働きやすい職場にはどのような特徴がある?整えたい環境や制度を解説

従業員を大切にし、長く自社で働き続けてもらうためには、従業員にとって働きやすい職場環境を整えることが大切です。しかし、働きやすい職場とは具体的にどのような職場を指すのか分からないという方もいるでしょう。

当記事では、働きやすい職場の特徴や働きやすい環境を整える方法を具体的に解説します。働きやすさは、社内の制度やオフィスの環境によって左右されます。従業員のニーズをしっかり確認しながら、目的をもって環境の整備を行いましょう。

1.働きやすい職場の特徴は?

優秀な人材を獲得しつつ、既存社員の流出を防ぐためには、働きやすい職場環境を実現することが重要です。ここでは、働きやすい職場とは具体的にどのような環境を指すのか、7つの特徴を紹介します。

1-1.コミュニケーションが取りやすい

働きやすい職場の最初の特徴は、コミュニケーションが取りやすいことです。同僚はもちろん、先輩や上司とも円滑にコミュニケーションを取れる職場は、情報共有のスピードが早く、意思決定やトラブルの共有も迅速に行われるため、生産性が向上します。

コミュニケーションの取りやすさは、顧客満足度の向上にも重要な要素です。たとえば小さなミスやトラブルが生じたとき、上司や先輩、周囲へ気軽に相談できる環境が整っていれば、事態が深刻化する前に対処できます。

さらに、気軽にコミュニケーションを取れる環境作りは、チームビルディングの観点からも欠かせません。企業理念やプロジェクトのゴール、チームの方向性を共有でき、業務のムラが生じるリスクを軽減します。

1‐2.人間関係が良好

人間のパフォーマンスは、精神状態に左右されやすいため、人間関係が良好で、精神的な働きやすさが確立されている職場なら、従業員は個々の能力を最大限に発揮しやすくなります。

職場で気軽に相談できる相手がいない場合や、上司や先輩を必要以上に恐れる状態が続くと、精神的な不調を招く可能性が高まります。精神的な安全が確保できない職場では、出社自体がストレスとなり、従業員の離職率増加につながります。

1‐3.時間や場所にとらわれずに働ける

時間や場所に関する制約が少ない職場も、働きやすい職場と言えます。具体的には、リモートワークやフレックスタイム制を導入しているかどうかがあげられます。

リモートワークは、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、オフィス以外の場所で働く方法です。通勤時間のカットによるワークライフバランスの向上や、自律的に働けることなど、従業員にとってさまざまなメリットがあります。

フレックスタイム制は、あらかじめ就業規則などで定められた労働時間の枠内で、従業員が自由に出社や退社の時間を決められる働き方です。リモートワークと同じくワークライフバランスが向上するほか、電車やバス、道路が混雑する時間帯を避けられるため、通勤によるストレスを軽減できます。

1‐4.残業が少ない

職場環境を改善するための指標の1つとして、ワークライフバランスの向上があげられます。従業員はプライベートの時間を十分に確保することで、メリハリのある生活を実現できます。

ワークライフバランスを向上させるためには、残業が少なく、無理のない勤務時間で働ける職場作りが必要です。無理なく働くことは、精神的な負担を軽減する助けになります。

業務時間が長くなることで、必ずしも生産性が向上するとは限りません。仕事だけでなくプライベートも充実させることで、業務時間中に集中しやすくなったり、効率的に仕事を終わらせる工夫を模索したりできるようになります。

企業側にとっても、残業代による人件費を削減できる点はメリットと言えます。

1‐5.教育体制が整っている

社員教育は、業務に必要な知識やスキルを身に付けるのみならず、従業員が自社で働きやすいようにサポートするための取り組みも含まれます。たとえば上司と部下が1対1で対話できる場を設けることや、適性に合わせた人員配置を行うことも教育の一環です。

教育体制が整っている企業は、従業員が知識やスキルを磨きつつ個々の能力を発揮できる職場です。教育の機会が多く、研修制度が整っていれば、従業員は役職や担当する業務に必要な知識やスキルを身に付けられます。

