拡大の影響で、多くの企業が業務体制を変えざるを得なくなります。この時期に感染予防の有効な対策として、テレワークが急速に普及しました。

2023年ごろからは、コロナ禍前の生活に戻り始めたものの、テレワークの実施状況は高い水準を保っています。国土交通省の調査によると、週に1日以上のテレワークを実施している人の割合が、2023年は70%を超えています。2022年と2023年のデータを比べると、週に1～4日の実施が増えているのが現状です。出社とテレワークを組み合わせた多様な働き方である「ハイブリッドワーク」が、定着しつつあるといえます。

※参考：国土交通省｜令和5年度 テレワーク人口実態調査

現在の電話環境の問題点

電話は業務に不可欠なツールですが、テレワークの普及に伴い、従来からの運用方法では使いにくくなっています。現在の電話環境においては、固定電話の課題、機器の老朽化、ISDN回線の終了といった課題が生じています。

固定電話をメインとした業務体制

企業の多くは、固定電話をメインとした電話環境を構築しています。テレワークの実施により、取引先や顧客から電話が、部署や担当者に直接つながらないこともあります。迅速な対応ができず、顧客満足度や信頼性の低下につながりかねません。

また、出勤者においては、かかってきた電話への対応や、担当者への取り次ぎの負担がかかります。自分の業務を中断せざるを得ない場合もあり、業務効率が下がる可能性があります。

PBX（電話交換機）の老朽化

企業内の固定電話は、「PBX（Private Branch Exchange）」と呼ばれる電話交換機で制御されています。外線の発着信・外線と内線の接続・内線通話・転送など、オフィスにおける音声通話に不可欠な設備です。

PBXは、法定耐用年数の6年を超えても使用できるケースが少なくありません。しかし、長く使い続けるほど故障のリスクは高まります。また、保守・サポート期間が終了している場合もあります。

INSネットの終了

古いタイプの電話回線のなかには、サービスが終了するものがあります。NTTは、30年以上にわたって提供してきた「INSネット」（ISDN回線）を2028年12月末で終了し、IP網への移行を進めています。

IP網への移行により、多くの機能が停止します。例えば、POSレジや警備システム、企業間の取引などの停止は、業務に多大な影響をもたらします。業務に多大な影響をもたらします。

電話環境を最適化する方法（1）光回線を使った電話サービスを導入

既存の電話交換機（オンプレミスPBX）を使用して、電話環境を改善したいという場合もあるでしょう。「KDDIまとめてオフィス」なら、オンプレミスPBXでもクラウド電話サービスと同等の環境を構築できます。

KDDI 光ダイレクト

「KDDI 光ダイレクト」は、光ファイバーをアクセス回線とするIP電話サービスです。社内に設置した光回線終端装置まで光ファイバーを敷設し、アダプターやルーターを介してPBXと接続します。使用中の電話機や電話番号を変えずに、高品質なIP電話サービスを利用できる点がメリットです。

KDDI 光ダイレクト | 法人向け | KDDI まとめてオフィス

ビジネスコールダイレクト（BCD）

「KDDI ビジネスコールダイレクト（BCD）」は、社内外問わず、会社の固定電話とau携帯電話・スマートフォンを内線化するサービスです。内線電話として利用するため、在宅勤務者・他拠点との通話にも料金がかかりません。「KDDI 光ダイレクト」と併用すると、会社の電話を携帯電話に内線転送したり、会社宛ての着信を自身の携帯電話で受けたりすることができます。

KDDI ビジネスコールダイレクト | 音声・電話/FMCサービス | 法人向け

電話環境を最適化する方法（2）クラウドPBXを導入

ワークスタイルの変化に適応するには、電話環境の見直しが必要です。在宅勤務者も出勤者も同等に電話を使えるシステムとして、クラウドPBXとクラウド電話サービスが挙げられます。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウド上にPBXの機能を構築したシステムで、インターネットを介して、外線の発着信・外線と内線の接続・内線通話・転送といった機能を制御します。設置型の電話交換機（オンプレミスPBX）とは異なり、クラウドPBXは接続装置や交換機器を必要としません。

クラウド電話サービス

オンプレミスとクラウドの組み合わせも可能

クラウド電話とは、クラウド上にPBX機能を構築し、インターネット回線を利用して通話をするシステムです。スマートフォンを使った内線通話や内線転送、会社の電話番号での発着信も可能です。インターネットに接続していれば通話ができるため、オフィス以外での業務も円滑に進められるでしょう。

Webex Calling | 法人向け | KDDI まとめてオフィス

電話環境を最適化する方法（3）オンプレミスとクラウドの組み合わせも可能

「KDDI まとめてオフィス」なら、前述のソリューションを組み合わせて運用することもできます。例えば、本社ではオンプレミスPBXを利用し、支社や拠点にはクラウドPBXを導入するといった方法です。「既存のオンプレミスPBXを使用したい」「電話機能のカスタマイズをしたい」などの要望に応えつつ、スマートフォンの内線化も実現可能です。

まとめ

働き方改革や新型コロナウイルス感染症の流行により、2020年以降にテレワークが急激に普及しました。オフィス勤務から在宅勤務になることで、ワークスタイルは大きく変化しています。しかし、電話環境に関しては、変化に対応していない企業も少なくありません。特に、固定電話をメインとして業務をおこなっている場合は、電話環境の見直しが必要です。

KDDI まとめてオフィスは、KDDIが長年培った高品質でセキュアな通信を軸に、スマートフォン・パソコンなどのデバイスと、クラウド・セキュリティなどのITソリューションで、課題を解決します。