クラウドPBXが実現する働き方改革と業務効率化
クラウドPBXは、インターネット回線を活用してWeb上で電話システムを完結できる仕組みです。近年、働き方改革やハイブリッドワークの普及により、オフィスの固定電話に依存しない環境整備が求められています。その中で、クラウドPBXの導入は、より柔軟で効率的な働き方を実現する手段の一つとして注目されています。
電話を受ける場所を選ばないことで得られるメリット
従来の固定電話では、会社宛ての電話を受けるためにオフィスなど特定の場所にいなければなりませんでした。しかし、クラウドPBXを導入することで、「03」などの市外局番を利用した外線や内線の通話が、オフィスの内外を問わず可能になります。これにより、以下のようなメリットが生まれます。
1. 電話対応のための出社が不要に
テレワークやフレックス勤務が普及する中で、電話番のために特定の社員が出社する必要があるのは非効率です。クラウドPBXを活用すれば、オフィスにいなくても電話を受けられるため、電話対応のためだけに出社する必要がなくなります。
2. フリーアドレスやABW（Activity Based Working）の導入を促進
クラウドPBXにより、固定電話の物理的な制約がなくなります。その結果、オフィス内で自由な座席配置を採用しやすくなり、フリーアドレスやABW（業務内容に応じて働く場所を選べる働き方）の導入を後押しします。
3. 拠点をまたいだ内線通話が可能に
従来のオンプレミスPBXでは、内線通話は基本的に同一拠点内に限定されていました。しかし、クラウドPBXを導入することで、異なる拠点間でも内線通話が可能になります。たとえば、本社ではオンプレミスPBXを継続利用しつつ、支社にはクラウドPBXを導入する「ハイブリッド運用」も選択できます。
4. 従来のビジネスフォン運用も可能
クラウドPBXを導入しても、従来通りビジネスフォンや受付用の固定電話を併用することが可能です。必要に応じて既存の設備と組み合わせた運用ができます。
「通話のAI文字起こし」など、クラウドPBXならではの機能と業務効率化
クラウドPBXには、単なる電話機能にとどまらず、さまざまな付加機能が備わっています。たとえば、以下のような機能を活用することで、業務の効率化が期待できます。
1. 自動応答・時間外アナウンス
管理画面から応答メッセージを簡単に設定でき、内容に応じた部署への振り分けや、休日・時間外のアナウンスを柔軟に切り替えられます。
2. 通話のAI文字起こし
AIによる自動文字起こし機能を搭載したクラウドPBXもあり、通話内容をリアルタイムでテキスト化できます。これにより、電話対応後のメモ作成や、議事録作成の手間を削減できます。
3. ベンダー依頼不要の簡単な設定変更
従来のオンプレミスPBXでは、内線の設定変更やアナウンスの変更を行う際にベンダーへ依頼し、作業完了までの待機時間が発生していました。クラウドPBXでは、こうした変更を社内の管理画面から即時に行えるため、業務のスピードアップにつながります。
4. 保守・メンテナンスの手間削減
オンプレミスPBXでは、機器の保守やメンテナンスの際に業者の訪問が必要でしたが、クラウドPBXではシステムの更新が自動で行われるため、運用負担が大幅に軽減されます。
主要クラウドPBXソリューションの特徴と適した企業
クラウドPBXの導入をする際、どのソリューションを選ぶかがポイントになります。KDDIまとめてオフィスでは、以下の3つのクラウドPBXを提供しており、それぞれ異なる強みを持っています。 それぞれのソリューションが持つ特長を踏まえ、自社のニーズに合ったものを選択することが重要です。
ソリューションに精通し、ワンストップ提供できるのが強み
KDDI まとめてオフィスでは、クラウドPBXの導入支援において以下のような強みを持っています。
1.Webex・Teams・Zoomの3つの主要ソリューションを提供
他社では1～2種類のソリューションに限定されるケースが多い中、KDDI まとめてオフィスでは、これら3つのクラウドPBXに精通し、企業のニーズに合わせた最適な提案が可能です。
2.通信キャリアとしての安定した回線提供
BCP対策として、携帯回線や衛星回線と組み合わせたクラウドPBXの運用が可能です。水害などで固定電話回線が使えなくなった場合でも、KDDIグループの4G・LTE・5Gや衛星通信を利用することで通話を継続できます。
3.ワンストップでの導入支援
クラウドPBXに加え、デバイス、データ回線、ネットワーク機器などの手配まで、KDDI まとめてオフィスが一括で対応できます。
クラウドPBXの導入を検討される際は、ぜひKDDI まとめてオフィスへご相談ください。
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