ロールプレイングや研修のように時間枠を設けて行われるもののほか、朝礼時の事例紹介も社内教育の一部です。研修などで働き方や作業の手順を覚えつつ、朝礼などで社内の様子を共有することで、従業員はより働きやすくなります。

1‐6.福利厚生が整っている

求職者が応募先企業を選定するとき、給料やオフィスの立地に加えて、福利厚生も重視される要素の1つです。

福利厚生が整っていると、従業員の働く意欲向上にもつながります。個性的な福利厚生は話題となりやすく、求職者へのアピールポイントとしても効果的です。

現代ならではの福利厚生の一例として、リモートワーク導入に関連する補助があげられます。リモートワーク環境を整えるための家具や周辺機器の購入費用を、企業側が負担する制度です。リモートワーク希望者の費用負担を軽減することで、働きやすい環境の実現を促しています。

ほかにも、場所や職種による利用格差を生まない、キャッシュレス決済型の食事補助サービスや、一般的な期間よりも長い育児休暇や住宅手当、家族手当など、時代のニーズに沿った福利厚生を提供している会社もあります。

1‐7.人事評価制度が整っている

適切に機能する人事評価制度は従業員に対して、自分の仕事がきちんと評価されるという安心感をもたらします。この安心感は従業員の意欲向上や働きやすさにつながり、「頑張っても評価されない」という理由での離職増加を防げます。

人事評価制度は、従業員の適切な人員配置や教育を行ううえで重要な役割を担います。共通する評価基準にもとづいて従業員の能力やスキルなどを判断すると、それぞれがもつ課題の洗い出しにもなります。結果、従業員本人は適切なサポートが受けられるようになり、働きやすくなります。企業側としても、会社全体の生産性向上が期待できます。

2.働きやすい職場はなぜ必要?

働きやすい職場を作ると、従業員のみならず企業にとっても複数のメリットが期待できます。企業が将来的に安定した経営を続けるためには、従業員の視点から職場環境を改善することが重要です。

以下で、企業が働きやすい職場を作ることに注力すべき理由として、3つのメリットを紹介します。

2‐1.従業員の意欲が上がる

働きやすい職場は前述のとおり、周囲とのコミュニケーションが容易であったり、勤務場所や出勤時間の自由度が高かったりと、従業員の不安や不満を解消できる職場です。

従業員の業務に対する意欲低下は、必ずしも本人に原因があるとは限りません。不透明な評価制度や人間関係、ワークライフバランスの低下など、企業が対処すべき問題に起因するストレスの可能性もあります。

従業員の意欲を上げる工夫として、精神面と制度面の両面において、働きやすい職場作りが必要です。自分の意見やアイデアが尊重され、頭ごなしに否定されない安心感や、個人の都合や働きやすさに配慮してくれる信頼感が、業務に対する意欲を高めます。

2‐2.生産性が向上する

働きやすい職場作りによって、社内の生産性向上も期待できます。生産性の向上は、業務効率を向上させるツールの導入や、人員数の増加によってもたらされますが、同じように、働きやすい職場作りも重要です。

従業員が確認したいことができたとき、コミュニケーションが円滑で働きやすい職場なら、躊躇せずに上司や先輩に質問できます。情報共有や意思決定までの所要時間が短縮され、これによって生産性が向上します。

2‐3.人材確保につながる

魅力的な職場作りは、人材確保にも貢献します。価値観の多様化が浸透しつつある現代は、従業員が仕事や職場に求めるものも給料や昇進に限らなくなりました。福利厚生が充実していたり、リモートワークやフレックスタイム制が認められていたりする点に魅力を感じる従業員もいます。

魅力的な条件が揃った職場は愛着が生まれやすく、従業員の「ここで働き続けたい」という意欲を促進します。従業員がキャリアアップを考えるときも、転職先が必ずしも居心地が良く制度が整った職場とは限りません。働きやすい職場を作ることで、従業員は労働環境が悪化するリスクを抱えてまで転職しようとは考えなくなり、人材の流出を防げます。

