電話環境の改善で得られるメリットとは｜「KDDI まとめてオフィス」のサービス導入事例も紹介

2024年10月01日掲載（2024年10月03日更新）

※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。

電話環境の改善で得られるメリットとは｜「KDDI まとめてオフィス」のサービス導入事例も紹介テレワークの普及や事業の拡大、従業員の増加といった要因により、企業をとりまく状況は変化しています。しかし、多くの企業において、電話環境はアップデートされておらず、変化に合わせた電話環境の見直しが求められています。この記事では、新しい電話環境がもたらすメリットについて解説するとともに、電話環境を改善した企業の事例も紹介します。ぜひ参考にしてください。

新しい電話環境とは

企業における電話環境は、「オフィスに従業員がいて固定電話で対応する」という前提で構築されているのが一般的です。しかし、働き方の多様化などにより、固定電話をメインとした業務体制が、現状に合わなくなっている企業も少なくありません。

今後は、テレワークの普及に合わせて、社内外を問わず同等に電話を使えるような仕組みが必要です。電話環境を改善することで、スマートフォンでも会社の電話番号で発着信ができたり、オフィス外でも内線として通話ができたりします。

電話環境の改善が従業員にもたらすメリット

新しい電話環境は、従業員の働き方に変化をもたらします。負担軽減や業務効率の向上といった効果が期待できます。

電話応対の負担が軽減される

業務連絡や顧客対応を固定電話に依存していると、電話を受けた人から担当者への取り次ぎ作業が生じます。テレワークを実施している場合には、数少ない出勤者が電話応対に追われる可能性があります。

固定電話をスマートフォンに置き換えることで、担当者が直接電話に出られます。また、オフィスから内線転送ができると、電話応対や取り次ぎの負担軽減につながります。

業務効率が向上する

担当者に直接電話がつながるようになると、電話応対や取り次ぎから解放されて、本来の業務に集中できます。作業の中断もなくなり、業務効率が上がります。

テレワークをするはずが、固定電話での応対が必要で、出勤せざるを得ないというケースがあります。電話環境を改善することで、そのような非効率的な働き方からも解放されます。

働きやすい環境になる

スマートフォンやパソコンを使って、会社の電話番号による発着信ができると、テレワーク時も出勤時と同等の環境で業務を進められます。個々の状況に応じた、柔軟な働き方ができるのは大きなメリットです。取引先や顧客への対応もスムーズになり、負担やストレスも軽くなります。

電話環境が経営面にもたらすメリット

電話環境の改善は、従業員の働き方だけではなく、経営にも影響があります。コスト削減や生産性の向上、BCP対策など、会社としてさまざまなメリットが得られます。

コストを削減できる

電話環境の改善には、PBX（電話交換機）の最適化も含まれます。PBXにはオンプレミス（設置）型とクラウド型がありますが、それぞれにコストを削減できる要素があります。例えばオンプレミスPBXは、ランニングコストが安価であるという強みがあります。クラウドPBXは、物理的な機器が不要であるため、導入コストを抑えられます。

また、スマートフォンを使って内線化をすれば、通話料金や転送料金がかからないため、通信コストを削減できます。

生産性が向上する

電話環境を改善すると、固定電話への対応に費やしていた時間や労力を、本来の業務に使えるようになります。人員が不足している業務のサポートなどもできるでしょう。業務効率がよくなることで生産性が向上し、業績アップにつながります。

BCP対策になる

クラウドを利用する電話環境においては、インターネットに接続していれば通話ができます。災害時や有事の際に、会社の設備・機器が壊れてしまったとしても、モバイル回線や衛星通信（Starlink）などを使えば利用可能です。

KDDIの音声・電話サービスで電話環境を改善

電話環境を改善するには、固定電話のIP化やモバイルの活用が必要です。KDDIでは、高品質のIP電話回線や、固定電話を内線化できるサービスを提供しています。

KDDI 光ダイレクト

KDDI 光ダイレクトは、光ファイバーをアクセス回線とした、高品質のIP電話回線です。電話機本体の交換や電話番号の変更はありません。拠点や支店間では、内線として通話ができます。

KDDI 光ダイレクト | 法人向け | KDDI まとめてオフィスIP電話のオプションサービス

KDDI 光ダイレクトは、機能を追加することで、以下のような使い方ができます。

部署や担当者ごとに直接電話を受ける
au携帯電話から会社の固定電話番号で発着信をする
あらかじめ指定した電話番号に転送する
発着信時の通話を録音する

【KDDI】KDDI 光ダイレクト: オプションサービス | 音声・電話/コスト削減 | 法人向け

KDDI ビジネスコールダイレクト

KDDI ビジネスコールダイレクトは、固定電話や携帯端末などが内線化できるサービスです。KDDI 光ダイレクトと組み合わせることで、会社にかかってきた電話をスマートフォンなどに内線転送したり、電話に直接出たりすることも可能です。

【KDDI】KDDI ビジネスコールダイレクト | 音声・電話/FMCサービス | 法人向けKDDI ビジネスコールダイレクトの主な機能

au携帯電話と固定電話での内線通話
複数拠点、事業所間の内線通話
内線番号でのSMS送受信

電話環境を改善した事例

KDDIが提供する音声・電話サービスを導入して電話環境を改善し、課題解決や業務効率の向上を実現した事例を紹介します。ぜひ参考にしてください。

コスモ電子株式会社

電子機器の企画・開発・生産をおこなう同社は、内線転送で発生するタイムラグや、通話料金コストなどの課題を抱えていました。電話環境を全面的に刷新することで、内線電話の利便性向上や通話料のコスト削減を実現しています。

既存のオンプレミスPBXを更新し、固定電話を「KDDI 光ダイレクト」に、本社や工場内の内線通話・転送システムを「KDDI ビジネスコールダイレクト」に変更しました。また、携帯電話から構内放送ができる機能や、着信の自動転送をリモートでできる機能など、同社ならではのオプションをカスタマイズして活用しています。

【導入事例】コスモ電子株式会社 | 法人向け | KDDI まとめてオフィスコスモ電子株式会社の導入事例

プロパティエージェント株式会社

同社は、投資用不動産の開発販売を中心とした事業を展開しています。業務に欠かせない「通話録音」と「特定番号への発信規制」をスマートフォンでおこなう手段を探していました。KDDI まとめてオフィスは、スマートフォンのすべての発着信をオンプレミスPBXと専用機器を通すことで、それらの機能を実現させました。

また、「KDDI ビジネスコールダイレクト」とオンプレミスPBXの連携により、代表電話番号への外線着信を、スマートフォンに内線で転送できるようになりました。担当者への取り次ぎ作業の負担が減り、業務効率が向上しました。

【導入事例】プロパティエージェント株式会社 | 法人向け | KDDI まとめてオフィスプロパティエージェント株式会社の導入事例