基本のデジタル化：STEP 01

仕事道具のデジタル化

お使いの仕事道具の見直しはデジタル化への最初の一歩です。
ガラケーからスマートフォンへ切り替える。通信環境をデジタル化に耐えうるように
整備する。といった「道具の変更」から、
デジタル化の足腰を鍛えていきましょう。

いまお使いの道具を見直しましょう

従来の仕事道具・・・ガラケー・紙ファイリング・判子など ⇒ デジタル化 ⇒ 新しい仕事道具・・・スマホなど

仕事で利用しているさまざまな道具。特に不自由を感じていないかも知れませんが、これを変えるだけでも業務が効率化することをご存じでしょうか? まずは身の回りの道具を見直すことから「デジタル化」をはじめましょう。

ガラケーからスマートフォンへ

電話機はどれも同じだと思っていませんか？スマートフォンはただの電話機ではありません。持ち運べる小さなコンピューターとして通話以外にも柔軟にあなたの仕事を支えてくれます。移動中のメールチェックや資料の確認、デジカメとしても活躍します。さらにクラウドサービスと連携すると高度なデスクワークも可能です。

外出中にお客さまへの返事が遅れて失注日報提出のために帰社。直帰できない外出先や自宅で会社の仕事ができない

大事な要件を伝えたいのに電話がつながらない定期的な会議などのために出社しなければならない

お客さまに提示したい資料が手元にない経費精算などで紙の書類の提出が必要ハンコを押すためだけに出社する

この悩み、全部スマートフォンで解決できます！経費精算電子契約顧客管理情報共有ファイル・案件管理チャット・コミュニケーション勤怠・給与テレワーク何が変わるの？たとえば・・・

[従業員]交際費領収書レシートなどスマホで申請 ⇒ [管理職] スマホで承認 ⇒ 仕訳データの自動生成

経費精算はスマホから都度申請して自動集計

社員は月末に領収書やレシートと申請用紙を経理部に持参。担当スタッフは月末処理で毎回残業するのが当たり前。スマートフォンなら領収書を写真で撮影してその場で申請、都度オンラインで自動集計されるので集計作業にかかっていた残業時間もカットできます。

いつでも申請 / 負荷を分散して残業を抑制

ビジネスに役立つ機能メール・動画・画像・チャット外出先でも即応答お客様への情報の共有がスムーズに

スマホを活用した返答で業務スピードをアップ

外出時にお客さまからメールで問い合わせがあったと社内スタッフから連絡を受けた。利用しているガラケーでは社用メールが確認できず、結局社へ戻り残業して対応した。スマートフォンなら出先から社用メールの確認や、チャット機能で迅速なレスポンスが可能。業務が滞ることがありません。

資料や画像もすぐに確認 / 電話以外の手段で返答

サービスの紹介はこちら「Microsoft 365 with KDDI」「Google Workspace™ 」「LINE WORKS with KDDI」

紙の資料は電子化してクラウドへ保存

たとえば、紙のカタログや資料はすべてデジタル化してスマートフォンやタブレット、PCで持ち運びできます。
軽量かつ、いつでも必要な資料を用意することができるようになります。また紛失による情報漏洩のリスクも軽減できます。

資料の電子化で
生産性が大幅アップ！

紙の資料がたまり、オフィス空間が圧迫されていませんか?すべてスキャンしてデジタル化すれば資料のファイリングが不要になり、オフィスはスッキリ。さらにオンラインストレージに保存すれば、いつでもどこでもアクセスができるので外出先で急に必要が生じたときでも安心です。打ち合わせや商談前にプリントアウトの必要もありません。

ファイリングが必要な紙資料もデジタル化でストック。キーワードで検索をかければ、欲しい資料にすぐたどりつけます。

打ち合わせ資料の事前印刷がなく、印刷コストカットができるほか、事前準備にかかる人的工数も軽減できます。

デジタル化で
仕事の質が変わる

オンラインストレージに格納した資料はキーワード検索で即座に見つけられます。紙の資料を手作業で探すよりも格段に効率的です。タブレット端末と組み合わせれば、商談資料の準備の手間や持参忘れのトラブルからも開放され安心です。さらに商談中に必要になったカタログや写真、動画などもオンラインストレージから取り出して提案に活用することも可能。デジタル化で時間を有効に活用して仕事の質を向上させましょう。

インターネット回線を高速化

途中で会話が聞こえなくなったり、画像が粗くなったりすることがなくなります。

業務で発生する調べ物やファイル送受信の待ち時間短縮になります。

ストレスの元凶を取り除きましょう

調べ物をしていても画面の表示が遅い、取引先からのファイルのダウンロードが終わるまで待つといった何気ないストレスも累計すると業務時間における大きなムダにつながっています。社員が快適に仕事ができる環境の要件としてインターネット回線の見直しは急務です。

イーサエコノミー

NTT東日本・NTT西日本が提供するフレッツ光サービスに対応した、高速インターネットサービスです。

複合機をデジタル化にフル活用

紙文書をスキャン ⇒ デジタルファイル化 ⇒ E-mail・FTPサーバー・共有フォルダ

複合機をデジタル化にフル活用

紙資料のデジタル化はおまかせ

複合機を印刷とコピーだけに使用していませんか？紙資料のスキャンはもちろん、取り込んだデータを共有フォルダへ自動保存したりメールを送信するなど複合機にはデジタル化に便利な機能がたくさん。データ化のためのデバイスとしてぜひ活用しましょう。

※機種により機能は異なります。くわしくはお問い合わせください

複合機

複合機を賢く使いこなせば、経費節減はもちろん、生産性向上や働き方のアップデートにもつながるオフィスの必需品です。

STEP02

オンラインサービスの導入

企業を取り巻く社会環境の変化

基本からスタート！
デジタル化のステップ

基本的なデジタル化の進め方をわかりやすく段階にわけてご用意させていただきました。
ご自身の状況に合わせてご参照ください。

こんな方にオススメ

まだガラケーを使用、紙の資料が中心