また、働きやすい職場として評判が広まれば、新しい人材も獲得しやすくなります。

3.働きやすい職場を作るために導入したい制度

働きやすい環境は、経営者やリーダーが人間関係のバランスを取るのみで実現できるものではありません。制度面を整えて、改善策をシステムとして機能させることが大切です。

どのような制度を整えると働きやすい環境作りにつながるのか、ここでは3つのポイントを紹介します。

3‐1.評価制度の整備

まず、人事評価制度を整備します。人事評価制度とは、従業員のパフォーマンスや勤務態度などを客観的に評価して、報酬や等級に反映させる仕組みのことです。評価内容によって、従業員の報酬や等級が左右されます。

人事評価は、主に下記の3つの要素を軸に行われます。

業績評価	自社の業績にどの程度の貢献があったか
能力評価	どのようなスキル、資格を保有しているか
情意評価	提案するなど職務態度は積極的であったか

人事評価は、販売数や契約数など具体的な数値で判断できるものだけではありません。職務態度など定量化できない部分をきちんと汲み取るために、情意評価の観点も必要です。

実際に人事評価制度を導入するときは、評価の目的や基準、項目を作成し、従業員ごとのブレが生じないようにルール作りを行いましょう。企業の短期計画や中期計画に沿って基準や項目を設定すると、上司は現状と照らしあわせて評価しやすくなります。

3‐2.研修の実施

企業理念の共有や、知識・スキルの獲得を促すためには、研修の実施が効果的です。たとえば管理職やリーダー向けの研修として、部下の育成やリスクマネジメントに関する講義があげられます。

管理職やリーダーは、職場のコミュニケーション活性化に大きく影響する人物です。専門の研修を施して、働きやすい職場作りの中心人物となってもらいましょう。

社内研修は、WEB会議ツールを活用すると効率的に実施できます。数百人や数千人の視聴者を招待できるサービスもあり、リモートワーク中の従業員もオフィス内の人員と同じ日程で研修を受けられます。

研修を内製で完結させることが担当部署の負担となる場合は、アウトソースもおすすめです。社内研修を専門とする企業や個人に依頼すると、社内の負担を軽減できるのみならず、プロの目線で作成されたカリキュラムを受講できるメリットもあります。

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外部のプロや、サービスを上手に活用しましょう。

3‐3.休暇取得の促進

働きやすい職場として、ワークライフバランスを向上させる取り組みにも注力したいところです。企業が有給休暇の取得を促進すると、従業員も仕事とプライベートを両立しやすくなります。

しかし、突然休暇を取得するように伝えても、積極的に有給消化を申請する従業員は増えません。部署や業種によっては、繁忙期の影響で休暇を取得しにくい風潮となっている場合もあります。

休暇取得を促進するためには、状況に応じて企業側が基準日を設けたり取得推奨時期を指定したりする対策も必要です。たとえば半年ごとの基準日を設けてスケジュールを作成し、従業員に希望日を設定してもらう方法なら、業務の進捗によって調整しながら対象者全員が休暇を取得できます。

4.働きやすい職場を作るために整えたい環境

多くの従業員が働きやすいと感じる職場を作るためには、オフィスそのものの環境を整えることも大切です。従業員同士の人間関係とオフィス環境の両方が調和して、はじめて働きやすい職場に仕上がります。

ここでは、働きやすい職場を作る際、オフィスにどのような工夫をこらすべきか、3つのポイントを紹介します。

4‐1.オフィス環境の整備

1つ目のポイントは、オフィス環境の整備です。空間は視覚的な効果や動線への影響など、さまざまな要因で快適性を左右します。従業員に働きやすいと感じてもらえるように、オフィス環境を整備しましょう。

オフィス環境を働きやすいものにする工夫は、下記のとおりです。

まず意識したいポイントは、整理整頓を徹底することです。整理整頓されたオフィスは従業員の移動を邪魔せず、気持ちよく働けるほか、円滑なコミュニケーションにもつながります。

通信機器や各種モバイル端末、オフィス家具などのツールや設備も重視すべきポイントです。特にデスクやチェアは長時間使用するため、作業がはかどるものを設置することが大切です。

さらに、業務効率化のためには、オフィス環境やレイアウトも重要です。オンとオフの切り替えがしっかりできるよう、休憩時間中にリラックスできる設備やスポットを整えましょう。休憩室や仮眠室などの部屋を設けたり、オフィスの一角にカフェスペースを設けたりすると効果的です。ゆっくり休めるスペースを確保すると、従業員同士のコミュニケーション促進も期待できます。

また、ひとりで集中して作業をしたいとき用の個室や、他部署のメンバーと一緒に作業がしやすいフリーアドレス制の席など、業務に応じた環境を選べると働きやすさにつながります。

視覚的な効果を取り入れるためには、エリアに合わせた照明選びも意識しましょう。業務エリアは明るく、リラックスエリアやカフェエリアは暖色系で落ち着きやすくすると、休憩時間とのメリハリがつきやすくなります。

4‐2.テレワークの導入

幅広いライフスタイルに沿った人材採用の手段として、テレワークの導入もあげられます。テレワークは下記の手順で導入しましょう。

手順1．テレワーク導入の目的を明確化する
まずはテレワークを導入する目的を明確化します。幅広い層の人材を確保したいのか、既存の従業員の働き方改革を促進したいのかなど、目的を掲げましょう。

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手順2．導入を手掛けるチームを発足する
テレワークの導入を担当する、プロジェクトチームを発足します。コスト面のほか、就業規則や人事評価制度への影響も考慮して、経理や人事など他部署の関係者の協力も必要です。

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手順3．方針の確認や現状の把握
テレワーク導入の方針をチームで共有しつつ、就業規則など現状のルールやシステムとの間にどのような課題があるか把握します。

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手順4．社内で合意を取る
導入前に、社内での合意形成が必要です。経営層または担当者から、従業員全体へテレワーク導入の施策や重要性について周知します。

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手順5．ルールや環境を整備する
テレワーク導入にともない必要となるシステムやツールの選定を行ったり、ルールを整備したりします。

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手順6．試験導入して評価や改善を行う
試験導入を行い、効果の検証や課題の洗い出しを行います。先に評価項目を設定しておくと、客観的に機能性を判断できます。

試験期間は、少なくとも3カ月以上は必要です。効果検証を行い、問題がなければ本格導入へ移行します。

4‐3.DXの促進

テレワークのみならず、ビジネスそのもののDX化も大切です。DX化とは、デジタル技術やデータを活用してビジネスモデルの変革を行うことです。業務そのものを効率化させるほか、企業文化や風土、プロセスなどの変革につながる場合もあります。

DX化を推進するときの手順は、下記のとおりです。

円滑にプロジェクトを進めるためには、経営層や担当者から社内でDX推進を周知して、合意を得ることが大切です。さらに、現在DX化を阻害している要因は何か、どのような課題があるのかを把握して、解決するための計画立案も必要です。

ただし、DX化を推進しているときは計画に固執せず、現状の変化も考慮して柔軟に対応しましょう。

まとめ

企業として働きやすい職場を整えると、従業員のモチベーションを保ち、人材の流出を防げます。また、コミュニケーションが活発化し従業員の意欲が高まることで、社内の生産性向上も期待できるでしょう。

働きやすい職場は、主に制度面と環境面の改革によって実現できます。評価制度を作ったり、テレワークの導入を進めたりするのと同時に、オフィス環境を整えましょう。業務に集中するための個室や、チーム間でコミュニケーションを取れるカフェスペース、休憩時にしっかりとリラックスできる休憩室など、オフィス環境で工夫できる点は多数あります。

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